¿Alguna vez te has preguntado cómo llevar la contabilidad de un negocio de manera exitosa? Si posees o diriges una empresa, estos consejos son ideales para ti.
Sabemos que registrar los gastos e ingresos de una empresa no resulta una tarea sencilla. Menos hacerlo al mismo tiempo que se controlan todas sus operaciones financieras. Además, la contabilidad puede ser muy demandante y reducir el tiempo para actividades más estratégicas de la compañía o, incluso, para tu familia.
Por esta razón, es normal que en ocasiones te sientas abrumado y estés en busca de una forma de optimizar tus procesos. ¡No te preocupes! Aunque parezca que manejar los recursos económicos de una empresa es complicado, en el mundo de los negocios todo tiene solución.
En este artículo te daremos 4 consejos clave para que sepas cómo llevar la contabilidad de un negocio de manera exitosa. ¿Quieres conocer estas recomendaciones?
Si tu respuesta es «sí», ¡no dejes de leer!
1. Lleva un registro del patrimonio de tu negocio
Una de las claves fundamentales para llevar la contabilidad de una empresa con éxito, es aprender a no centrarse únicamente en los ingresos y egresos que surgen de su operación; también es importante que lleves un control de su patrimonio: inmuebles, maquinarias y vehículos, por ejemplo.
De esta manera, tendrás toda la información que necesitas para saber cuál es el verdadero valor de tu empresa y de cada uno de sus bienes, lo que resulta importante a la hora de realizar declaraciones ante organismos tributarios o de solicitar líneas de crédito a instituciones bancarias.
Además, todo empresario debe tener un buen seguimiento de la depreciación de diferentes los diferentes activos que le sirven de apoyo en determinados procesos. Por ejemplo, los vehículos de carga o la flotilla de autos de tus empleados.
La pérdida de valor de los bienes debes considerarla como un gasto y, en consecuencia, tomar decisiones de negocio basado en ello, tales como la venta y reposición de maquinarias.
2. Apuesta por herramientas para ahorrar tiempo
Existen sistemas tecnológicos que cuentan con funcionalidades diseñadas especialmente para ahorrar tiempo en el área contable. Sin duda, la autofacturación es una herramienta que sirve para este objetivo.
Debes saber que el término autofacturación se utiliza para referirse al proceso de generación de facturas por sus propios destinatarios; es decir, por los clientes que realizan la compra de alguno de los productos que ofrece tu negocio.
Y es que, si tienes una compañía de venta de equipos de cómputo o una comercializadora de alimentos y bebidas, lo más seguro es que tengas un gran volumen de ventas y que la emisión de facturas resulte tediosa.
Además, esta herramienta es beneficiosa para los clientes, ya que reduce el tiempo de cobro. Sin mencionar que te permite brindar una experiencia de compra más agradable y funcional.
Otro aspecto importante de esta herramienta es que reduce los riesgos de errores, ya que son los propios compradores los encargados de introducir los datos que irán en las facturas.
Ten presente que, al brindar documentos sin errores y en menor tiempo, aumentas la satisfacción de a los clientes y, en consecuencia, podrás fidelizarlos, uno de los grandes beneficios de la autofactura para tu negocio.
Como te habrás dado cuenta, lo ideal es contar con un programa de facturación que te brinde esta y otras herramientas que agilicen tus procesos contables.
3. Automatiza tareas a través de software de gestión
Si quieres optimizar el control del capital de tu empresa, dile adiós a la contabilidad en papel y conoce qué es un sistema ERP.
Aunque en la web puedes encontrar software de contabilidad gratuitos, que pueden resultarte de ayuda en algunos aspectos de la contabilidad de tu negocio, la realidad es que para manejarlos se requieren especialistas en programación, ya que utilizan un lenguaje muy técnico, no cuentan con garantía ante fallas o errores y no incluyen soporte ilimitado en caso de emergencias.
Dicho lo anterior, lo ideal es que puedas adquirir un software que pueda apoyarte en una gran cantidad de tareas y que, sobre todo, sea efectivo y fácil de utilizar.
Gracias a un sistema de planificación de recursos empresariales o ERP (del inglés Enterprise Resource Planning), podrás centralizar, gestionar y analizar una gran cantidad de información de tu empresa en un solo lugar, incluyendo la contabilidad, finanzas, inventarios, producción, nóminas, entre otros factores.
Esto te permitirá que te dediques de lleno a labores netamente gerenciales y estratégicas, es decir, a la interpretación y evaluación de los datos y cálculos que refleje el sistema, así como la toma de decisiones con base en ellos.
Eso sí, para que puedas hacer una buena elección al momento de adquirir un sistema de gestión, debes buscar que tu software contable cuente con algunas características particulares. A continuación, te mencionaremos 2 de ellas.
I. Tecnología de trabajo en la nube
Al preguntarte cómo llevar la contabilidad de un negocio, la respuesta está en una herramienta alojada en la nube.
¿Sabes de qué se trata esta tecnología? Básicamente, es una innovación que permite almacenar grandes volúmenes de información en servidores remotos.
En pocas palabras, la nube permite que accedas a todos los datos, documentos y demás de tu compañía desde diferentes dispositivos y puntos geográficos, ya que no se encuentran alojados en un equipo informático en específico.
Sí, con esta tecnología podrás supervisar las tareas contables y los diferentes procesos desde la comodidad de tu hogar o en el hotel en el que te encuentres durante un viaje.
II. Recolección de datos de forma automática
Un sistema ERP no solo realiza diversas tareas de manera automática, sino que, además, se encarga de recolectar los datos que necesita para desempeñar estas funciones.
Es decir, no requiere que subas información en el sistema para que este ejecute las operaciones que necesita hacer, ya que este proceso también lo desarrolla de forma automatizada.
4. Guarda un respaldo de tus documentos contables
Aunque cuentes con un sistema ERP en la nube que te permita almacenar un significativo volumen de información, nunca está de más que guardes documentos, balances y registros físicos relacionados con el área contable de tu negocio.
Este tipo de documentación te puede ser útil en distintas situaciones, como a la hora de realizar un trámite bancario o ante un organismo gubernamental. Recuerda que tu situación financiera depende en gran medida de tu capacidad de prever cualquier escenario y situación futuro.
Eso sí, no es necesario que te hagas de una pila interminable de archivos en físico, por el contrario: digitaliza todos tus documentos, identifica aquellos con los que hay que contar de manera física y determina cada cuándo puedes deshacerte del archivo muerto según las necesidades de tu empresa.
¡Bien! Ahora que conoces estos 4 consejos, ya sabes cómo llevar la contabilidad de un negocio para que sea exitoso.
Recuerda, la base de un buen manejo contable es la implementación de sistemas tecnológicos y ten en cuenta que para dar este paso debes acudir a la ayuda de expertos.
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