El cierre de mes está por llegar y necesitas hacer un balance de los números de tu negocio cuanto antes, pero ¿tienes tu información en orden y actualizada? De no ser así, ¿ya has considerado adquirir un software contable que te facilite esa y otras tareas de gestión?
Sin duda, este tipo de herramientas son clave para optimizar tareas tan importantes como estas y, con ello, mejorar el control operacional y transaccional de tu empresa.
Por suerte, el mercado de los programas de contabilidad para PYMES actualmente ofrece una oferta muy amplia para los emprendedores. En general, cualquiera de estas herramientas debe contar con funciones que te ayuden a optimizar el tiempo y la productividad de tu negocio.
Sin embargo, elegir a conciencia uno que se adecúe al giro de tu empresa y responda a sus necesidades, hará que tu inversión se refleje en mejores resultados. Precisamente, ¡aquí te damos los consejos básicos para ayudarte con tu decisión!
Pero, antes, sería muy útil definir, a ciencia cierta, qué es un software contable y cuáles son sus diferentes tipos. ¿No lo crees?
¡Lee hasta el final!
¿Qué es un software contable?
Un software contable no es más que un programa informático capaz de simplificar y sistematizar tareas asociadas al área contable de una empresa.
Entre otras cosas, estos sistemas registran y procesan las operaciones y transacciones de las compañías de manera histórica. Hablamos de las ventas, las compras, la emisión de comprobantes, las cuentas por cobrar, pago de nóminas y demás.
También, los softwares contables son soluciones tecnológicas que amoldan la gestión tributaria y la emisión de documentación fiscal a los parámetros y exigencias de las autoridades.
Realmente, en la actualidad resulta prácticamente imposible operar de manera trasparente, legal y efectiva si no se cuenta con un sistema que proporcione todas esas características.
Ahora que sabes esto, veamos de qué tratan las diferentes clases de softwares de contabilidad.
Principales tipos de softwares contables
De acuerdo con sus funcionalidades y características, podemos separar los sistemas de este tipo en 4 grandes grupos. Estos son:
Hojas de cálculo
Se trata de un tipo de software contable que se utiliza especialmente en las microempresas, ya que estas solo requieren funcionalidades básicas, como control de listas de ingresos, nóminas y la realización automática de cálculos.
Si bien pueden ser útiles, realmente no son la alternativa ideal para un negocio que apunte al crecimiento y la expansión.
Realmente, las funciones de este tipo de sistemas no varían mucho de las de programas básicos como Excel, y tampoco marca una diferencia sustancial con respecto a la tradicional y obsoleta contabilidad en papel.
Software contable personal
Se le llama así porque su característica principal es que es «creado en casa». Es decir, por las propias empresas y negocios que lo utilizan.
Generalmente, se desarrollan a través de avanzadas técnicas de programas de hojas de cálculo ya existentes. También, pueden formar parte de proyectos novedosos, liderados por el equipo interno de informática y sistemas.
Entre las ventajas de estas herramientas encontramos que, al ser creadas por las propias empresas, desde un inicio se adaptan de manera precisa a sus necesidades reales y requerimientos.
Sin embargo, al igual que sucede con las hojas de cálculo, conforme las compañías crecen, estos sistemas se quedan «pequeños» y dejan de brindar todas las funcionalidades y posibilidades necesarias.
Software contable comercial
Son sistemas mucho más especializados, que realmente nacen para promover el crecimiento y la optimización de las empresas y acompañarlas en todo momento.
Este tipo de soluciones se destacan por su flexibilidad, agilidad y practicidad, pues sus interfaces son intuitivas y potentes a la vez, lo que proporciona información en tiempo real y posibilita contar con análisis históricos y múltiples tareas en cuestión de segundos o pocos minutos.
Además, abarcan todo lo referente a los cobros, la facturación y el inventario, que se refleja en el incremento de manera significativa el control operacional y la eficiencia operativa.
Software contable empresarial
Aquí nos referimos a software que están compuestos por diferentes módulos, siendo uno de los más importantes el de contabilidad.
Un ejemplo preciso de este tipo de soluciones son los potentes Enterprise Resource Planning (ERP) o, en español, Sistemas de Planificación de Recursos Empresariales.
