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¿Cómo hacer una factura electrónica sin errores?

Por Bind ERP
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Dominar la contabilidad fiscal y saber cómo hacer una factura electrónica sin errores, es crucial para el crecimiento y profesionalización de tu negocio.

En efecto, facturar en línea no solo mejora tu productividad y te pone en regla con la autoridad fiscal. También te abre la puerta de los financiamientos y te da formalidad ante los clientes, inversionistas, proveedores y tus propios empleados. Así tu empresa estará preparada ante nuevas posibilidades de crecimiento.

Por ejemplo, para acceder a un crédito empresarial las instituciones financieras te piden comprobar tus ingresos mediante las declaraciones al SAT. Por eso es ideal facturar correctamente todas tus ventas.

Pero cumplir en tiempo y forma con el fisco no es siempre sencillo, por más práctica que se tenga. Desde su publicación en el 2017, la versión 3.3 ha sido fuente de confusiones, y es por eso que te explicaremos, a detalle, cómo hacer una factura electrónica de manera óptima.

 

Los requisitos para facturar en línea

Primero lo primero. Antes de comenzar a facturar en línea, es indispensable que estés dado de alta en el SAT y generes los archivos digitales que te permitirán acreditar tu identidad o la de tu negocio.

Nunca está de más recordar los 4 requisitos básicos:

 

1. Registrarte ante Hacienda

Debes registrarte ante el SAT para contar con tu cédula de inscripción al Registro Federal de Contribuyentes (RFC), una clave compuesta de 12 a 13 caracteres alfanuméricos.

 

2. Obtener tu e.firma (antes FIEL o firma electrónica)

La e.firma es un archivo digital que te identifica a la hora de realizar algún trámite o servicio ante el gobierno. Su objetivo es brindarte seguridad y garantizar tu identidad. De ahí su importancia y el porqué se te solicita la misma para firmar tus documentos en múltiples trámites electrónicos.

Independientemente de si seas persona física o moral, este trámite lo deberás realizarlo de forma presencial. De nueva cuenta, requerirás utilizar el servicio de solicitud de citas del SAT.

 

3. Certificado de Sello Digital (CSD)

Las personas físicas y morales que deseen emitir una factura, están obligadas a obtener su Certificado de Sello Digital (CSD), un documento electrónico mediante el cual el SAT garantiza la vinculación entre tu identidad y tu clave pública.

Primero, deberás generar un archivo de requerimiento de generación de certificado de sello digital (*sdg) mediante la aplicación Certifica.

Posteriormente, podrás enviar la solicitud para tu Certificado de Sello Digital para emitir facturas directamente en el portal del SAT.

 

4. Timbres fiscales digitales

El timbre fiscal digital es una herramienta que el SAT utiliza para validar las facturas electrónicas, al expedirlas a través de un facturador electrónico o un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC).

Para cada factura o cancelación, necesitas un timbre fiscal, por lo que al contratar un servicio de facturación deberás contemplar también un paquete de timbres.

Por cierto, los timbres fiscales se componen de cinco elementos:

  • Folio fiscal digital. Es un UUID (Identificador Universalmente Único, por sus siglas en inglés), el cual consiste en 32 dígitos alfanuméricos generados por el PAC y cuya función es dar validez del comprobante ante el SAT.
  • Fecha. Es la fecha y hora de expedición del comprobante fiscal.
  • Sello digital. Este es generado con el certificado de sello digital del emisor del comprobante y funge como la firma del emisor del comprobante.
  • Certificado del SAT.
  • Sello del SAT.

Si quieres obtener 5 timbres fiscales gratis al mes y paquetes de timbres adicionales a un bajo costo, te recomendamos el facturador electrónico de Bind ERP. Utilízalo gratis al dar clic aquí o en la imagen a continuación.

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Consideraciones generales para emitir tu factura electrónica

Ya con estos pasos previos, veremos cómo hacer una factura electrónica 3.3 de manera eficiente. Te sugerimos poner atención en estas buenas prácticas, a fin de llevar una contabilidad eficiente tanto para el SAT como para tu negocio.

  • Solicitar solo los datos necesarios. Muchas empresas siguen pidiendo información personal al receptor de la factura electrónica, cuando ya no es necesario. ¡Olvídate de eso! El único dato obligatorio al facturar en línea es el RFC; incluso el correo electrónico es opcional.
  • Dar seguimiento a la factura. Aunque no lo creas, un error frecuente es no monitorear el pago de la factura, cuando resulta indispensable para mantener los ingresos. Un buen sistema de facturación automatiza esta labor y te muestra, en un clic, el estatus de tus CFDI.

Y si un plazo de vencimiento se ha cumplido, ¡no temas recordarle al cliente sobre su pago! Si tu comprobante tiene como método de pago "Pago en una sola exhibición" (PUE), tendrás que cancelar tu factura digital, sustituirla y posteriormente emitir un comprobante de pago.

