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La balanza de comprobación no podría tener un mejor nombre, pues su función en el negocio es precisamente la de comprobar que los saldos deudores y acreedores sean iguales. De esta forma, sabemos si las cantidades del libro diario se registraron correctamente en el libro mayor.
En la contabilidad electrónica, la balanza de comprobación es una lista de los saldos de todas las cuentas del catálogo contable.
Y debido a que cualquier falla en los movimientos y saldos de las cuentas “T” se ve reflejado en la balanza de comprobación, este papel de trabajo es la antesala para la elaboración de un documento que resulta estratégico para cualquier negocio: el balance general o estado de situación financiera.
Por lo tanto, la balanza de comprobación se considera uno de los pilares de la contabilidad. Y es que en este reporte:
“Confiamos en Dios, los demás están obligados a presentar documentos”, dijo alguna vez el estadístico norteamericano William Edwards Deming.
La balanza de comprobación nos encenderá las alarmas en caso de alguna inconsistencia, para evitar errores en los estados financieros. Este documento contable consiste en una hoja de trabajo con múltiples columnas:
En las primeras, se establecen los folios de las cuentas, su nivel y sus nombres, es decir, se definen los conceptos que tienen movimientos y saldos al final de un periodo. Por ejemplo, bancos, mercancías, proveedores, clientes, impuestos por pagar y acreedores diversos.
Las cuentas contables más comunes pertenecen a estas categorías:
En las siguientes columnas se registran cuáles son los saldos iniciales de dichas cuentas, según sean saldos deudores o saldos acreedores.
Posteriormente, encontrarás dos columnas donde se muestran los cargos o abonos que se han realizado a tus cuentas.
Las últimas dos columnas presentan el saldo de cada cuenta tras los movimientos contables. Recuerda que el efecto de los movimientos varía según el tipo de cuenta.
Por ejemplo: a los activos se le restan los abonos y se le suman los cargos. Por el contrario, a los pasivos se le suman los abonos y se le restan los cargos.
Finalmente, debajo de tus cuentas debes de realizar la suma de tus cuentas. Recuerda que para que tu balanza de comprobación sea correcta, la suma de tus saldos deudores y acreedores debe de ser igual, lo mismo para tus cargos y abonos. De ahí el nombre de sumas iguales.
💡 TIP: Recuerda solo sumar el saldo de tus cuentas de nivel superior. Es decir, no es necesario sumar el saldo de tu cuenta de bancos si ya sumaste tus activos circulantes, pues esta última ya incluye el saldo de tus bancos.
Como sabemos que es más fácil ver para entender, te invitamos a descargar este ejemplo de balanza de comprobación que te ayudará a clarificar lo antes mencionado. Además, podrás utilizar la plantilla de Excel como una base para presentar los balances de tu empresa.
Bien reza el dicho que errar es de humanos. Y hay equivocaciones que las fórmulas de Excel no pueden evitar. Pero a final de cuentas, ¿qué errores nos puede evitar la balanza de comprobación? Los más comunes son:
Sin embargo, la balanza de comprobación no ayuda a descubrir los errores que no afecten el equilibrio de la ecuación contable, es decir, que no sean aritméticos. Por ejemplo:
Para que la balanza de comprobación cumpla con sus funciones en la empresa, debe estar actualizada y presentarse de forma clara y sencilla. Estas son algunas recomendaciones :
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Ahora que conoces las características básicas de la balanza de comprobación, descubre cuál es su función en la gestión de tu empresa con el artículo “Los 4 controles para manejar tu negocio”.
Y para seguir explorando los reportes financieros que necesitas, te recomendamos la lectura de “¿Qué estados financieros debe tener una pyme?”.
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