Sin importar su tamaño o giro, toda compañía realiza gestión de compras para conseguir sus bienes y servicios con la mayor calidad y al menor costo posible.
Sea que estés iniciando un negocio, o te encuentres al frente de una empresa bien posicionada, el control de los gastos es una función vital.
Paradójicamente, este factor de gran importancia para el éxito de las empresas es, a la vez, una de las dificultades más relevantes que enfrentan la mayoría de las pymes.
La falta de control de gastos y facturas es una de las principales causas de cierre de los negocios en México, de acuerdo con el Instituto Nacional del Emprendedor (INADEM).
Es por eso que te invitamos a continuar leyendo para profundizar en el tema de las herramientas y estrategias para el control de los gastos de una empresa. ¡Allá vamos!
¿Qué es el control de gastos?
Más que una simple práctica de registros contables y cumplimiento fiscal, el control y gestión de los gastos empresariales te permite valorar resultados, encontrar aspectos mejorables y tomar decisiones para maximizar los beneficios en tu negocio.
Podemos definir el control de gastos como una estrategia financiera y operacional que consiste en identificar, hacer seguimiento y reducir costes y otras erogaciones, buscando un mejor beneficio, sustentabilidad y competitividad.
De esta manera, puedes comparar los resultados reales con los objetivos o cifras proyectadas. Si los primeros están fuera de las expectativas, la dirección tendrá el insumo para tomar las medidas necesarias.
Te recomendamos: 10 formas de reducir tus costos de fabricación.
Importancia de la trazabilidad
Para una adecuada gestión de gastos en una empresa, se debe reconocer, registrar y hacer seguimiento a todo tipo de operación relacionada con compras (suministros), gastos (nómina, servicios, impuestos, intereses por deudas), costos del proceso productivo y cualquier erogación o egreso que sustente la operatividad del negocio.
Un factor clave en la gestión es disponer de las herramientas y el sistema necesario para vincular un gasto con su origen, en cada una de las fases del giro del negocio, algo que se conoce como “trazabilidad”.
En efecto, la trazabilidad hace posible atribuir un gasto a una función esencial, como operaciones, ventas, marketing y contabilidad; o de ser el caso, a un departamento, centro de costos o empleado en específico.
Resumiendo, el registro, trazabilidad y control de gastos facilitan la toma de decisiones para maximizar los beneficios.
Lee más sobre control de gastos: ¿Gasto o inversión? Cuáles son los costos de inventarios de tu empresa.
3 maneras de implementar el control de gastos
De manera muy similar a los sistemas de inventarios, el control de gastos se puede implementar de dos formas:
- Periódico: con el apoyo de libros en físico u hojas de cálculo en Excel, normalmente asociado a una gestión manual para negocios pequeños que apenas comienzan.
- Continuo: mediante el uso de aplicaciones, software de contabilidad y herramientas en la nube, utilizado por negocios con perspectivas de crecimiento.
Los negocios tienen a su disposición 3 tipos de herramientas para el control de los gastos de una empresa que, de acuerdo con información de BBVA Bancomer, podemos resumir de la siguiente manera.
1. Hojas de cálculo
Las hojas de cálculo son una herramienta sencilla para el control de sus ingresos y gastos.
De manera similar a los tradicionales libros contables, los registros se llevan mediante columnas con información, como fecha, categoría, descripción, cantidad física y monto.
Algunas opciones avanzadas, como Macros de Excel, permiten automatizar ciertos registros y operaciones numéricas.
Sin embargo, en la medida en que el negocio crece y los gastos se multiplican y diversifican, querrás migrar a una herramienta más sofisticada y que ocupe menos tiempo.
2. Aplicaciones
La mayoría de los programas y aplicaciones contables son básicamente hojas de cálculo un poco más avanzadas y con funciones automatizadas, de manera que el usuario se limita a cargar información.
La mayoría permite generar reportes y la oferta de algunos proveedores incluye cierta personalización.
Resultan ideales para negocios pequeños que no quieren complicarse con Macros de Excel o Visual Basic for Application. Las apps de Google Mi Negocio y Control de Gastos, disponibles en Play Store, son buenos ejemplos.
3. Control de gastos mediante plataformas ERP
Las plataformas de planificación de recursos empresariales o sistemas ERP son soluciones avanzadas de gestión empresarial integral que permiten controlar gastos y maximizar beneficios.
Los ERP integran no solo la contabilidad, sino otras funciones medulares de la gestión empresarial como operaciones, inventarios, ventas, cobranza, compras, finanzas y facturación; de manera que consolidan varios centros de información del negocio.
