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12 consejos para la gestión y administración de PYMES

Por Bind ERP
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Cuando se habla sobre gestión y administración de empresas, nos referimos a la manera en que estas planifican, organizan, dirigen y controlan sus recursos, así como a sus procesos y los resultados que de estos se obtienen.

Prestar atención a la gestión y administración de Pequeñas y Medianas Empresas es de gran importancia, pues de las 4.2 millones de unidades económicas en México, el 99.8 % de ellas son pymes.

Además, aportan el 42 % del Producto Interno Bruto (PIB) del país y generan el 78 % de los empleos —según datos publicados por Forbes—, por lo que no cabe duda de que son el pilar de la economía mexicana.

Dicho esto, el que tengan la facultad para alcanzar un sólido crecimiento en sus negocios y una rentabilidad competitiva, resulta del interés de todos.

Entonces, ¿quieres conocer cómo optimizar el manejo de una pyme? ¡No dejes de leer y descubre 12 consejos para lograrlo!

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1. Cuida a tu equipo de trabajo

Uno de los factores clave para que una empresa no solo pueda operar de la forma correcta y alcanzar sus metas, sino que logre sobrevivir en el mercado con el paso del tiempo, es un buen manejo de sus recursos humanos.

Ten presente que es fundamental que tengas un trato cercano con las personas que componen a tu equipo de trabajo, que les ofrezcas capacitación permanentemente y que generes un buen clima laboral en el que tus colaboradores se sientan cómodos y valorados.

Una manera de lograrlo es mediante la implementación de dinámicas para incentivar a tu equipo de trabajo. Muchas de ellos requieren poca o nula inversión de la empresa. En todo caso, suele ser mayor el beneficio que el tiempo y esfuerzo requerido para llevarlas a cabo.

Eso sí, todo empieza desde el reclutamiento del personal. Por ello, busca atraer a las personas indicadas para cada uno de los puestos que tengas disponibles, y analiza con suficiente anticipación las necesidades de cada departamento y los requisitos con los que deben contar los profesionales que las cubrirán.

Asimismo, es vital que transmitas la cultura de tu empresa a cada individuo que se una a tu negocio. Por ello, dedícale tiempo a recibir a quienes se integren a tu nómina, soluciona todas sus dudas, habla con ellos sobre lo que se espera de su trabajo y acompáñalos en sus primeros días.

 

2. Busca el desarrollo de todos los colaboradores

Explora cómo lograr que tus empleados se desarrollen constantemente y adquieran habilidades de liderazgo, iniciativa y autoaprendizaje.

Aunado a lo anterior, crea un plan de carrera para tu equipo, de esta forma mejorarán sus fortalezas, lograrán cumplir con sus responsabilidades satisfactoriamente, desarrollarse en sus áreas de oportunidad y obtener lo necesario para cubrir un puesto nuevo en casos críticos.

De esta manera, tendrás personas altamente competitivas y entusiasmadas que respondan a los desafíos de tu empresa, siempre alineados a la visión de negocios que tengas.

 

3. Determina objetivos y actúa conforme a estos

Otro de los factores esenciales para la gestión y administración de una pyme, es determinar objetivos a corto, mediano y largo plazo que den dirección a todas las acciones que se realizan dentro de la organización.

Es importante que estas metas sean específicas, medibles, alcanzables, realistas y estén definidas en un plazo determinado —a esto se le conoce como la metodología S.M.A.R.T por sus siglas en inglés.

Por supuesto, esto es más fácil decirlo que hacerlo, por lo que, para que cumplas tu propósito y tengas más éxito a la hora de planear tus objetivos, es necesario que los definas de la siguiente forma:

  • objetivos estratégicos: deben planearse a largo plazo, determinan los propósitos básicos de la compañía e involucran a esta como un todo;
  • objetivos tácticos: profundizan el logro de los objetivos estratégicos, se deben cumplir en un lapso de 1 a 3 años y definen el actuar de cada departamento;
  • objetivos operacionales: se plantean para dirigir el rumbo de las acciones diarias, establecen estándares de calidad y especifican cómo y dónde se asignan los recursos.

Si logras tener claridad en lo que quieres alcanzar con tu negocio y aprendes a transmitirlo a quienes te rodean, entonces tendrás muchas más probabilidades de triunfar con tu empresa.

