Los programas de contabilidad y sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) son una necesidad para cualquier empresa que desee consolidarse. Más que tendencia, es modernización y adaptación a los nuevos tiempos.
¿Alcanzó el negocio su punto de equilibrio? ¿Posee la empresa un historial sólido de rentabilidad? ¿Está en la capacidad de crecer y tomar préstamos? Estas preguntas y muchas más se responden a través del estado de resultados confiable.
La falta de información y análisis financiero es tan común entre las pymes de México, que el Instituto Mexicano para la Competitividad (IMCO) las comparó con Peter Pan en su informe Puente Entre Dos Méxicos, donde señala que éstas “se rehúsan a crecer y ser formales”.
Recordaremos que el personaje en mención se niega a crecer y, según el IMCO, ocurre lo mismo con las pequeñas empresas de México, lo que deriva en “falta de información y análisis financiero para la toma de decisiones sustentadas”.
De ahí la importancia de que las pymes sepan elaborar e interpretar los tres pilares fundamentales para el diagnóstico financiero y la toma de decisiones de valor: el balance general, el estado de resultados y el estado de flujo de efectivo.
Esta vez, abordaremos cómo hacer un estado de resultados, su estructura y cómo interpretarlo adecuadamente.
¿Qué es el estado de resultados?
El estado de resultados, antes llamado erróneamente “estado de ganancias y pérdidas”, es uno de los tres estados financieros básicos de una empresa o sociedad mercantil.
Es un informe pormenorizado que da cuenta de los ingresos por ventas, ingresos extraordinarios; los costos y gastos, así como las ganancias o las pérdidas resultantes de la operatividad de la empresa durante un período de tiempo específico, que puede variar de un mes a un año.
A diferencia del balance general, cuya elaboración corresponde a una fecha puntual (la radiografía del negocio en un día específico), el estado de resultados se elabora para un lapso no mayor a un año.
La última cuenta de un estado de resultados se conoce como “resultado neto” y vendrá a ser el diferencial entre la totalidad de los ingresos y los gastos en que el negocio incurre.
Contablemente, el estado de resultados es el primer estado financiero que se prepara, ya que el resultado neto se calcula para ser transferido al patrimonio en el balance general, según el dominio en inglés My Accounting Course.
- Resultado positivo: Representará un superávit o ganancia a favor de los socios o propietarios del negocio, quienes pueden declarar un decreto de dividendos o transferirlo al patrimonio de la empresa por la vía de reinversión de beneficios.
- Resultado negativo: Déficit o pérdida que también puede transferirse al balance general, afectando el patrimonio de la empresa; o bien, puede cubrirse con aportes de los socios.
¿Interesado en temas financieros? Cuida las finanzas de tu negocio a través de estos 9 consejos.
Beneficios de la elaboración del estado de resultados
Quizá el principal aporte de elaborar un estado de resultados es conocer las ganancias (o las pérdidas) que está generando la empresa durante un período de tiempo específico, así como la cantidad y clasificación de los costos y gastos en los que se está incurriendo.
En resumen, el estado de resultados permite:
- Conocer tanto los ingresos como la estructura de costos de un negocio, lo cual permite un mejor control y aplicación de correctivos de ser necesario.
- Llevar un mejor control en el cumplimiento de las metas y las operaciones, si se elabora cada mes.
- Conocer las cifras de ingresos y gastos de las divisiones, departamentos o segmentos comerciales, dependiendo del nivel de agregación o desagregación del estado de resultados.
- Utilizarlo como un informe sobre la gestión de la empresa, por parte de usuarios externos como analistas, proveedores, socios comerciales, inversionistas y potenciales acreedores.
- Saber qué tan eficiente es la administración en el cumplimiento de metas, control de los costes, gastos y si el resultado final del negocio está siendo afectado por ingresos o gastos extraordinarios, es decir, no afines al giro principal del negocio.
Finalmente, cabe decir que el resultado neto no es la única forma de medir la eficiencia o la capacidad de la empresa de generar rentabilidad y honrar sus compromisos financieros.
También debe prestarse atención al flujo de caja provisto en operaciones, cuyo detalle se revela en el estado de flujo de efectivo.
Más beneficios de los estados financieros para la toma de decisiones en tu negocio: Conoce el método de razones financieras y mejora la gestión.
Formato del estado de resultados
En cuanto al formato del estado de resultados, es una práctica común que las empresas agrupen partidas de ingresos y gastos para develar de forma descendente:
- Ingresos totales (Facturación – descuentos y devoluciones)
- Costos directos (Inventario inicial y compras – inventario final)
- Utilidad o pérdida bruta
- Gastos generales
- Gastos por depreciaciones
- Utilidad o pérdida en operaciones
- Ingresos y egresos extraordinarios
- Utilidad o pérdida neta
Muchos pueden ser los componentes del estado de resultados, pero como administradores o socios de un pequeño negocio, debemos prestar especial atención a:
- Las ventas netas
- El coste de la mercancía vendida
- La utilidad bruta
- Los gastos administrativos y generales
- Gastos por depreciación
- La utilidad operacional
- Los intereses pagados por deudas
- Impuestos pagados
- Cualquier ingreso o gastos extraordinarios
- Finalmente, el resultado neto
Ejemplo de un estado de resultados
En términos generales, ésta podría sería la estructura de un estado de resultados para un pequeño negocio:
Asesorías BIND de México S. A. S.