Las ofertas del mercado son altamente adaptables a cada tipo de empresa, automatizan procesos, llevan la trazabilidad a otro nivel y generan múltiples informes en tiempo real; pueden ser contratados por cualquier tipo de negocio con potencial de crecimiento.
Conoce 5 ventajas de un sistema ERP para tu negocio.
6 estrategias para reducir y controlar gastos
Son muchas las tácticas que puedes implementar para el control de gastos de una empresa, independientemente del tamaño o giro. Finalizaremos nuestra entrega presentando algunas de ellas.
1. Preparar presupuestos
La mejor manera de implementar tanto la gestión de costos como los procedimientos de control es creando un presupuesto con base en registros pasados y perspectivas futuras.
Cuando los históricos no se ajustan, las empresas optan por elaborar “presupuestos de base cero”, táctica que permite analizar y justificar cada gasto operativo antes de ser incluido o considerado para el presupuesto.
Ahora bien, elaborar el presupuesto y dejarlo de lado no sirve de nada. Será necesario monitorear el avance e implementar las acciones o correctivos necesarios para ceñirse a él.
2. Definir indicadores clave de desempeño y productividad
Otra estrategia de control de gastos que se complementa con los presupuestos es el diseño e implementación de indicadores.
Estos KPI son métricas predeterminadas que el equipo establece para contabilizar las entradas y salidas de un proceso, buscando aumentar la eficiencia.
Un indicador de desempeño puede ser tan simple como:
- Gasto del personal de ventas por semana
- Ingreso por vendedor al mes
- Tasa de producción diaria, semanal
- Beneficio anual por línea productiva
En la medida en que se aumenta la salida, manteniendo o disminuyendo las entradas, el proceso será más productivo y por ende se tendrá un mejor control de gastos.
Te presentamos 7 indicadores de productividad que debes vigilar en tu empresa.
3. Implementar el “tracking” o seguimiento de los gastos
Como hemos mencionado antes, un aspecto crucial del control de gastos es su seguimiento y documentación. Esta es la única forma de detectar variaciones y corregirlas en el corto plazo.
Cuando realizas un seguimiento de los gastos en tiempo real, es posible detectar desviaciones al presupuesto o los indicadores, realizando los cambios necesarios para cuidar el flujo de caja. Sin duda, es algo que se puede alcanzar con soluciones avanzadas como los sistemas ERP.
4. Alianzas con proveedores o contratistas
Una buena relación con un contratista o proveedor puede simplificar mucho el control de los gastos directos.
Antes de considerar un contrato importante con un proveedor, asegúrate de que los precios sean revisables de forma periódica y no estipules contrataciones a largo plazo.
Fuera de ello, una buena gestión de proveedores y contratistas puede facilitar la renegociación de contratos de ser necesario y un vínculo sólido permite incluso informar o canalizar posibles incrementos en precios con anticipación.
5. Controlar los inventarios
Inventario es capital invertido que puede traducirse en costos; los niveles de stock y rotación de inventarios juegan un papel preponderante en las ganancias.
Los inventarios excesivos y falta de control representan un alto riesgo de pérdidas por obsolescencia, caducidad y robo hormiga. Por otra parte, un bajo nivel de inventarios o faltantes pueden paralizar las operaciones o limitar las ventas.
Como vemos, la gestión óptima del inventario es una línea muy delgada y la adecuada aplicación de técnicas y métodos para el control de inventarios redunda en una buena gestión de gastos.
6. Uso de herramientas automatizadas
Otro secreto para un control de gastos efectivo es el uso de herramientas para administrar datos, realizar un seguimiento de recursos, crear informes y ajustar el presupuesto en tiempo real.
Tal vez consideras que tienes todo controlado en hojas de cálculo, pero cuando el negocio crece y el registro, conteo y seguimiento se complica, es posible que los datos ya hayan cambiado y no se puedan documentar todas las desviaciones de manera oportuna.
En su lugar, utilizar soluciones automatizadas propicia el acceso a toda la información que necesita en tiempo real y con ello realizar los ajustes e informes necesarios.
Control de gastos – Conclusiones
Prestarle la debida importancia al control de gastos, y utilizar las herramientas que te permitan realizar un seguimiento de tus egresos de forma precisa, te permitirá maximizar tus ganancias.
Como es un proceso basado en el registro, compilación y análisis de datos, las soluciones automatizadas de software o plataformas ERP te darán una enorme ventaja en tan importante tarea.
Además, la elección de un ERP o software de finanzas en la nube te permitirá llevar tu control de gastos desde cualquier lugar, con la seguridad de que la protección y confidencialidad en internet es mucho más efectiva que un software instalado en un equipo de cómputo.
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¡Hasta la próxima!
