La plantilla de inventarios en Excel te permite tener un formato de control de existencias en tus almacenes a través de un archivo de Excel.
Este es un paso imprescindible para gestionar los recursos de tu empresa. Conocer qué y cuánto tienes es la base sobre la cual construirás tus estrategias de ventas y harás tus proyecciones financiegras.
Ventajas de la plantilla de inventarios en Excel
La plantilla de inventarios en Excel es una herramienta básica que te ayudará a dar el siguiente paso para automatizar tus procesos poco a poco.
La principal ventaja al llevar tus inventarios mediante esta plantilla de Excel, es que te ahorrarás el cálculo manual de tus niveles de stock.
Otro de los beneficios de este formato de inventarios es que te ayuda a surtir a tiempo tu stock. Tan solo establece los niveles mínimos de mercancías, ¡y listo!
¿Qué incluye la plantilla de inventarios en Excel?
Esta plantilla es un formato de control de inventarios, para que mantengas en orden tus entradas y salidas de producto. Úsala para conocer tus existencias al instante y ahórrate buscar cómo hacer un inventario en Excel.
Para apoyarte en esta tarea, hemos creado un ejemplo de plantilla de inventario de Excel que te ayudará a usarla de una manera más eficiente desde el momento en que la descargues.
Esta plantilla es un sistema de inventario gratis que podrás modificar con datos de tu propia empresa, como lo son:
- Las entradas y salidas de tus productos
- La actualización de existencias
- El registro automático de movimientos
Comienza a llevar tu control de inventario en Excel de forma sencilla y clara, a través de esta plantilla que ha sido descargada por miles de personas y que actualizamos de manera constante para que siga siendo funcional.
Descubre cómo utilizar tu plantilla de inventarios en Excel con este tutorial que preparamos para ti:
Además, este formato de control de inventarios es fácil de usar. Aquí te explicamos cómo empezar a vaciar tus datos.
Al terminar de leer este artículo, podrás descargar tu sistema de inventario gratis en Excel para que comiences a usarlo en tu negocio.
¿Cómo usar tu plantilla de inventarios en Excel para llevar el control de tus existencias?
Esta plantilla de inventario gratuita ya cuenta con las fórmulas básicas de Excel que te ayudarán a realizar los movimientos y operaciones de un formato de excel para inventarios.
Incluso si en tu operación diaria no utilizas una plantilla de inventario en excel, puedes empezar a gestionar tus existencias con esta plantilla de manera intuitiva.
A continuación, te explicamos cómo puedes empezar a usar nuestro formato de control de inventarios en tres sencillos pasos.
1. Guarda una copia y personaliza tu Inventario en Excel
Para empezar, realiza una copia de tu formato de excel para inventarios con el fin de conservar una en blanco. Esto te ayudará a realizar diferentes registros que pueden serte de utilidad cada cierto tiempo.
Al tener una copia, puedes hacer registros de manera mensuales, semanal o en la periodicidad que requiera tu inventario. Esto dependerá de las necesidades de tu negocio así como el flujo de entradas y salidas que tengan tus almacenes.
Primero, localiza el archivo XLS en tu computadora, haz click con el botón derecho de tu mouse y usa la opción duplicar.
TIP: Te recomendamos nombrar el archivo especificando las características de tu negocio, así como la periodicidad que aplicarás en tu plantilla, por ejemplo: 2022_La Comercial Inventario.xls
Ahora sí, continuaremos personalizando nuestra plantilla de inventario en Excel, insertando el logotipo de nuestra empresa en la esquina superior izquierda (como lo muestra el recuadro de la imagen de abajo), también puedes poner el nombre de tu empresa en la parte superior a inicio de cada pestaña.
Opcional: Puedes poner cambiar de tu inventario en excel, el color de algunos textos y recuadros para que se adapten a la imagen corporativa de tu marca. Personaliza tu sistema de inventario gratis.
2. Da de alta tus productos de tu inventario en Excel
Notarás que la plantilla tiene las pestañas INSTRUCTIVO, REGISTRO y PRODUCTOS.
Deberás comenzar por la pestaña PRODUCTOS, que es la que te servirá para dar de alta o registrar tus productos por primera vez.
Cada fila de tu inventario en excel representa un CÓDIGO de producto.
Si no tienes definidos códigos para tus productos, puedes asignarle cualquier código que quieras. Te recomendamos que siga una numeración ordenada para que sea más fácil identificar.
El ejemplo parte del código 100 y va registrando los productos de manera ascendente a partir de ese primer código.
Podrás llenar las celdas con su DESCRIPCIÓN, UNIDAD, CATEGORÍA y ALMACÉN de tus productos. En la última columna deberás definir el STOCK MÍNIMO VIABLE del producto, esto de acuerdo a las existencias que requieras mantener dentro de tu almacén.
Te compartimos un ejemplo:
Si has notado que el chocolate con avellana es el producto que se te acaba más rápido, y el surtido tarda alrededor de media semana, debes calcular el margen del producto que necesitas en existencia para su venta, mientras llega el nuevo pedido.
Si no conoces el concepto de stock mínimo o de seguridad, debes saber que es la cantidad mínima que puedes tener de un producto en tu inventario, para garantizar que no haya escasez dependiendo su demanda con tus clientes y tiempos de entrega de tus proveedores al pedir más artículos.
Para calcular el stock mínimo o de seguridad te recomendamos considerar lo siguiente:
- El plazo máximo en el que tu proveedor puede entregarte el producto, tomando en cuenta posibles retrasos de logística.
- El plazo normal de entrega en el que tu proveedor te envía la mercancía sin ningún imprevisto.
- La demanda media que tu producto mantenga normalmente.
