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Cuentas por cobrar a clientes: ¿Cómo la implementación de un ERP puede ayudarte a manejarlas?

Por Bind ERP staff
Cuentas por cobrar a clientes: ¿Cómo la implementación de un ERP puede ayudarte a manejarlas?

¿Tienes problemas para manejar las cuentas por cobrar a clientes? ¿Crees que tu negocio aún puede mejorar mucho en este aspecto? De ser así, ¡este artículo para ti!

Conscientes de lo complejo que pueden resultar las cobranzas y de lo fundamentales que son para el flujo de caja y la estabilidad financiera, en las próximas líneas te explicaremos cómo puedes optimizarlas por medio de la implementación de un sistema ERP.

En concreto, te mostraremos las ventajas y características de esta solución tecnológica que se reflejan en una mejor gestión de las cuentas y pagos pendientes.

¡Sigue leyendo y descubre 7 beneficios que ofrece la implementación de un ERP referentes a las cuentas por cobrar!

 

Proporciona informes detallados de las cuentas por cobrar a clientes

Implementar un sistema ERP permite olvidarse de Excel y el registro manual de información, lo que ayuda a optimizar las cuentas por cobrar a clientes, entre otras áreas.

Por medio de un Enterprise Resource Planning obtendrás valiosos informes detallados de las cuentas pendientes, llevando un control exacto de los saldos y movimientos.

Además de los reportes, podrás visualizar un dashboard con todos los datos sobre tus movimientos de venta y las cuentas por cobrar, como:

  • Estatus
  • Responsable y deudor
  • Fecha de vencimiento
  • Número de comprobante o transacción
  • Monto de la transacción

Entonces, en general, queda claro que un ERP otorga un mayor conocimiento interno sobre las cuentas, lo que posibilita seguirlas de cerca y asegurarse de que el flujo de ingreso de dinero sea el adecuado.

 

Permite enviar ágilmente notificaciones de cobro

Desde el mismo sistema ERP, que te mostrará todos los datos e información referente a las facturas y comprobantes, podrás enviar notificaciones de cobro a aquellos clientes que tengan saldos pendientes.

Esto demuestra cómo la herramienta se convierte en una especie de sistema nervioso de las cobranzas, que permite centralizar y realizar todas las tareas referentes a estas.

 

Digitaliza y centraliza las cotizaciones y pedidos

La agilización de las cuentas por cobrar y el buen manejo de las mismas ameritan de procesos y labores que empiezan antes de la generación de los comprobantes.

Por ejemplo, para que el ciclo sea organizado y exista un riguroso control sobre una determinada transacción, es importante registrar la cotización y el pedido que le dieron pie.

Así, se puede hacer seguimiento de todo el proceso comercial y definir una fecha prudente de vencimiento del comprobante, que además garantice la disponibilidad de dinero para reponer inventario, pagar servicios de transporte y cumplir con otras responsabilidades.

Precisamente, un sistema ERP permite generar las cotizaciones y pedidos de forma digital y aloja los documentos en una base de datos centralizada, a la que podrás acceder para hacer seguimiento a la operación o para conocer determinadas fechas o etapas del proceso comercial. 

 

Permite vender y cobrar en línea

Las formas de pago juegan un papel fundamental en la gestión de las cuentas por cobrar, especialmente para agilizarlas o motivar a los clientes a liquidar sus deudas a tiempo.

Por ese motivo, un buen sistema ERP se integra con plataformas líderes de recepción de pagos en Internet, como es el caso de PayU.

Así, puedes facturar en línea, monitorear la cuenta por cobrar a distancia y alentar al usuario a que pague la misma a través de este tipo de plataformas.

Además, una vez se cumpla este proceso, el dinero se acreditará y registrará de manera automática en tu cuenta, por lo cual podrás mantener una contabilidad transparente y ordenada, aunque tus ingresos provengan de diferentes medios o plataformas.

Esto también demuestra que, más allá de optimizar el seguimiento de las cuentas por cobrar a clientes y contribuir con el flujo de caja, resulta clave para un buen desarrollo del comercio electrónico.

 

Permite que los clientes generen sus propias facturas

La autofacturación, una de las funcionalidades principales de un buen sistema ERP, también tiene una relación directa con la optimización de las cuentas por cobrar a clientes.

Al permitir que los clientes generen sus propios comprobantes, agilizarás el tiempo de cobro y mantendrás un riguroso control contable.

Además, los portales de autofactura integrados a un ERP pueden ser configurados y ajustados por las empresas, definiendo parámetros que contribuyan con la organización de las cuentas por cobrar y con la gestión contable en general.

 

Registra el dinero que recibas

Como fin del proceso de control de las cuentas por cobrar a clientes, es necesario revisar que, efectivamente, el dinero ingresó a la organización.

Y eso un sistema ERP lo puede hacer por ti, ya que registra automáticamente los ingresos por diferentes conceptos, como el pago de las facturas que emitiste.

Además, estas soluciones muestran los movimientos bancarios detallados, por lo cual podrás conocer la dinámica de las cuentas y cajas.

También obtendrás reportes financieros al instante y actualizados, que te permitirán saber cómo la cobranza efectiva impacta en el flujo de caja y la dinámica financiera de tu negocio. 

 

Aloja toda la información de cobranzas en servidores remotos

Por último, debemos mencionar que un sistema ERP de calidad trabaja con la tecnología de la nube.

Por esa razón, almacena toda la información y los datos de las cuentas por cobrar a clientes en servidores remotos a los que tú y tus colaboradores podrán acceder desde diferentes lugares y dispositivos.

Sí, esto significa que tendrás la posibilidad de mantener un riguroso control de cobranzas a distancia, lo que representa flexibilidad y efectividad.

¡Muy bien! Si leíste hasta aquí ya sabes cómo un sistema ERP puede ayudar a optimizar la gestión de las cuentas por cobrar a clientes.

Lo más importante de esto es que podrás hacerlo de forma transparente, ya que registrarás los pagos de tus clientes de acuerdo con los parámetros y formatos establecidos por las autoridades.

También, permite emitir el complemento o recibo electrónico de pagos, tal como lo recomienda y exige el Servicio de Administración Tributaria (SAT).

¿Te pareció interesante este material? Ahora que sabes cómo optimizar las cuentas por cobrar a clientes, ¿qué tal si aprendes a fidelizarlos y retenerlos? Lee el siguiente artículo y descubre más sobre este valioso tema: Derechos del consumidor: clave para la fidelización de clientes.

 

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Escrito por Bind ERP staff
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Más sobre este tema: Tecnología en la nube, Rock Content

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