Esta clase de herramientas pueden definirse como versiones más amplias y mejoradas de los softwares contables comerciales, ya que incluyen las mismas funcionalidades y capacidades adaptativas, pero sumadas a otros procesos y tareas que abarcan la gestión empresarial en general.
En otras palabras, los ERP son sistemas integrales, capaces de manejar de manera global la organización y sus proyectos, lo que brinda especial control a las compras, las finanzas, la facturación, las ventas, los inventarios y todas las áreas que de una forma u otra se asocian con la contabilidad.
¡Perfecto! Ya hemos avanzado mucho, pues ahora sabes de qué trata un software de contabilidad y cuáles son sus diferentes tipos.
Si has prestado atención hasta aquí, seguramente ya has pensado en algunos elementos que caracterizan un buen software, pero ¡no nos confiemos!
Para que puedas tomar la decisión adecuada a la hora de incorporar un sistema de contabilidad, en las próximas líneas compartiremos algunos consejos concretos y prácticos.
¡Síguenos!
Claves para elegir el software contable ideal
Implementar un software contable de calidad representará un esfuerzo económico para tu organización. Como todo paso favorable que proporciona crecimiento y optimización, requiere de una inversión inicial.
¡No te preocupes! Realmente existen muchas opciones accesibles cuando se trata de este tipo de soluciones y, además, garantizan un atractivo retorno de inversión.
Simplemente, para que protejas tu dinero y esfuerzo, te recomendamos que tomes ciertas medidas y precauciones a la hora de definir cuál será el software que incorporarás a las operaciones de tu negocio.
En concreto, aquí te dejamos las claves de oro para elegir el software contable ideal:
Busca sencillez y flexibilidad en un software de contabilidad
Si vas a migrar a una herramienta tecnológica para dejar atrás tareas manuales que te toman mucho tiempo, es primordial que elijas una que sea sencilla y flexible de manejar.
Un buen software de contabilidad para PYMES está diseñado para facilitarte las tareas de esta área, tomando en cuenta que no necesitas módulos complejos o datos irrelevantes. Mientras más fácil sea de operar, ¡mayor productividad en menos tiempo!
Recuerda que el sistema no solo será gestionado por ti, pues también resultará fundamental que lo utilicen otros miembros claves de la organización. Por ello, mientras más intuitivo y práctico sea, el periodo de adaptación será más rápido y realmente tu compañía podrá experimentar una profunda transformación digital en poco tiempo.
Eso sí, en esta fase de adaptación y aprendizaje el proveedor de la solución tecnológica juega un papel protagónico, pues nadie conoce la herramienta mejor que él. Esto nos lleva al consejo que compartiremos a continuación.
¡Analiza el servicio posventa!
Uno de los errores más graves que se pueden cometer al implementar un software contable, o cualquier otro, es obviar el servicio posventa.
Aunque un sistema sea robusto, intuitivo, ágil y práctico, solo podrás aprovecharlo al máximo si cuentas con el acompañamiento y apoyo de su desarrollador y proveedor.
Específicamente, un servicio posventa de calidad posee las siguientes características:
Capacitación gratuita
Como mencionamos pocas líneas atrás, el uso de cualquier software demanda un proceso de adaptación natural, que es mucho más rápido y óptimo si se cuenta con el apoyo de su proveedor.
Un buen proveedor ofrece literatura técnica sobre el sistema, enseña a gestionar sus funcionalidades claves y, en general, explica cómo la operatividad puede cambiar y mejorar por medio de su utilización cotidiana.
Soporte oportuno y eficiente
Es una realidad que sistemas como los ERP se caracterizan por ser muy poco propensos a las fallas y los errores. Sin embargo, no hay que dar por sentado que una herramienta nunca experimentará un problema, pues es algo que puede sucederles hasta a los mejores dispositivos y software.
Con esta realidad en mente, el soporte es otro de los aspectos que debes tener muy presente en relación con el servicio posventa.
Solo llega a acuerdos con aquellos proveedores que pondrán a tu disposición sus equipos de expertos para solucionar cualquier contratiempo que puedas enfrentar durante la utilización del sistema.
Asesoría constante
Imagina que ya se completó el proceso de adaptación y capacitación, pero que te haya surgido una duda concreta sobre el uso y aprovechamiento del sistema y no tengas a quién acudir.