3. Registra las entradas y salidas de tus productos
Primero, necesitas capturar tus existencias del momento.
Ejemplo: Supongamos que a inicios de mes recibes 120 kilos de chocolate con avellana.
A continuación, consulta en la pestaña PRODUCTOS que las existencias se han registrado correctamente:
En cuanto alcances tu STOCK MÍNIMO VIABLE, aparecerá el signo de alerta al lado del inventario, indicándote que es hora de pedir más chocolate con avellana.
En el caso de la imagen de ejemplo, lo que hay que resurtir es el chocolate con almendra.
Ahora bien, para registrar una venta o SALIDA, solo tienes que escribir el código de producto dentro de la pestaña REGISTRO.
Al presionar la tecla ENTER de tu teclado, se llenará automáticamente la fila DESCRIPCIÓN y UNIDAD DE MEDIDA, ya que tu plantilla guardó estos datos cuando registraste tus productos en el paso anterior.
En el momento de registrar tu venta, es importante que establezcas el número de productos en la columna SALIDA.
Cada ENTRADA y SALIDA se registra automáticamente modificando tus números de existencia reales. Tu plantilla te mostrará una alerta y en la columna de SOLICITAR verás la leyenda «Solicitar material». En este caso, te sugerimos verificar tu STOCK MÍNIMO VIABLE.
Como podrás observar, esta plantilla puede ser una excelente forma para que tu negocio comience a automatizar procesos, los cuales te podrían llevar mucho tiempo si los realizas manualmente.
El tener un formato de control de inventarios tiene varios beneficios.
Para empezar, te ayudará a lidiar con los problemas típicos que lidian dueños de negocio a diario como lo son: robos hormiga, pérdida de existencias por no detectar artículos próximos a caducarse, no aplicar una técnica para el control de inventarios, entre otros problemas comunes.
Dar el siguiente paso en la automatización de procesos, ha ayudado a muchos dueños de negocios a mejorar la rentabilidad de tu negocio.
Además, una empresa que ahorra tiempo en operaciones diarias, podrá enfocarse en estrategias que realmente aumenten las ventas y atraiga más clientes con el paso del tiempo.
Aunque un formato de excel para inventarios sea una excelente herramienta para comenzar, todavía puedes mejorar aún más tus procesos con ayuda de la tecnología.
¿Cuál es el siguiente paso?
Esta plantilla de Inventario en Excel está creada para que puedas migrar fácilmente toda tu información a tu software de inventarios.
Recuerda que estos programas están creados para pymes que deseen visualizar, ordenar y controlar sus inventarios de manera más sencilla y rápida.
Puedes descargar este sistema de inventario en Excel de forma gratuita en la parte de abajo.
Si deseas obtener más información para organizar mejor tu almacén, te sugerimos consultar nuestra Guía básica para el control de inventarios, preparada por el equipo de Bind México, que asesora directamente a los clientes en la gestión de su stock.
No olvides descargar en el botón de abajo tu plantilla de inventarios en Excel y comienza a gestionar tus existencias. Siempre ten en mente que el control de tus inventarios es el motor y el alma de tu empresa. ¡Manos a la obra!
Preguntas frecuentes sobre inventarios
1. ¿Qué se entiende por inventarios?
Los inventarios son las existencias de los recursos que las empresas necesitan para lograr sus objetivos y deben ser bien administrados para reducir al máximo el costo de su gestión. El stock puede puede ser de materias primas, productos terminados o suministros.
2. ¿Qué son los inventarios y cómo se clasifican?
Los inventarios son los recursos que una organización emplea para alcanzar sus objetivos. En el caso de las comercializadoras, el stock por lo general se refiere a los artículos o mercancías para venta; en las compañías manufactureras, los inventarios más importantes son los de materias primas, insumos y bienes intermedios. Finalmente, en las empresas de servicios, los inventarios se refieren a los suministros que se requieren para la operación diaria. En todos los casos, el inventario constituye una inversión de recursos financieros e involucra costos.
3. ¿Cuál es el objetivo de realizar un inventario?
El objetivo de realizar un inventario es detectar los posibles errores -faltantes o sobrantes- en el registro de los movimientos de stock.
En el manejo de inventarios, la meta final siempre es disponer del stock necesario justo en el momento que va a ser utilizado; es decir, asegurar su disponibilidad en la cantidad deseado, en el momento y lugar adecuados.
La gestión de los inventarios mediante un sistema de administración en la nube es una buena solución, ya que permite integrar el stock a todas las áreas de la empresa para automatizar su registro.
4. ¿Cómo se registran los inventarios?
Existen varias técnicas y métodos para el control y registro de inventarios. En este apartado, explicaremos el más común, que se refiere al registro periódico del stock.
El método de registro periódico se utiliza para llevar el control de una gran cantidad de existencias que tienen un costo unitario bajo. Las características de esta forma de registro son que:
- Utiliza cuentas nominales como:
- Compras
- Devoluciones en compras
- Rebajas en compras
- Requiere el conteo físico del stock para conocer el inventario final
Por norma de control interno, siempre se debe realizar un conteo físico. Pero además, en el método de registro periódico este conteo es obligatorio, ya que el inventario final se incluye en el balance general.
El inventario final se calcula haciendo un conteo físico de las existencias, para determinar las unidades que no se vendieron y realizar el ajuste del inventario.
Este valor sirve para conocer si la empresa tuvo una utilidad o una pérdida:
Costo de ventas = Inventario inicial + Compras + Gastos de compras – Devoluciones, rebajas y descuentos en compras – Inventario final
Ventas – Costo de ventas = Margen de utilidad o pérdida bruta en ventas
