La balanza de comprobación no podría tener un mejor nombre, pues su función en el negocio es precisamente la de comprobar que los saldos deudores y acreedores sean iguales. De esta forma, sabemos si las cantidades del libro diario se registraron correctamente en el libro mayor.

En la contabilidad electrónica, la balanza de comprobación es una lista de los saldos de todas las cuentas del catálogo contable.

Y debido a que cualquier falla en los movimientos y saldos de las cuentas “T” se ve reflejado en la balanza de comprobación, este papel de trabajo es la antesala para la elaboración de un documento que resulta estratégico para cualquier negocio: el balance general o estado de situación financiera.

Por lo tanto, la balanza de comprobación se considera uno de los pilares de la contabilidad. Y es que en este reporte:

• Se cotejan los saldos iniciales de los movimientos totales de cargos y abonos
• Se obtienen los saldos finales de cada una de las cuentas
• Se comprueba que los saldos deudores y acreedores sean iguales, es decir, que los cargos correspondan a los abonos

En qué consiste la balanza de comprobación

“Confiamos en Dios, los demás están obligados a presentar documentos”, dijo alguna vez el estadístico norteamericano William Edwards Deming.

La balanza de comprobación nos encenderá las alarmas en caso de alguna inconsistencia, para evitar errores en los estados financieros. Este documento contable consiste en una hoja de trabajo con 6 grandes columnas:

En las primeras 2 columnas se establecen los folios y los nombres de todas las cuentas, es decir, los conceptos que tienen movimientos y saldos al final de un periodo. Por ejemplo, bancos, mercancías, proveedores, clientes, impuestos por pagar y acreedores diversos. Las cuentas contables más comunes pertenecen a estas categorías:

• Activos circulantes. Caja, bancos, inventarios, anticipo a proveedores, etc.
• Activos no circulantes. Maquinaria y equipo, equipo de cómputo, etc.
• Pasivos circulantes. Por ejemplo, anticipo de cliente, proveedores e impuestos retenidos.
• Pasivos no circulantes. Cuentas por pagar de largo plazo, como hipotecas.
• Capital. Capital social, reserva legal…
• Ingresos. Ingresos y bonificaciones por ingresos, entre otros.
• Costos. Devoluciones, costos de venta.
• Gastos. Gastos generales, de venta y de administración.

En las siguientes columnas se desglosan dos conceptos: movimientos y saldos.

• Movimientos: En la tercera columna se establecen los movimientos deudores y en la cuarta, los acreedores de cada cuenta. La diferencia entre ambos debe ser cero.
• Saldos: Los saldos deudor y acreedor se registran en la quinta y sexta columna respectivamente. Igual que en el caso anterior, la diferencia entre ambos debe ser cero.

Te recomendamos leer "Lo que necesitas saber para llevar la contabilidad de un negocio".

Descubre los errores más comunes

Bien reza el dicho que errar es de humanos. Y hay equivocaciones que las fórmulas de Excel no pueden evitar. Pero a final de cuentas, ¿qué errores nos puede evitar la balanza de comprobación? Los más comunes son:

1. Suma incorrecta de los movimientos de las cuentas que aparecen en el libro mayor.
2. Registro equivocado de un asiento en el libro diario, sin haber considerado el necesario equilibrio entre los cargos y abonos.
3. Errores en el cargo o abono en las cuentas del libro mayor.
4. Omisión del cargo o el abono en uno o varios asientos del diario.

Sin embargo, la balanza de comprobación no ayuda a descubrir los errores que no afecten el equilibrio de la ecuación contable, es decir, que no sean aritméticos. Por ejemplo:

• Omisión del pase completo de un asiento diario en las cuentas.
• Cargo en una cuenta en lugar de otra.
• Abono en una cuenta en lugar de otra.

Tips para elaborar tu balanza correctamente

Para que la balanza de comprobación cumpla con sus funciones en la empresa, debe estar actualizada y presentarse de manera clara y sencilla. Estas son algunas recomendaciones para lograrlo:

• Debe estar acomodada según la clasificación de las cuentas. Lo más común es que presente el activo circulante, fijo y diferido; pasivo de corto plazo, largo plazo y diferido; capital y al final las cuentas de resultados, es decir, ingresos, costos y gastos.
• Enlista las cuentas del libro mayor. Se debe verificar que el número de cuentas sea el mismo.
• El orden de las cuentas también debe facilitar su aprovechamiento para el balance general.
• Se debe estar en posibilidades de emitirla en tiempo real. Si bien tiene que enviarse mensualmente, ya existen sistemas de Enterprise Resource Planning (ERP) que permiten generarlas en el momento en que se necesite, como si tomaran una fotografía del negocio.

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Ahora que conoces las características básicas de la balanza de comprobación, descubre cuál es su función en la gestión de tu empresa con el artículo “Los 4 controles para manejar tu negocio”.

Y para seguir explorando los reportes financieros que necesitas, te recomendamos la lectura de “¿Qué estados financieros debe tener una pyme?”.

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