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¿Cómo llevar la administración financiera de una empresa?

Por Bind ERP staff
¿Cómo llevar la administración financiera de una empresa?

La administración financiera es una de las claves de éxito de cualquier empresa, especialmente en entornos amenazantes o en épocas de crisis.

Desarrollar de manera efectiva esta faceta de la gestión empresarial permitirá que tu negocio crezca de manera sustentable y, en general, disfrute de estabilidad operativa y económica.

Por ese motivo, en este material mencionaremos y explicaremos los consejos esenciales para desplegar una administración financiera óptima y orientada al éxito.

¿Te gustaría conocer estos valiosos tips? De ser así, ¡lee hasta el final!

 

1. Planifica a mediano y largo plazo

La planeación financiera es uno de los procesos que mayor importancia tienen para las empresas que esperan operar de forma organizada y estable, resistiendo el paso del tiempo y las múltiples amenazas que plantean los entornos.

Este plan maestro sobre el área de las finanzas debe ser amplio, coherente y profundo, abarcando aspectos como:

Valoración del escenario actual

Todo plan financiero necesita un punto de partida, y ese es un análisis profundo, objetivo y reflexivo de la situación actual del negocio.

Entre otras cosas, es necesario que determines cuáles son los principales problemas de la gestión de las finanzas y qué situaciones o aspectos generan inestabilidad económica.

También resulta fundamental determinar el umbral de rentabilidad actual del negocio y evaluar si el mismo realmente le permite impulsar su expansión y el cumplimiento de la visión empresarial.

Presupuestos

En primer lugar, las empresas deben sujetarse a presupuestos de gastos anuales de carácter general, que engloban todas las áreas y procesos que forman parte de la operatividad.

También es importante que realices presupuestos específicos, orientados a departamentos y acciones claves para la rentabilidad y el posicionamiento.

Una de las áreas que debe estar presupuesta y minuciosamente planificada, desde el punto de vista financiera, es el marketing.

En el competitivo escenario actual, es importante que las empresas destinen una cantidad determinada de recursos para todo lo relacionado con la publicidad, la promoción y la comercialización en general.

Por otro lado, cada proyecto que emprenda tu compañía también debe estar controlado por un presupuesto concreto, que contemple todos los gastos asociados al desarrollo del mismo y el cumplimiento de los resultados esperados.

Objetivos

Otra característica de una buena planeación financiera es que se encuentre orientada a objetivos específicos, medibles y viables.

Es importante que establezcas qué quiere lograr tu empresa por medio de sus recursos financieras y las acciones desplegadas en los diferentes departamentos.

Además de propiciar control y seguimiento, esto permite evaluar la rentabilidad del dinero destinado para diferentes áreas, evaluando qué valor ha aportado para la conquista de las metas estratégicas. 

Proyecciones

Como vez, la planeación es un elemento que apunta al mediano y largo plazo. Esto hace que las proyecciones sean uno de sus enfoques elementales.

Con base en el comportamiento actual de la empresa y las acciones que emprenderás en el futuro inmediato, vislumbra cuáles resultados podrías obtener en los próximos meses y años.

También es importante proyectar potenciales riesgos, para así tomar las acciones necesarias para prevenir males mayores. Esto de hecho, es otro consejo en sí sobre administración financiera, así que lo ampliaremos a continuación.

 

2. Vislumbra riesgos potenciales

La gestión y administración de PYMES o grandes empresas demanda que los propietarios, gerentes y directivos mantengan una actitud proactiva, adelantándose a acontecimientos y eventos negativos.

En el ámbito financiero, principalmente, es esencial valorar y evaluar posibles riesgos, definiendo mecanismos de prevención y preservación del patrimonio y los recursos económicos.

Entre los riesgos más comunes están asociados al entorno, como tendencias negativas y variables de la macro y micro economía (inflación, poder adquisitivo, etc.).

También es importante evaluar los riesgos relacionados con la dinámica de consumo de productos y servicios y la posibilidad de que la misma disminuya de manera gradual, producto del surgimiento de nuevas tendencias y alternativas de mercado.

 

3. Vigila el flujo de caja

El flujo de caja es el corazón de las finanzas de una empresa, pues enmarca el ingreso y la salida de dinero.

Una óptima administración financiera se preocupa para que el ingreso de dinero predomine en esta dinámica o, al menos, los movimientos sean equilibrados.

En concreto, de esto depende la liquidez de toda compañía y su capacidad de hacer frente a sus costos y gastos operativos y a responsabilidades inexorables como el pago de impuestos y de salarios.

