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7 consejos para gestionar las cuentas por pagar a proveedores

Por Bind ERP staff

La administración de un negocio está condicionada por varios factores que permiten mantener una salud financiera para que las operaciones se desarrollen bien. Aquí entra la importancia de tener una buena gestión de cuentas por pagar a proveedores. 

La organización es un elemento esencial para cualquier tipo de empresa —no importa si es pequeña o grande— esto puede ser la diferencia entre el crecimiento o la quiebra de la misma.  

Tanto los ingresos como los egresos deben ser registrados, ordenados y verificados cuidadosamente, ya que, con esta información podrás corroborar la situación económica actual de tu empresa.

En muchas ocasiones, una desorganización hace con que no se puede visualizar las entradas o salidas de dinero que corresponden realmente, lo que puede ocasionar grandes consecuencias para el negocio.

Cuando se trabaja con proveedores, es normal mantener relaciones comerciales que generen la adquisición de créditos para pagar la mercancía o servicio que se necesita para que la empresa opere normalmente. Esta situación debe ser manejada con sumo cuidado para evitar caer en morosidad, generar intereses que representen un desembolso mayor de dinero o simplemente perjudicar al negocio.  

Además, mantener una buena relación con tus proveedores te ayudará en un futuro a conseguir mejores plazos o flexibilidades de pago que nunca se sabe cuándo puedas necesitar.  

A continuación, conocerás 7 consejos para realizar una buena gestión de cuentas por pagar a proveedores. ¡Sigue leyendo!

 

1. Nunca dejes de lado la comunicación 

Al hablar de temas monetarios es indispensable tratar de crear relaciones sólidas y claras, por lo que debes ser siempre sincero con la situación que se te presente.  

Si por algún motivo no puedes cumplir con tu obligación en la fecha de pago pactada, comunícate con tu proveedor e infórmale del problema. Manteniendo un trato cordial y de respeto de manera que, puedas negociar una reestructuración de la deuda o un posible aplazo del pago.  

Debes evitar caer en actos que fracturen la relación y toma en cuenta los mismos procedimientos que realizas con tus clientes como las acciones de cobranza efectiva para aplicarlos con tus proveedores. No olvides que en este caso tú eres el cliente. 

 

2. Analiza todas tus posibilidades 

Al momento de elegir con quién deseas trabajar, estudia bien cada una de las opciones que te ofrece cada proveedor.  

No te dejes guiar únicamente por el valor de los productos o servicios sino que debes tener en cuenta cuáles son los beneficios que te ofrece cada uno, ya sea mejores opciones de pago, descuentas por compras al mayor, flexibilidades de plazos, tiempo de entrega, calidad, responsabilidad comercial o cualquier otro factor que pueda intervenir en la elección. 

Por consiguiente, puedes establecer en la empresa algunas políticas de compras para que al elegir un proveedor se verifique que cumplan con ciertos criterios establecidos previamente. Recuerda que analizar cada elemento puede significar mejores decisiones para el negocio. 

 

3. Mantén en orden las facturas 

Cuando se manejan diferentes proveedores, fechas de pago y límites de crédito pueden ocurrir confusiones u olvidos por no tener organizada la información.  

Por este motivo, es importante que establezcas un calendario donde puedas visualizar cada factura según su vencimiento para que de esta forma sepas cuáles son tus prioridades de pago y puedas cumplir con los plazos antes de que se venzan.  

Así evitarás incurrir en morosidad, intereses o realizar desembolsos de dinero superiores a lo que normalmente deberías. De igual manera, evitas crear malas relaciones con tus proveedores.  

 

4. Negocia con tus proveedores 

Si tienes la oportunidad de pagar por completo una deuda llega a acuerdo con tu proveedor para que te otorgue algún tipo de descuento por cumplir con la obligación anticipadamente.  

Esto puede ayudar a mejorar la salud financiera de la empresa y te ofrece la posibilidad de obtener beneficios a futuro con tu proveedor por ser considerado un cliente responsable. 

Recuerda que cualquier disminución en los gastos —por más pequeño que sea— es importante para tu negocio. 

 

5. Incluye cada gasto 

En ocasiones, no se toman en cuenta aquellos créditos o pagos que se adquieren con un plazo mayor de tiempo. Debes tener presente cada compromiso que hayas obtenido anteriormente como: los seguros de autos, bancarios o algún otro que se realicen de manera esporádica.  

De esta manera, no te encontrarás frente a un gasto imprevisto o que no se encontraba contemplado en tu presupuesto lo que podría afectar tu liquidez en el momento.  

Cada cuenta por pagar a proveedores debe ser contabilizada, registrada y considerada. 

 

6. Verifica el registro de las compras 

Una buena administración es fundamental para alcanzar el éxito, por ello debes mantener actualizado todos tus registros de compra _si es posible diariamente_ para evitar dejar a un lado algún desembolso de dinero.  

Cada gasto cuenta al momento de conocer el flujo de efectivo de tu empresa, si no se registran a tiempo se pueden realizar estimaciones equivocadas de la situación del negocio y esto conlleva a incurrir en errores, especialmente, al tomar decisiones importantes.

 

7. Automatiza tus cuentas por pagar  

La implementación de tecnología puede ayudarte de manera significativa en la organización de las cuentas por pagar a proveedores. Actualmente, son muchas las herramientas digitales que te facilitan la vida.  

Los softwares de gestión te ofrecen la posibilidad de organizar toda la información en una sola plataforma de manera que si necesitas alguna información son capaces de ofrecértela en minutos.  

Igualmente, mantendrá clasificados a tus proveedores al igual que sus facturas por fecha de vencimiento, montos y plazos de crédito. Lo que te permite visualizar de manera global todos los datos que necesitas para cumplir con tus obligaciones en cualquier momento. 

Aunado a esto, son capaces de crear alertas y recordatorios de pago para que no se te pase por alto ningún detalle. Estas herramientas también pueden ayudarte con la gestión de tus cuentas por cobrar y muchas otras operaciones minimizando los errores para ayudarte a llevar una mejor administración. 

¡Eso es todo!

Nunca olvides que el mantener todas tus operaciones organizadas mejorarán enormemente los resultados de tu PYME y lograrás que crezca cada día más. 

Pero si todavía no estás convencido de la importancia de tener una buena administración de las cuentas por pagar a proveedores te invitamos a leer el artículo “Héroes Bind toman el control de su negocio” donde encontrarás casos de emprendedores que han logrado el éxito por la aplicación de una buena gestión en sus negocios.

 

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