¡No permitas que eso suceda! Por ello, toma en cuenta a aquellos proveedores que garantizan el seguimiento y la asesoría constante como parte de su servicio posventa.
Incluso, un buen proveedor estará al pendiente de evaluar qué tanto has aprovechado el software contable para proponerte puntos de mejora y realizar múltiples recomendaciones.
En general, el mejor servicio posventa es aquel que está orientado a ayudar a crecer al cliente y, a la vez, a garantizar que este obtenga el retorno de la inversión en el lapso esperado.
Prioriza sistemas que sean autónomos
Respáldate en una herramienta con la que puedas promover que tu negocio sea rentable y comiences a mejorar su administración desde ahora y de forma segura, aquella que además de ofrecerte el soporte de consultores, no requiera instalación o mantenimiento especializado para funcionar.
Los sistemas con estas características garantizan un máximo aprovechamiento de sus funcionalidades y mayor practicidad. En cambio, aquellos que requieren de intervenciones técnicas para actualizaciones y generación de copias, ofrecen una experiencia deficiente y dejan múltiples «lagunas», que hace que se pierda el control operativo.
En general, la solución que implementes debe ser autónoma y no añadirte tareas adicionales a las que ya tendrás que aplicar para gestionar la herramienta y supervisar los procesos que sistematiza y desarrolla.
Identifica las necesidades reales de tu empresa
¿Te urge agilizar el conteo de facturas? ¿Requieres una mejor gestión de las cuentas? Antes de tomar una decisión, define bien cuáles son las necesidades de tu negocio para que analices cuál es la opción que mejor se adapta.
Principalmente, estas son las funciones que debe incluir un software de contabilidad ideal para tu PYME:
- Para estudiar el valor de tus activos a lo largo del tiempo, necesitas que tu herramienta contable te permita llevar un registro de estos y un seguimiento de su depreciación contable.
- Mantén un seguimiento de tu estado financiero donde quiera que estés, a través de la generación de reportes de contabilidad en tiempo real.
- ¿Qué mejor manera de generar tus reportes que a través de un módulo sintetizado, entendible y sencillo? Elige el software que te permita una visualización gráfica de informes financieros.
- Evita aquellos programas que requieran procesos muy complicados para exportar tu información. Un programa ideal para ti será el que te permita la exportación de archivos listos para enviar al SAT.
- Sé ágil y eficaz a través de un software que te haga posible una actualización automática de la contabilidad por tu operación diaria. De esta manera, podrás prevenir cualquier imprevisto con tus finanzas y tomar decisiones certeras.
Estas funciones generales y premisas atienden los requerimientos de todo tipo de empresa, pero seguramente la tuya cuenta con características específicas, que plantean necesidades y soluciones concretas.
Es por ello que el proceso de selección de un software contable inicia con un profundo análisis interno, que te permite detectar, especialmente, qué has estado haciendo mal y cuáles aspectos o procesos podrían ayudarte a disfrutar de mejoras sustanciales, tanto en la contabilidad en sí, como en áreas asociadas a esta.
Siempre evalúa la capacidad de adaptación
Además de evaluar la historia de tu empresa y su realidad, es muy importante que mires hacia el futuro y determines, de forma concreta, a dónde quieres llevarla y qué tanto podría expandirse, tomando en cuenta sus recursos disponibles y las características del mercado en el que opera.
Luego, enfócate en encontrar un sistema que tenga la capacidad de adaptarse a los múltiples cambios y nuevas exigencias a las que se enfrentará tu negocio hasta alcanzar el posicionamiento deseado y completar el proyecto de crecimiento.
Por ejemplo, un buen software es capaz de cubrir las pocas transacciones de ventas que tienes hoy y, en el futuro, también tendrá la capacidad de amoldarse al incremento sustancial de las demandas de tus productos o servicios.
Asegúrate de que el software sea «todo en uno»
¿Qué puede ser más práctico que un sistema que incluya múltiples funciones además de la contabilidad electrónica? Esto es quizá uno de los factores que más influyen al momento de decidir qué software de contabilidad te conviene.
Existen programas que integran módulos muy útiles donde puedes administrar tus inventarios, emitir facturas CFDI automáticamente, gestionar cobros y obtener reportes al instante, entre otras acciones.