 

4. Establece procesos y evalúalos

Definir la manera en la que deben efectuarse todos los procesos dentro de una compañía, es fundamental para la buena gestión y administración de pymes.

Y es que, al tener establecidos los pasos, recursos y funciones de cada área de la organización, es posible controlar de manera más eficaz los tiempos y la calidad de lo que se hace. Sin mencionar que se eliminan los ambientes de incertidumbre.

Si has intentado optimizar tus sistemas de trabajo, pero no has tenido éxito, es momento de hacer un mapa de procesos. Para esto, se requiere detallar y ordenar cada paso de las labores que se realizan en la organización y asignar al responsable.

Dado que definir tus métodos operativos no es una tarea sencilla, a continuación te daremos una lista de pasos que pueden ayudarte:

  1. Identifica el objetivo de cada proceso y define cuáles son las tareas críticas para lograrlo.
  2. Puntualiza cuáles son las entradas y salidas.
  3. Establece los recursos necesarios tanto humanos como materiales.
  4. Documenta y comparte con los miembros de la organización los resultados.

No olvides que el último punto es vital para que puedas mejorar la rentabilidad y competitividad de tu pyme, ya que es lo que te dará la pauta para saber si te diriges al rumbo correcto

Por último, ten en cuenta que contar con un mapa de procesos te ayudará a disminuir problemas de comunicación entre tus colaboradores, evitar duplicidad de tareas y, por supuesto, incrementar la productividad laboral de tus empleados.

 

5. Dota a la empresa de una estructura flexible

Una estructura flexible y sencilla se vuelve una ventaja en momentos de crisis, debido a que la compañía podrá reestructurarse para adaptarse a las tendencias y cambios del mercado.

Desarrollar una estructura no rígida y descentralizada facilita la autogestión, acelera el flujo de información, posibilita la transformación y permite realizar cambios con mayor celeridad.

 

6. Controla el inventario

La adecuada gestión y administración en una empresa permite llevar un control completo, real y actualizado de su inventario. Esto evitará robos hormigas, un mayor pago de impuestos, stocks eternos y, claro, te permitirá conocer con exactitud con qué cuenta la empresa.

Además, un inventario organizado y controlado ayudará con el diseño de presupuesto y cierres de temporada. Y, también, revisarlo permite conocer qué productos se pueden ofrecer, cuáles tienen una mayor demanda, si hay algún tipo de pérdidas, e, incluso, permitirá incrementar el autoconocimiento empresarial.

 

7. Analiza la oferta de productos y el trato con los clientes

Hacer un estudio de mercado comparando tus productos, servicios y calidad con la competencia es más importante de lo que parece. Verifica en qué posición estás, cómo puedes avanzar, qué opinan tus clientes sobre la compañía y cuál es su experiencia. De esta forma, podrás analizar si estás cumpliendo con las necesidades de tu público objetivo.

Una de las ventajas de las pymes es que logran estar en contacto directo con sus clientes, permitiéndose así personalizar la oferta, apoyarlos en el proceso, mejorar la relación con los clientes y crear fidelización con la marca.

Ten en cuenta que prestar un servicio amable, de confianza, calidad y dentro del rango estipulado, son detalles que marcan la diferencia.

 

8. Aprende a utilizar la información de tu negocio

Para tener una buena gestión y administración de pymes, es necesario no subestimar el valor de la información que se genera diariamente en las distintas áreas de la compañía, pues es clave para una toma de decisiones eficaz.

Dicho esto, lo ideal es que te apoyes en softwares administrativos, tales como los sistemas ERP, los cuales son herramientas tecnológicas diseñadas para centralizar todos los datos clave de una organización, como la contabilidad, ventas, inventarios, producción y finanzas.

Así que si te has preguntado por qué tu compañía no llega a fin de mes o si tienes problemas para manejar tu stock de productos, contar con un software de administración de empresas puede ser la respuesta a todas tus dificultades.

Recuerda que contar con las herramientas de gestión adecuadas resulta clave para el éxito de una compañía. Además, un sistema ERP tiene grandes ventajas, tales como:

  • automatizar y optimizar procesos;
  • integrar toda la información de la organización;
  • facilitar el análisis de datos y generar históricos;
  • permitir el correcto flujo de información;
  • ayudar en la toma de decisiones.