Aunque se dice en pocas palabras, vigilar el flujo de caja es un aspecto realmente complejo, que demanda el seguimiento de muchos factores administrativos y financieros, como las cuentas por cobrar, los pagos pendientes y la partida de gastos, entre otras cosas.

Debido a esto, el acceso permanente a información actualizada y precisa juega un papel clave en el seguimiento de esta importante variable financiera.

 

4. Centraliza la información financiera

El consejo anterior nos lleva a este otro valioso tip para optimizar la administración financiera.

Para que sea posible una correcta toma de decisiones y el seguimiento permanente de indicadores fundamentales de rentabilidad, conviene que implementes una herramienta de gestión que permita centralizar la información sobre finanzas.

Tomando en cuenta esto, ¡necesitas saber qué es un ERP y cómo puede ayudarte!

Esta valiosa solución tiene la capacidad de automatizar el trabajo administrativo referente a la recolección y organización de información.

Además, aloja todos los datos y documentos de interés financieros en una base de datos centralizada. A su vez, trabaja con la tecnología de la nube, para garantizar el acceso a estos desde diferentes lugares y dispositivos.

¡Imagina cuánto tiempo ahorrarás a la hora de buscar una información relevante! Gracias a un sistema de planificación de recursos empresariales, esta tarea tomará tan solo unos pocos segundos y clics.

Por otro lado, esta potencialidad de los ERP permite mantener un control operacional mucho más riguroso, incluso cuando los gerentes, propietarios y supervisores no están en sus oficinas. 

También, al almacenar data histórica de las empresas, brindan la posibilidad de identificar patrones financieros para realizar proyecciones mucho más coherentes y ajustadas a la realidad.

Todos esos beneficios del rápido acceso a la información también lo obtendrán miembros claves de tu organización, que tienen un rol de gran importancia en la administración financiera y a operatividad en general.

 

5. Mantén una filosofía de recorte de gastos

El recorte de gastos es una filosofía que, incluso, adoptan las empresas más ricas y prósperas del mundo.

Una de las funciones empresariales es identificar y, luego, eliminar o limitar todos aquellos gastos que son prescindibles, ya que no agregan valor a las operaciones ni a la calidad de atención al cliente.

La disminución o ahorro de costos cobra una importancia especial en tiempos de crisis, en los cuales los ingresos suelen disminuir a la par de la demanda del consumo de bienes y servicios.

Por suerte, son muchas las prácticas y acciones que puedes ejecutar para reducir gastos sin sacrificar la eficiencia de tu empresa, como:

Optar por el Home Office

Actualmente, muchas empresas están dándole una oportunidad al Home Office, y una de las razones que los motiva a esto es la reducción de costos.

Al aplicar el trabajo remoto estarás limitando múltiples gastos tradicionales de las compañías.

Por ejemplo, disminuirás los costos en electricidad y otros servicios básicos, producto de un menor consumo.

Incluso, el Home Office te permitirá prescindir de la renta de locales comerciales y otros espacios, uno de los mayores costos asociados a la operatividad de las pequeñas y medianas empresas.

Vender a través de Internet

Si estás pensando en ampliar la cartera de clientes de tu negocio y el volumen de transacciones, tal vez no necesites rentar nuevos locales y aperturas más tiendas físicas.

Para que reduzcas costes y, a la vez, continúes con los planes de expansión, ¡dale una oportunidad al comercio electrónico!

Al igual que el Home Office, vender por medio de Internet te permitirá prescindir de gastos típicos de los negocios físicos, como los servicios básicos. A la vez, para comercializar en el ámbito web necesitarás un menor presupuesto en nómica.

Evitar duplicidades

Las duplicidades no solo conllevan deficiencias operativas y descontrol interno.

También genera mayores gastos, pues representan una deficiente gestión de las horas-hombre y demandan la repetición de tareas y los costos asociados a estas.

En general, las equivocaciones e imprecisiones son un detonante de gastos agregados a las empresas y, por lo tanto, de menor rentabilidad.

Ante esta realidad, prevenir las duplicidades es trascendental para disminuir costes y operar de manera estable, tanto desde el punto de vista financiero como del logístico.

Ten en cuenta que pare evitar esta falla operativa necesitas que todos los colaboradores conozcas el flujo de trabajo y accedan a información sobre el mismo en tiempo real, algo que es posible gracias a la implementación de un sistema ERP.

Renovar recursos técnicos

Este es un consejo especialmente útil para empresas que necesiten maquinarias, vehículos y otros recursos técnicos para cumplir a cabalidad con sus operaciones.

Este tipo de bienes, además de depreciarse con el paso del tiempo, también demandan un mayor costo de mantenimiento conforma se hacen más anticuados, especialmente en el punto en que pasan su vida útil recomendada.