Adquirir un sistema «todo en uno» no solo evitará que tengas que contratar servicios adicionales, sino que hará mucho más eficientes tus operaciones sin que esto implique mayores costos. Suena excelente, ¿no crees?
Recuerda que entre esas herramientas integrales y óptimas para toda compañía se encuentran los Enterprise Resource Planning o ERP, pues esas van mucho más allá de la contabilidad en sí.
A través de soluciones con estas características realmente conseguirás la modernización de tu negocio y todos los beneficios que ello conlleva.
En cambio, si optas por programas simples, como las hojas de cálculo digitales, apenas habrás dado un pequeño paso hacia la modernización y necesitarás nuevos proyectos e inversiones para conseguir una verdadera optimización y crecer de manera sustentable.
Mantener al día la contabilidad de tu negocio es vital para que tomes las decisiones financieras correctas. Una gestión ineficiente puede ocasionarte retrasos en los procesos e importantes pérdidas de dinero.
Si trabaja con la tecnología de la nube, ¡mucho mejor!
Sin duda, hoy vivimos en la época de la tecnología de la nube. Alojar sistemas y softwares en equipos informáticos específicos no proporciona la flexibilidad y potencialidad que necesitan las empresas en la actualidad.
En cambio, optar por el alojamiento en servidores remotos es sinónimo de eficiencia, practicidad y múltiples ventajas. Veamos algunas de estas a continuación.
Control operacional a distancia
Imagina que puedas supervisar los procesos contables de tu compañía desde un hotel o, simplemente, en la comodidad de tu hogar. Sería grandioso, ¿cierto?
Por suerte, se trata de una a las posibilidades que brindan los sistemas de contabilidad en la nube. Al alojar toda la información en servidores remotos, tan sólo tendrás que ingresar a la plataforma para acceder a esta, sin importar el lugar en el que te encuentres.
Otro punto favorable, que demuestra la sorprendente flexibilidad de esta tecnología, es que también permite el acceso a los sistemas y sus datos desde diferentes tipos de equipos. Incluso dispositivos portátiles como las tabletas y los teléfonos inteligentes.
Generación automática de copias de seguridad
Esta es una de las principales ventajas de los softwares contables que trabajan con la tecnología de la nube, pues es una garantía de que siempre contarás con una base de datos en la que encontrarás información de interés sobre tu negocio.
Las copias automáticas de seguridad te proporcionarán un valioso banco de archivos, que podrás consultar dentro de meses o años, cuando desees hacer evaluaciones y análisis históricos de tu negocio.
Menor riesgo de pérdida de información
Más allá de las copias de seguridad, la tecnología en la nube ofrece una mayor seguridad en cuanto a disponibilidad de información.
Recuerda que los software contables que trabajan con esta no alojan los datos ni la documentación en equipos informáticos específicos, ni en memorias extraíbles.
Por esa razón, aunque estos dispositivos se dañen o averíen, la información seguirá disponible y no se perderá.
Sólidos mecanismos de protección de datos
Otro aspecto importante en todo sistema empresarial es la calidad de los mecanismos para proteger los datos y la privacidad.
En el caso de los software que trabajan con la tecnología de la nube, cuentan con rigurosos sistemas de seguridad informática, que previenen la amenaza latente que representa la piratería cibernética.
Solicita pruebas antes de concretar la implementación del software contable
Muchos sistemas profesionales ofrecen free trials para que puedas explorar sus funciones, lo uses durante un plazo y compruebes por ti mismo las ventajas que ofrecen. Aprovechar estas alternativas es una muy buena idea antes de hacer la inversión definitiva en una solución tecnológica.
También, una muy buena forma de determinar la calidad de un sistema es investigar sobre los casos de éxito de empresas y personas que ya los utilizaron durante un periodo de tiempo determinado.
Es por ello que un buen proveedor informa de manera transparente sobre las organizaciones que han usado sus sistemas y los resultados que han conseguido a través de ellos. ¡No hay mejor carta de presentación que esta!
En cambio, si un proveedor te habla de potentes funcionalidades y te promete grandes resultados en poco tiempo, pero en su sitio web, catálogos y otros canales no muestra nada referente a los casos de éxito, ¡desconfía!
Proyecta el retorno de inversión
Este consejo no se enfoca en el aspecto de la funcionalidad del software contable, sino en su viabilidad financiera.
