Los programas de contabilidad y sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) son una necesidad para cualquier empresa que desee consolidarse. Más que tendencia, es modernización y adaptación a los nuevos tiempos.
Al llegar a las últimas semanas del año, es común preocuparse por el cierre de la contabilidad, pero existen otras etapas del ciclo contable que debes tomar en cuenta para finalizar con éxito el ejercicio.
En efecto, cada año también representa el inicio de un nuevo ciclo, a lo largo del cual tu negocio repetirá los procedimientos contables. Llevarlos a cabo con la mayor eficacia es una misión crítica para la supervivencia de tu empresa.
De hecho, la importancia de la contabilidad a lo largo del ejercicio es tal, que te compartiremos algunas ideas y tips para que la efectúes con éxito en cada una de sus etapas.
Pero, ¿qué es el ciclo contable?
El ciclo contable consiste en el proceso sistemático y ordenado de registrar las operaciones económicas de una empresa, a lo largo de todo un ejercicio: desde la apertura hasta el cierre contable.
En términos generales, el ciclo contable comprende todas las actividades que se realizan para proporcionar a la administración la información que se requiere para planear, controlar y comprender la situación financiera y operativa, como explica esta monografía.
Ahora bien, este registro de las compras, ventas, pagos, cobros y demás operaciones llevan a conocer el resultado del ejercicio contable.
Cabe recordar que el ejercicio o periodo contable más habitual es de 12 meses, empezando en enero y terminando en diciembre del mismo año.
¿Cuáles son las etapas del ciclo contable?
Si bien cada empresa lleva su propio sistema de contabilidad, podemos simplificar el ciclo contable en tres etapas:
- Apertura de la contabilidad: Consiste en abrir los libros contables, generar el balance general inicial y registrar el inventario inicial, que será equivalente al inventario final del ejercicio anterior.
- Movimiento o Desarrollo: Es el registro contable de las transacciones comerciales de la empresa, en los libros principales y auxiliares.
- Cierre: Se refiere a la recopilación y ajuste de los movimientos efectuados en el periodo, a través de la balanza de comprobación y otros.
Claro está que, en la práctica, los procesos involucrados en un ciclo contable son tantos, que pueden descomponerse en múltiples fases.
Por ejemplo, la apertura también comprende una etapa de balance de situación inicial y la fase de desarrollo involucra la periodificación. Igualmente, el cierre puede descomponerse en los ajustes previos a la determinación del resultado del ejercicio, el balance de comprobación de saldos, el cálculo, cierre y distribución del resultado, entre otros pasos.
Cierre contable: consejos para realizarlo con éxito
Aunque la apertura y desarrollo son dos etapas indispensables del proceso contable, el cierre contable es considerado por muchos -y con buena razón- la fase más relevante.
Es que además de ser crítica, esta etapa final también puede ser la más compleja o problemática, pues requiere recopilar, analizar y ajustar datos provenientes de múltiples fuentes de información.
Por ello, te compartimos algunos consejos que te ayudarán a cuadrar las cuentas sin problema y garantizarle un buen cierre de fin de año a tu pyme:
1. Ten las cuentas al día
Mantén actualizado, y en un mismo archivo, el registro de las compras, ventas realizadas, préstamos solicitados, pago de servicios y nóminas.
2. Concilia las cuentas
Compara los movimientos registrados por el banco con las cuentas de tu empresa. En caso de discrepancias, asegúrate de revisar los movimientos para localizar la causa del desfase y realizar los ajustes que se requieran.
3. Realiza ajustes
Antes de cancelar tus cuentas de resultados, recuerda conciliar y ajustar la amortización y depreciación de los activos.
4. Prepara el nuevo inicio
Desplaza las cuentas y reclasifica los movimientos que correspondan al año próximo. Por ejemplo, deja fuera del cierre contable los ingresos y gastos correspondientes a enero; reclasifica las deudas a largo plazo como deuda a corto plazo, si es que se van a abonar en los primeros meses del 2021.
5. Utiliza un sistema contable
El cierre es un proceso que absorbe tiempo, a menos que utilices un sistema contable como Bind ERP. Este software de administración en la nube cuenta con un conciliador bancario para empatar las cuentas en minutos y generar con rapidez otros elementos del cierre, como el inventario final y los distintos estados financieros.
Conclusiones
Hoy día, la mayor parte de los procedimientos que involucra el ciclo contable ya pueden ser realizados de forma automática, a través de sistemas ERP o software contables.
Por ejemplo, cuando subes una venta en Bind ERP, puedes verla reflejada en los registros contables y financieros que necesites, así como en las salidas de tus inventarios.
Si bien la digitalización no exime a empresarios y contadores de entender correctamente los procesos contables de su negocio, sí refuerza la importancia de contar con una plataforma tecnológica que cubra las necesidades de tu negocio
De hecho, el contar con estos sistemas te libera de realizar los procedimientos manuales, para que puedas dedicarle más tiempo al análisis de tu empresa y la toma de mejores decisiones a lo largo de todo el ciclo contable.
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