Por esa razón, la renovación de recursos técnicos, si bien demanda una importante inversión, es una decisión que contribuye con la disminución de costes y con la rentabilidad de las compañías.

Además, en general, es una forma de proteger el patrimonio empresarial

 

6. Conoce el valor del inventario y protégelo

La administración financiera va relacionada con el estudio y cuidado del patrimonio de los negocios.

Uno de los principales activos de toda organización es el inventario, que además tiene carácter líquido, es decir, puede transformarse en dinero en efectivo de manera directa o poco tiempo.

Para conocer el valor de tu inventario requieres de soluciones tecnológicas como los ERP, que muestran toda la información necesaria sobre las existencias y los valores de cada uno de los productos.

También, esta herramienta permite visualizar y detectar los patrones de demanda de las diferentes mercancías del inventario, ayudan a tomar las mejores decisiones de compra y reposición.

Otro punto importante de la incorporación tecnológica en la gestión de almacenes es que, al proporcionar información detallada, evita las pérdidas y los robos “hormiga” que tanto daño financiero hacen.

Por medio de herramientas como los ERP es posible conocer todos los movimientos de cada producto desde que ingresan a la empresa hasta que son vendidos o entregados a un tercero. 

 

7. Cuida muy bien tus relaciones comerciales

Es sorprendente el peso que pueden tener las relaciones comerciales en el éxito y la estabilidad de una empresa, independientemente del giro en el que opere y su experiencia.

Por ese motivo, cuidar de estas alianzas es clave para una buena administración financiera y la protección de la liquidez y la rentabilidad.

Una de las relaciones comerciales que debes cuidar con mayor esfuerzo son las que hayas establecidos con proveedores que te ofrecen condiciones favorables en cuanto a lapsos de pago, rapidez de entrega y atención en general.

Por otro lado, es muy importante que cuides de aquellos clientes que representan un elevado ticket promedio de compra y que se caracterizan por pagar a tiempo, ya que estos tienen una relación directa con la estabilidad financiera de tu negocio.

Los prestadores de servicios que tienen una buena relación precio-calidad también son aliados que debes proteger y mantener para que tu empresa sea sustentable y pueda crecer de forma segura. 

 

8. Realiza auditorías y revisiones de manera regular

El conocimiento es poder cuando se trata de la gestión de empresas, especialmente de la administración financiera.

Realizar auditorías y revisiones de manera regular te permitirá saber y detectar aquellas decisiones y acciones que no han tenido un impacto positivo en las finanzas de tu negocio, para así tomar acciones correctivas a tiempo.

Además, estos análisis internos permiten detectar patrones y prácticas que no sean del todo transparentes en cuanto a registro contable y gestión fiscal.

Y es que las auditorías también tienen un rol fiscalizador dentro de las empresas y son un instrumento valioso para proteger su patrimonio y evitar pérdidas sanciones y multas productos de un manejo contable poco ético. 

 

9. Mantén una óptima gestión fiscal

Hablar de auditorías y transparencia nos traslada, de forma inmediata, al ámbito fiscal, otro elemento trascendental para una buena administración financiera.

Una óptima gestión fiscal no solo es aquella que se desarrolla de forma transparente, evitando multas o sanciones por parte de organismos tributarios.

También, conlleva ejercer prácticas y estrategias éticas y legales que ayuden a mitigar los impactos de los impuestos en las finanzas de las empresas y sus márgenes de rentabilidad.

Entre estas buenas prácticas destaca el registro fiel y exacto de todos los gastos deducibles, que ayudan a disminuir los montos finales a declarar ante las autoridades competentes.

 

10. Separa el dinero de tu empresa de los recursos familiares

Este es un consejo de oro para la administración financiera, especialmente para emprendedores pequeños y medianos que tienen una gran autoridad y autonomía sobre el capital de sus negocios.

Es importante no sucumbir ante la peligrosa tentación de utilizar dinero de la empresa para satisfacer necesidades personales o realizar inversiones familiares.

Tampoco debes utilizar recursos familiares y propios para cumplir con responsabilidades y gastos asociados a las operaciones del negocio.

En caso de que tu empresa esté limitada, desde el punto de vista económico, primero evalúa fuentes de financiamiento, préstamos y alternativas de crédito bancario, antes de emplear recursos propios.

En general, mezclar las finanzas personales con las empresariales fomenta desorden y descontrol en ambos ámbitos y problemas de liquidez tanto para cubrir necesidades familiares como gastos operativos. 