Para que la implementación de un sistema tecnológico realmente sea favorable, es necesario que ofrezca una atractiva tasa de retorno de inversión.
Para calcular este indicador, primero necesitas conocer el costo real de la herramienta, lo que equivale a inversión inicial, mantenimiento (de ser necesario) y gastos en servicios asociados.
Una vez tengas claro este punto, proyecta cómo puede crecer y mejorar tu compañía a través del software contable y, en concreto, qué beneficios económicos proporcionará esa optimización.
De esa forma podrás tener una idea de cuántos meses tendrás que esperar para obtener la inversión inicial de vuelta y, en general, cuán rentable resultará.
Si bien cada empresa y situación es distinta, se suele considerar que todo retorno de inversión menor a 1 año es favorable y más aún en cuestión de software, pues cuando hablamos de tecnologías, estas se renuevan por sí solas y no sufren averías ni depreciaciones, tal como sucede con maquinarias y otros recursos técnicos similares.
Asegúrate de que el sistema cumpla con parámetros tributarios
Una de las áreas elementales de la contabilidad es la gestión de todas las responsabilidades asociadas a los tributos.
Por esa razón, un buen software contable es aquel que se adapta a las exigencias de autoridades como el Servicio de Administración Tributaria (SAT).
En México, un buen sistema tecnológico es aquel que, entre otras cosas, permite procesos de facturación electrónica que generen comprobantes adaptados a los formatos estatales.
También, agiliza la realización de diferentes resúmenes e informes, como la declaración informativa de operaciones con terceros (DIOT).
Incluso, registra fácilmente las operaciones que no representan flujo de efectivo, lo cual se conoce como póliza de diario.
Mide la efectividad de los procesos de facturación incorporados
Ya que mencionamos la facturación electrónica, ¡no podemos dejar este aspecto fuera! Y es que un software contable también debe optimizar los procesos de cobro y facturación de tu negocio.
Una de las características de un software innovador y vanguardista es que viene acompañado de una plataforma de autofactura, en la cual los clientes pueden generar sus propios comprobantes.
Sorprendente, ¿cierto?
De esta manera mejorarás la experiencia del cliente de forma significativa y, también, disminuirás la carga laboral de tu equipo de cobro y facturación.
Al mismo tiempo, contarás con control total de la plataforma de autofactura, teniendo la posibilidad de activarla o desactivarla e, incluso, de programar las fechas topes de facturación.
Otra gran funcionalidad de un software contable, en relación con la facturación, es la posibilidad de enlazarse con portales de comercio electrónico que pueden rendirle tributos a tu negocio, como Mercado Libre, por ejemplo.
Gracias a esta potencialidad, generarás ventas de manera ordenada a través de diferentes canales y harás posible que el negocio crezca de manera sustentable.
Por último, también debes evaluar si el software contable cuenta con módulos y funcionalidades que permitan recibir pedidos y facturas desde lugares externos a la oficina, pues así reducirás de manera sustancial las posibilidades de venta no aprovechadas.
Entre los diferentes aspectos que hemos mencionado, los relacionados con la facturación son los que impactan de forma más directa la rentabilidad del negocio y la posibilidad de que crezcan las ganancias.
¡Eso es todo!
Si leíste hasta aquí ya sabes en qué consiste un software contable y cuáles son sus funcionalidades, así como los diferentes tipos que existen.
También, sabes cuáles son aquellos aspectos que debes tomar en cuenta antes de optar por una determinada solución tecnológica.
Lo que hemos hablado hasta ahora nos lleva a concluir que la mejor alternativa para optimizar tus procesos contables es la implementación de un sistema ERP.
Como explicamos en líneas anteriores, estas valiosas herramientas impactan de manera directa tanto los procesos contables tradicionales como las diferentes áreas asociadas a ellos.
Además, un ERP cuenta con las características necesarias para acompañar e impulsar el proceso de crecimiento y expansión de tu negocio de manera rentable, sustentable y segura.
¿Te resultó de provecho esta lectura? Si quieres seguir conociendo sobre los Sistemas de Planificación de Recursos Empresariales y sus cualidades, ¡no dejes de suscribirte a nuestra newsletter! De esa manera recibirás todos nuestros contenidos de primera mano.la tecnología