 

9. Analiza tu entorno y tus datos

La labor de análisis es una tarea continua y de gran importancia, ya que permite que la compañía se mantenga en buen estado y no se pierda o sea una gran dificultad obtener los objetivos previstos.

Una de las herramientas más reconocidas es el análisis FODA, el cual permite a las empresas conocer sus Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas.

Ten en cuenta que para actuar a tiempo y lograr estos cambios, es fundamental saber cuál es el estado actual de la compañía.

Además, es importante que consideres que el mercado no es estático, por lo que es necesario actualizar la mecánica, los planes y las estrategias cuando sea oportuno.

Finalmente, recuerda medir cada acción y cada actividad con indicadores de gestión empresarial, de esta forma sabrás si se está avanzando, cuánto y en qué tiempo. Esto te permitirá tomar mejores decisiones en tu negocio.

💡 Si quieres conocer más sobre qué es lo que deberías estar midiendo en tu empresa, te recomendamos leer nuestro artículo "4 tipos de indicadores que las PYMES deben medir".

 

10. Realiza una auditoría

Una constante supervisión, ya sea interna o externa de los procesos, es importante para llevar un control cerrado, estricto y completo de todos los aspectos de la empresa.

De esta forma, se evita tener que llegar a fin de mes para revisar cuentas, situación financiera, objetivos alcanzados y resultados obtenidos, y se disminuye la probabilidad de fallas, información incompleta y errores contables.

 

11. Apuesta por la innovación

Cualquier empresa que no se innova, queda obsoleta. Para evitar esto, se deben hacer los ajustes necesarios para lograr cambios tanto internos como externos, tales como:

  • centralizar la información;
  • tomar en cuenta la transformación digital;
  • usar sofwares para agilizar los procesos, evitar errores humanos y ahorrar tiempo y esfuerzo.

Además, la innovación no solo se basa en la mecánica, sino también en la formación y capacitación del persona humano, lo cual tendrá una inmediata repercusión en la productividad y el desempeño de la empresa por sobre su competencia.

 

12. Sé un líder

Por regla general, los empleados aprecian más a un líder que a un jefe, por lo que es necesario usar habilidades de liderazgo para mejorar la confianza, aumentar el sentido de pertenencia por la empresa de los colaboradores, fomentar el trabajo en equipo y la sinergia entre los diferentes departamentos.

Además de eso, mediante una jerarquía, se debe dejar claro la función y rol de cada uno de los empleados. Recuerda que, tanto en un negocio del tipo pyme como en cualquier otro, es necesario que las responsabilidades estén bien repartidas y definidas.

Por otro lado, como buen líder, es importante identificar las fortalezas y debilidades de los integrantes de la organización, debido a que esto te permitirá determinar quiénes tienen las aptitudes para ciertas responsabilidades o, incluso, evaluar la mejor forma de aumentar su compromiso en beneficio de la empresa.

Otro punto valioso es no desestimar lo influyente que es un ambiente laboral saludable, con un flujo de trabajo adecuado, evitando conflictos y verificando que todos los departamentos estén y se desarrollen en sintonía.

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¡Y listo! Estos fueron 12 consejos que te ayudarán a tener una buena gestión y administración de pymes, los cuales resultan importantes para que una empresa sobreviva en la actualidad ante un mercado bastante competitivo y que cambia a un ritmo vertiginoso y pasos agigantados.

Recuerda que la paciencia, perseverancia y compromiso también serán factores clave para que crezcas con tu negocio.

Además, ten en cuenta que no solo es importante la calidad del producto o servicio que ofreces, sino que también se debe tener una buena planificación y control de márgenes de beneficios, gastos, costos indirectos, recursos humanos, entre otros.

Por otro lado, no solo consiste en vender mucho, sino en la adecuada gestión y administración de la empresa para obtener rentabilidad, vender bien y, claro, saber cobrar.

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Importancia de las estrategias empresariales para las pymes

Escrito por Bind ERP
Bind ERP es el sistema de administración en la nube más fácil y completo para crecer un negocio en México.

Más sobre este tema: Administración y Productividad

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