 

11. Analiza a profundidad las oportunidades de crédito

El crédito es un elemento esencial para el crecimiento de los negocios, así que no debes temer a acceder a financiamientos y préstamos.

Sin embargo, también es una realidad que genera deudas que, en algunas ocasiones, resultan difíciles de costear para las empresas, pudiendo ocasionar serios problemas financieros.

Ante esta realidad, si bien no conviene prescindir del crédito, sí es importante que analices muy bien las diferentes alternativas de financiamiento y elijas una adaptada a tu capacidad de pago y que incorpore condiciones convenientes.

Entre otras cosas, antes de aceptar una oportunidad de crédito analiza cuándo deberás empezar a pagar el dinero que recibas.

Es importante que el inicio de los ciclos de pago sea en una fecha posterior al momento en que un determinado proyecto de inversión te empiece a generar utilidades.

Sumado a esto, evalúa con minuciosidad aspectos básicos y elementales de los contratos y acuerdos de financiamiento, como la tasa de intereses y las posibilidades de amortización.

Para evitar llegar a acuerdos e inconvenientes y otros problemas relacionados con una mala toma de decisiones sobre el acceso al crédito, asesórate con profesionales en economía y finanzas. 

 

12. Establece y vigila KPIs financieros

Los indicadores claves de rendimiento (KPIs) son termómetros que permiten evaluar a la efectividad de las acciones y decisiones de diferentes áreas de las empresas, entre ellas las finanzas.

El más común de los indicadores de esta área es el retorno de inversión (ROI), el cual puedes aplicar para determinar la viabilidad de todo proyecto que planees emprender como parte de las operaciones de la empresa.

Esta métrica permite determinar cuál es el índice de rentabilidad de una inversión y, también, ayuda a saber en cuánto tiempo se recuperará el dinero destinado para esta.

Otro valioso KPI es el ciclo de conversión de efectivo, el cual hace referencia al tiempo necesario para que lo invertido en la empresa (inventarios, nuevos servicios, etc.) se transforme en dinero en efectivo o líquido.

El margen bruto de utilidad y el margen neto de utilidad son otros indicadores valiosos, que conviene vigilar de cerca para cuidar de la estabilidad financiera de la empresa.

También, entre los más útiles KPIs para gerentes financieros está el crecimiento sostenible, que mide la relación entre el crecimiento de las ventas y activos de una empresa con respecto al aumento de la demanda. 

 

13. Ahorra

Este es el último consejo de la lista, pero no es el menos importante. De hecho, se trata del objetivo mayor de una buena administración financiera.

Las empresas que tienen capacidad de ahorro son las más estables, y esto solo es posible cuando se cumplen muchas de las prácticas y acciones que hemos mencionado.

Centrarte en el ahorro te llevará, de manera natural, a limitar gastos que no agregan valor a las operaciones.

A su vez, te permitirá contar con un fondo de recursos propios que puedes destinar para autofinanciar el crecimiento de la empresa y hacer frente a situaciones de emergencia o eventuales.

¡Y listo! Ya sabes cuáles son las acciones, decisiones y estrategias que te conviene tomar en cuenta para mantener una óptima administración financiera.

Muchos de los puntos que abordamos se conectan, de una forma u otra, con la necesidad de modernizar los procesos y las operaciones por medio de las mejores soluciones del mercado, como lo es un sistema de planificación de recursos empresariales.

Gracias a un ERP optimizarás el flujo de información de tu negocio, fomentarás la productividad laboral y evitarás errores y pérdidas que ponen en riesgo la estabilidad financiera.

Eso sí, para disfrutar de todas las potencialidades de esta herramienta, asegúrate de que su proveedor realmente brinde un servicio de calidad y tenga una amplia experiencia en el mercado.

De esa manera, más que un proveedor, tendrás un aliado estratégico que te brindará consultoría permanente y oportuno soporte tecnológico. 

Además de la implementación de esta solución, no olvides lo importante que resulta tener disciplina y orden en relación con los gastos, especialmente durante momentos de crisis.

Una buena gestión financiera valora los escenarios y los contextos que impactan a las empresas de manera directa o indirecta. Además, como mencionamos líneas atrás, hace proyecciones y prevé posibles riesgos.

¿Te pareció útil este material sobre cómo tener una óptima administración financiera? Si entre toda la información que leíste te resultó especialmente interesante lo mencionado sobre los sistemas ERP, te invitamos a que eches un vistazo al siguiente artículo: Enterprise Resource Planning: ¿cómo saber si mi empresa lo necesita?

 

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Escrito por Bind ERP staff
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Más sobre este tema: Contabilidad y Finanzas, Rock Content

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