Si lideras un negocio o eres su propietario, el control de ventas es uno de los aspectos a los que debes darle mayor importancia para lograr expandir la compañía.
No es para menos, ya que este proceso involucra toda la gestión, seguimiento, recaudación de datos y monitoreo de los bienes y servicios vendidos por una empresa.
Por ello, si deseas convertirte en un empresario exitoso, optimizar la manera en que controlas tus ventas resulta una necesidad. ¿Quieres saber cómo lograrlo? A continuación, te damos 5 recomendaciones que debes de seguir para lograrlo, pero primero, hablemos sobre qué es el control de ventas:
¿Qué es el control de ventas?
El control de ventas es un registro con información importante sobre los productos, vendedores y clientes. Con base en este reporte puedes analizar los datos y generar pronósticos de ventas, así como tomar decisiones esenciales para mantener a flote el negocio.
El control de ventas te sirve si hay algún problema de entre el gerente de ventas y los vendedores, pues mantiene la transparencia de toda actividad de los vendedores y evita alguna acción dañina para la empresa.
¿Cómo se hace el control de ventas?
Hacer un control de ventas te ayudará a mantener tu negocio funcionando sin problemas, para hacerlo puedes generarlo de manera simple en un Excel con unos cuantos datos, pero útiles, por ejemplo, debes agregar las cifras de productos vendidos y datos de ventas por vendedor.
Si quieres hacer un control de ventas mucho más completo, preciso y que te sirva para otro tipo de análisis de tu empresa, puedes utilizar un software de administración con módulos especializados en los productos, ventas y clientes de tu negocio.
Claves para llevar tu control de ventas
Aquí te damos 5 recomendaciones para manejar de forma óptima tu control de ventas y asegurar el éxito de tu empresa:
1. Obtén reportes de ventas precisos
Uno de los mejores consejos para la gestión y administración de PYMES consiste en contar con reportes diarios que sean confiables.
Y es que al contar con un reporte general de tus ventas al final de la jornada, te permitirá evaluar inmediatamente el rendimiento de tu negocio y compararlo con periodos anteriores.
Por otro lado, estos informes te permiten validar que las transacciones se hayan desarrollado correctamente y que correspondan al total de dinero que ingresó a tu organización.
En este punto en particular, si cuentas con un sistema ERP en la nube, tendrás una ventaja adicional, pues estos software almacenan tu información en servidores remotos, lo que te permite acceder a ella desde cualquier lugar y en diferentes dispositivos con conexión a Internet.
De esa manera, podrás dar seguimiento a las operaciones de tu negocio en el momento que tú lo necesites, sin tener que esperar al cierre de la jornada.
2. Ten un sistema POS (Punto de Venta)
Los sistemas puntos de venta no solo te permiten capturar de manera rápida las compras de los clientes y generar comprobantes, sino que son una valiosa herramienta para el control de tus ventas, sobre todo si se encuentran integrados a tu software ERP.
Entre los beneficios de los sistemas POS para el control de tus ventas, se encuentran: la reducción de errores de captura, el apoyo a la generación de reportes de venta en tiempo real, la simplificación de los procesos contables relacionados con las ventas, la actualización automática del número de las existencias en tu inventario y muchos más.
De esta manera, las operaciones fluyen de forma organizada e integrada al resto de las estructuras de la empresa, lo que optimiza el control de ventas. En resumen, simplifica tu trabajo de gestión y la distribución de la información de tus ventas.
3. Monitorea tu inventario en tiempo real
El inventario y las ventas son van siempre de la mano; por eso, cuando desarrollas una estrategia de ventas para tu empresa o lances nuevos productos, tienes que garantizar que puedas mantener el control interno en el almacén.
Al ver conocer rotación de los productos del almacén y la disminución de la existencia tendrás un panorama claro del flujo de caja y la demanda de tus bienes y servicios. Esta dinámica te permitirá reducir las pérdidas y el robo hormiga, que según datos citados en Forbes, puede llegar a mermar hasta el 8% del inventario un negocio.
Afortunadamente, si utilizas un sistema de inventarios, esta tarea la podrás realizar de una manera mucho más práctica, rápida y sencilla. Lo que finalmente se traducirá en un mayor control de ventas.
4. Optimiza tus cuentas por cobrar
Otra área que está directamente relacionada con las ventas son las cuentas por cobrar. Y es que, para tener un control y seguimiento de los diferentes artículos o servicios que vendes, debes también encargarte de gestionar las facturas pendientes de forma efectiva.
Además, si no manejas de forma correcta los financiamientos y plazos de crédito que ofreces, puedes comprometer la salud financiera de tu negocio.
Por ello, debes ser capaz de visualizar el estatus de las diferentes facturas, sus montos, descripciones y responsables. Así, ninguna cuenta pendiente pasará por debajo de la mesa ni pondrás en riesgo el flujo de efectivo en tu negocio.
Finalmente, la optimización de tus cuentas por cobrar especial importancia en comercializadoras para negocios (B2B), ya que esta clase de empresas realiza transacciones que suelen involucrar importantes lotes de mercancía y que se facturan con lapsos de crédito.
Te recomendamos leer «Cómo optimizar tus cuentas por cobrar, ¡sin morir en el intento!»
5. Centraliza toda tu información
Tener un buen control de ventas sin contar con todos tus datos centralizados puede ser realmente caótico, ya que las ventas, por naturaleza, generan una gran cantidad de información, la cual puede resultar difícil de registrar y de reunir.
Por esa razón, es recomendable que delegues dicho trabajo a buenas «manos». Sin duda, nuestra recomendación es utilizar un software ERP, pues la centralización de la información es justamente uno de los principales objetivos y beneficios de contar un sistema de administración.
Esta herramienta agrupará todos los datos que necesitas de tus ventas y los clasificará por ti automáticamente, lo que te ayudará a interpretarlos de una manera más sencilla y práctica.
Si deseas conocer más acerca de las características de un ERP, te invitamos a leer «Qué es un ERP: la guía completa».
Conclusiones
¡Listo! Estas son 5 formas en las que puedes llevar un mejor control de tus ventas.
Como te habrás podido percatar, un común denominador en estas recomendaciones es el uso de la tecnología. Ya que, si bien puedes implementar la mayoría de estos consejos sin tecnología, el tiempo y esfuerzo requerido sería muchas veces mayor.
Cabe señalar que, sumado al ahorro en tiempo, esfuerzo y, por ende, dinero, el uso de sistemas informáticos te permitirá conectar diferentes sucursales y almacenes, lo que resulta clave si cuentas con el objetivo de expandir tu compañía en un futuro cercano.
¿Este artículo te pareció interesante? Si es así, sigue nuestro blog para estar al tanto de más contenido sobre el control de ventas y otros temas relevantes para el crecimiento de tu negocio. Asimismo, no dejes de participar con tus comentarios, ¡queremos saber de ti!