Estado de resultados del 01/01/2021 al 31/12/2021
En pesos mexicanos (MXN)
Ingresos por ventas
(-) Descuentos y devoluciones
= Ingresos Brutos
Inventario Inicial
(+) Compras
(-) Inventario final
= Coste de las mercancías vendidas (CMV)
= Utilidad Bruta (Ingresos Brutos – CMV)
Gastos Generales
Gastos por ventas
Nómina
Otros gastos
Depreciaciones y amortizaciones
= Total Gastos Generales y de Ventas
= Utilidad o resultado Operacional (Utilidad Bruta – Gastos Generales)
(-) Intereses pagados por préstamos
(+) Ingresos Extraordinarios
(-) Gastos Extraordinarios
= Utilidad antes de Impuesto
(-) ISR
= Utilidad o Resultado neto
Consejos para elaborar un buen estado de resultados y sacarle provecho
El estado de resultados será un insumo muy importante para la toma de decisiones, siempre que en su elaboración prevalezca la ética, la normatividad contable según el IMCP y el cumplimiento de los preceptos o principios de contabilidad generalmente aceptados (PCGA).
Solo ello garantizará que las cifras de ganancias o pérdidas se ajusten a la verdadera situación financiera del negocio.
Además, hay que tener en cuenta otros aspectos a la hora de elaborar e interpretar un estado de resultados.
1. Conoce la política de contabilización o reconocimiento de ingresos y gastos
No todos los giros o modelos de negocios aplican por igual sus políticas en cuanto a reconocimiento y contabilización de ingresos y costos asociados.
Por ejemplo: Una empresa de venta de refacciones o repuestos para maquinaria puede reconocer el ingreso cuando despacha la pieza; otras empresas de servicios pueden ser más flexibles y reconocer ingresos, devengados o no, a lo largo del contrato, aun cuando no haya culminado la prestación del servicio.
Estas prácticas o políticas en cuanto a los distintos momentos para el reconocimiento de los ingresos, costos y los gastos, pueden marcar importantes brechas entre la utilidad contable reportada por el estado de resultados y el flujo de caja.
2. Implementa un sistema de inventario permanente
Dos son los sistemas de control de inventarios que aplican los pequeños y medianos negocios:
- El sistema de inventarios periódico: Está asociado con el “juego de inventarios” y una necesaria revisión manual del inventario físico, para conocer las cantidades de cada ítem en el almacén. Es “asincrónico” y puede dar lugar a errores, fallas en contabilización y un menor control.
- Sistema de inventarios permanente: Se asocia mejor con la automatización del control de los inventarios y el conocimiento en tiempo real del número y valoración de las existencias en almacén. Permite un mejor control y da resultados más precisos a nivel de costos.
3. Optimiza la gestión del inventario
De nuevo, distintos métodos de valoración y disposición de los inventarios pueden dar lugar a resultados diferentes a nivel de coste de las mercancías vendidas y la utilidad bruta.
Por ejemplo, un sistema de valoración y gestión PEPS (Primero en Entrar Primero en Salir) en época inflacionaria, puede dar lugar a un mayor coste de la mercancía y una menor utilidad.
Contar con las técnicas y métodos para el control y gestión de inventarios adecuados, nos permite una mejor disposición y manejo de mercancías, reducción de la merma, errores mínimos y existencias acordes con el nivel operativo.
Todo ello incide en los costos reportados, así como el resultado.
4. Presta atención a las depreciaciones
Las depreciaciones y amortizaciones son el reflejo del deterioro de los activos productivos necesarios para las operaciones del negocio.
Aunque son gastos deducibles de impuestos, no representan una salida o desembolso inmediato de efectivo, como una compra de materias primas o el pago de un servicio.
De manera que cuando se calcula el flujo de caja operacional, el primer movimiento es sumar el gasto por depreciación.
El método empleado en las depreciaciones también influye en el resultado del negocio, ya sea que la empresa practique una depreciación en línea recta o una acelerada.
5. Si el negocio empieza a crecer, no abuses de Excel
Microsoft Excel está bien para llevar un control inicial de un pequeño emprendimiento o un negocio en fase inicial.
Pero aún ante el uso de Macros y formularios, el llenado de celdas puede ser arcaico para llevar el registro de las compras, facturación, inventarios, gastos, nómina y otras partidas necesarias para preparar el estado de resultados. También puede prestarse a errores de captura.
A medida que el negocio crece, necesita un mejor control de los costos y gastos para una mayor eficiencia y seguridad, lo cual se logra con un buen software contable y administrativo.
Hacia una toma de decisiones acertada
Para elaborar estados financieros confiables, es importante que además de implementar los principios contables, se utilice un software que garantice la precisión en los registros contables y otros datos.
Pero no solo eso: es ideal que este sistema también sea escalable y genere reportes oportunos, junto con otras herramientas de análisis en tiempo real.
Con esta confiabilidad, el estado de resultados se convierte en una herramienta financiera poderosa para la toma de decisiones que tanto necesitan nuestras pymes.
Si deseas dar el paso a un sistema que coordine, controle y optimice todas las áreas y funciones importantes de tu negocio, en Bind ERP te estamos esperando.
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