Las micro, pequeñas y medianas empresas son el pilar financiero de nuestro país, pues constituyen el 95% del total de empresas y generan ingresos equivalentes al 52% del Producto Interno Bruto. Por ello, hablar de estrategias de cobranza es tan relevante para cuidar su liquidez.
A pesar de ser una fuente muy importante en la economía nacional, las pymes no siempre cuentan con los recursos necesarios para impulsar su desarrollo, enfrentándose con esto a múltiples conflictos que las afectan en gran medida.
Uno de los problemas más comunes dentro de las empresas es el control del flujo de efectivo, específicamente lo relacionado con el proceso de cobranza; vender pero no cobrar a tiempo pone en peligro el equilibrio financiero de la empresa, lo que a su vez puede provocar la suspensión de otros pago o hasta la quiebra.
Por esta razón, es importante que las empresas reconozcan la importancia de optimizar sus estrategias de cobranza y así lograr mejorar su salud financiera.
5 estrategias para fortalecer tu proceso de cobranza
- Enviar facturas de inmediato
No expedir la facturas inmediatamente genera un retraso en los pagos y provoca que los clientes se queden con la idea de que tienen más tiempo para pagar.También te recomendamos leer: 8 cosas que debes evitar en un correo de cobranza. - Dar seguimiento
Es importante dar un seguimiento constante a los clientes que han presentado algún atraso en sus pagos. Para ello, se debe asignar a alguien responsable que vigile todo el proceso de cobranza. - Definir una política de crédito y cobranza
Establecer desde el principio las políticas de pago, tiempos, proceso de seguimiento y consecuencias en caso de que el cliente se demore con el pago.Puedes leer: ¿Cómo definir el sistema de cobranza de tu PYME? - Proporcionar opciones de pago
Ofrecer al cliente variedad de formas de pago (efectivo, cheque, transferencia, etc.), esto evitará excusas y facilitará la cobranza. - Contar con un registro actualizado
Armar un calendario de cobranzas con la información necesaria actualizada como número de factura, monto, plazo, contacto, etc.
Top 5 mejores prácticas en estrategias de cobranza
Ante la profusión de conceptos que aporta la teoría administrativa sobre la gestión de cobranza, intentamos simplificar el top 5 de mejores prácticas en el manejo de cuentas por cobrar. La fuente de todas ellas es el reporte «Mejores prácticas en estrategias de cobranza«, de ACCION Internacional.
1. Estrategias proactivas
Para prevenir el problema de la morosidad, estas son algunas actividades que puede implementar cualquier negocio: desde una pyme hasta una gran empresa. En todos los casos, se trata de prácticas preventivas, considerablemente menos costosas que la morosidad:
a. Educar a los clientes
A través de los distintos medios de contacto (correo, llamadas, atención personal, etc.), es importante informar a los clientes sobre aspectos como:
- Los beneficios del pago oportuno
- El entendimiento del cronograma de pagos
- Los medios más accesibles para pagar (transferencia bancaria, pago en efectivo, tarjeta de crédito, entre otros)
- Los gastos en que incurre si no paga a tiempo
¡Así es! Todos los expertos en gestión de cobranza aconsejan que los clientes sepan que los gastos de cobranza se le trasladan, ya sea en forma de intereses o de comisiones por pago extemporáneo.
b. Establecer fechas de pago beneficiosas para ambas partes
Con el fin de incrementar la probabilidad de pago oportuno, se aconseja que los días de pago coincidan con los momentos de mayor liquidez para los clientes.
c. Proporcionar un buen servicio de atención al cliente
Aunque pareciera obvio, esta es una de las mejores prácticas que más se ignoran al momento de cobrar.
Atender las quejas e inconformidades oportunamente es una condición básica, con el fin de evitar que los clientes inconformes tomen represalias pagando a destiempo.
2. Fomentar la productividad del área de cobranza
Capacitar al personal de cobranza o al encargado de atender a los clientes, en tácticas como:
- Manejo de la argumentación del cliente moroso
- Tipos de deudores y perfil del cliente moroso
- Lenguaje para el contacto con los clientes
- Negociación
- Conocimiento de la base jurídica de la cobranza
3. Implementar incentivos para el personal de cobranza
Con el fin de que el personal encargado de las cuentas por cobrar obtenga beneficios por sus resultados, existen distintos tipos de incentivos basados en la recuperación efectiva según los tramos de mora.
4. Establecer políticas y procesos de recuperación bien definidos
Todo negocio, desde un freelancer hasta un corporativo, necesita políticas claras para el contacto con los clientes morosos, haciéndose preguntas como:
- ¿Cuándo se realizará el primer contacto, y por qué medio?
- ¿Cómo tratar las promesas incumplidas?
- ¿Qué hacer con los clientes desaparecidos?
Además, es importante incluir estrategias preventivas, como un aviso de próximo vencimiento de la fecha de pago.
5. Segmentar la cobranza por niveles de riesgo
Finalmente, otra de las mejores prácticas de cobranza es el manejo de los clientes según una segmentación.
En primer lugar, se trata de diseñar la base de datos, de manera que se pueda manejar el catálogo de clientes según las fechas en que han realizado su pago y otros factores que pueden indicar su nivel de cumplimiento y morosidad.
Otra estrategia es diseñar un scoring de cobranza, es decir, un sistema para asignar puntos según las características del cliente. Así, este valor numérico reflejará cuánto más probable es que un cliente caiga en impago.
Y en tercer lugar, también se puede segmentar según la causa del atraso y la actitud mostrada por los clientes. Por ejemplo:
- El cliente que quiere y puede pagar
- Los clientes que quieren y no puede pagar
- La clientela que no quiere y puede pagar
- Aquellos clientes que no quieren y tampoco pueden pagar
Como nota adicional, te recomendamos también aprovechar la tecnología disponible que te puede ayudar a controlar tus finanzas. Un software administrativo te permitirá administrar tus cuentas por cobrar y por pagar de la manera más práctica, sencilla y accesible.
Por ejemplo, con Bind ERP generas reportes de cobranza, por cliente, vendedor, sucursal, cuenta, almacén y fecha, entre otros criterios.
¡Un consejo final! Asegúrate también de generar reportes detallados de tus cobros, registro de ventas, compras a crédito y llevar un control exacto de los saldos.