 

El llenado del CFDI 3.3

Toma en cuenta que, a diferencia de la versión 3.2, los CFDI 3.3 te dan menos libertad para el llenado de los rubros, pues debes elegir de entre las opciones que te presentan los catálogos. Los principales son:

 

1. Tipo de factura

Al ingresar a la factura, lo primero que pide el SAT es el “Tipo de factura”. ¿Cómo elegir? Pues bien, observa los criterios con los que se clasifican los comprobantes fiscales:

 

Comprobantes de Ingreso

Arrancamos con el comprobante fiscal más común. Cada venta se deberá facturar como un CFDI de ingreso, dirigida al RFC que te proporcione el comprador.

Y recuerda que cuando el cliente no pida la factura, deberás registrar tu operación como venta al público en general, utilizando el RFC genérico XAXX010101000, según lo establece el Código Fiscal de la Federación.

 

Comprobantes de Egreso

Estos CFDI amparan las devoluciones, descuentos al cliente y -en general- todas las salidas que registres en tu negocio. Su finalidad es restar un comprobante de ingresos para justificar una reducción en los ingresos.

Imagina que ofreces un descuento por pronto pago a tus clientes. Primero realizas la factura de ingresos por el monto esperado de la venta y, posteriormente, si el cliente paga antes y le realizas la bonificación, deberás emitir un CFDI de egreso para ampararlo.

 

Complemento de Pago o REP

Deberás emitir un complemento de pago (o recibo electrónico de pago) cuando recibas pagos en parcialidades o de manera diferida. Se llena igual que cualquier otra factura, pero debes poner atención para capturar la información de pago en el apartado de “Complementos”.

Adicionalmente, los comprobantes de pago siempre deberán llevar “Documentos relacionados”, en los que añadirás el folio digital de la factura o CFDI que complemente el pago. Revisa este tutorial del SAT que lo explica a detalle.

 

Comprobantes de traslado

Los CFDI de traslado no acreditan un ingreso para los contribuyentes. Simplemente amparan una mercancía en tránsito, es decir, que vuelven legal el traslado de productos.

 

👉 Te recomendamos leer "La historia de la facturación electrónica en México".

 

2. Uso de la factura digital

El SAT considera que el receptor puede darle al comprobante fiscal 22 posibles usos, dependiendo si son gastos, inversiones o deducciones.

  • Los gastos se deducen únicamente en el periodo en el que son efectivamente pagados.
  • Las inversiones se deducen solamente por medio de la depreciación.
  • Las deducciones personales se aplican únicamente para la declaración anual de las personas físicas.

Es crucial que consignes el uso adecuado, ya que habrá consecuencias en el pago de impuestos, como se explica en este artículo de Experto PYME.

Uso de CFDI Descripción Persona Física Persona Moral
G01 Adquisición de mercancías
G02 Devoluciones, descuentos o bonificaciones
G03 Gastos en general
I01 Construcciones
I02 Mobiliario y equipo de oficina por inversiones
I03 Equipo de transporte
I04 Equipo de computo y accesorios
I05 Dados, troqueles, moldes, matrices y herramental
I06 Comunicaciones telefónicas
I07 Comunicaciones satelitales
I08 Otra maquinaria y equipo
D01 Honorarios médicos, dentales y gastos hospitalarios. No
D02 Gastos médicos por incapacidad o discapacidad No
D03 Gastos funerales. No
D04 Donativos. No
D05 Intereses reales efectivamente pagados por créditos hipotecarios (casa habitación). No
D06 Aportaciones voluntarias al SAR. No
D07 Primas por seguros de gastos médicos. No
D08 Gastos de transportación escolar obligatoria. No
D09 Depósitos en cuentas para el ahorro, primas que tengan como base planes de pensiones. No
D10 Pagos por servicios educativos (colegiaturas) No
P01 Por definir

3. Forma de pago

La forma de pago de la factura electrónica es el canal o medio por el cual se realizará el pago. Existen más de 30 opciones en los catálogos del SAT; sin embargo, estas son las más comunes:

  • 01 efectivo
  • 02 cheque
  • 03 transferencia electrónica
  • 04 tarjeta de crédito
  • 28 tarjeta de débito
  • 99 por definir

 

4. Método de pago

El CFDI 3.3 únicamente admite dos posibles métodos de pago: PUE (Pago en una sola exhibición) o PPD (Pago en parcialidades o diferido).

 

5. Clave del producto o servicio

Cualquier producto o servicio que ofrezcas, se encuentra en el catálogo con más de 52 mil claves que el SAT creó para la versión 3.3 de la factura electrónica.

Por supuesto, lo más indicado es que te familiarices con las categorías y encuentres la clave que define con mayor exactitud el tipo de operación que se refleja en tu factura. ¿Quieres dar un vistazo? Revisa el catálogo aquí.

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¡Eso es todo! Ahora estás mejor preparado para emitir facturas electrónicas, pero recuerda que si deseas crecer tu negocio, es importante que recurras a un proveedor de facturación.

Un ejemplo es el facturador electrónico de Bind ERP, una herramienta gratuita, completa y fácil de usar, que se actualiza de manera automática e incluye 5 timbres fiscales al mes.

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Escrito por Bind ERP
Bind ERP es el sistema de administración en la nube más fácil y completo para crecer un negocio en México.

Más sobre este tema: Contabilidad y Finanzas

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