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El flujo de caja: ¡Tu aliado para lograr una administración exitosa!

Por Bind ERP staff
El flujo de caja: ¡Tu aliado para lograr una administración exitosa!

El flujo de caja es un elemento clave dentro de la gestión de todo negocio, independientemente de qué tan consolidado esté y en qué sector o giro opere.

Analizar constantemente este indicador es fundamental para que una empresa se mantenga estable y, a la vez, su rentabilidad depende de las acciones y estrategias que se desarrollen para que el flujo de caja permanezca en un estado óptimo.

Para que comprendas mejor a qué nos referimos, en las próximas líneas de este material te explicaremos, con detalle, qué es el flujo de caja, por qué resulta tan esencial medirlo y cuáles son las claves para que este factor se mantenga saludable.

¿Qué es el flujo de caja?

Se trata de un reporte e indicador financiero, que calcula la diferencia entre los egresos e ingresos de dinero en un periodo determinado.

Esto quiere decir que es un reflejo fiel y preciso de la liquidez de una organización, o sea, de la disponibilidad de activos líquidos o dinero.

Para determinar el flujo de caja se debe restar los gastos, es decir los egresos, del total de ingresos que haya percibido la organización durante el periodo a analizar.

Aunque se dice de forma sencilla, realmente no es tan fácil determinar este indicador, pues se requiere de la obtención de múltiples valores, datos e informaciones de índole financiera.

¿Por qué es tan importante el flujo de caja?

No cabe duda de que el flujo de caja está entre los indicadores indispensable para la administración de negocios.

En concreto, medir este factor financiero de manera constante y precisa otorga los siguientes beneficios:

Optimización de la toma de decisiones

La toma de decisiones depende de la calidad y precisión de la información que se tiene.

Al medir constantemente un indicador tan preciso e importante como el flujo de caja, tendrás la garantía de que podrás diseñar acciones y estrategias con base en elementos y estadísticas reales, que sean coherentes con las necesidades del negocio.

Identificación y prevención de riesgos

Medir constantemente este indicador permite identificar a tiempo si el flujo de efectivo es muy inferior a lo requerido o si el nivel de gastos está aumentado significativamente cada mes, entre otras cosas.

De esa forma se puede identificar diferentes riesgos y emprender las acciones adecuadas para prevenirlos.

Conocimiento de la capacidad de endeudamiento

En un mercado empresarial con niveles básicos de confianza e indicadores económicos estables, el endeudamiento forma parte del día a día.

Desde las más pequeñas empresas hasta las grandes corporaciones contraen deudas frecuentemente con proveedores, prestadores de servicios, bancos y demás.

Precisamente, medir el flujo de caja te permitirá saber cuál es la capacidad de endeudamiento de tu negocio, para que puedas tomar decisiones correctas al solicitar lotes de mercancía, contratar servicios externos y acceder a créditos bancarios.

Conocimiento de la rentabilidad

Sí, en general, el flujo de caja te dirá qué tan rentable es tu negocio y los diferentes procesos y actividades que lo conforman.

Es por esto que las empresas que no vigilan este indicador simplemente no saben sobre qué terreno pisan y si realmente son financieramente viables.

¿Cómo mantener el flujo de caja saludable?

¡Bien! Si llegaste hasta aquí ya conoces de qué trata el flujo de caja y por qué resulta tan importante medirlo.

Ahora que estás consciente de la relevancia de este indicador para tu negocio y de los múltiples beneficios que obtendrás al analizarlo, posiblemente te preguntes “¿cómo mantener mi flujo de caja saludable?”.

¡Enseguida te ayudaremos con esto! A continuación, te dejamos una lista de valiosos consejos que te permitirán proteger el flujo de caja y la estabilidad de tu negocio.

Moderniza y centraliza los flujos de información

Medir el flujo de caja es algo que depende de la disponibilidad de información financiera relevante.

Por ese motivo, uno de los pasos que te conviene dar es implementar soluciones tecnológicas como los softwares ERP.

Esta clase de herramientas se ocupan de recolectar la información de manera directa y automática y, luego, la centralizan en una base de datos, generalmente en nube.

Así, puedes seguir en todo momento el flujo de caja y los valores y parámetros relacionados con este.

Incluso, más allá de optimizar el flujo de información, estos sistemas en sí tienen la capacidad de automatizar el seguimiento del flujo de caja, un punto clave que desarrollaremos en el siguiente consejo.

Automatiza el seguimiento del flujo de caja

Hay dos formas esenciales de medir el flujo de caja, haciéndolo manual o de manera automatizada.

La opción manual es la clásica, que consiste en revisar libros contables, partidas de gastos en Excel y otros documentos financieros para elaborar esta comparación entre los ingresos y egresos y conocer sus resultados.

Existe otra, la moderna y efectiva, que se lleva a cabo por medio de soluciones tecnológicas, como los Sistemas de Planificación de Recursos Empresariales.

De forma automática, esta solución te señalará en un panel principal todos los valores asociados al flujo de caja, por lo cual conocerás el estado del mismo en tiempo real y de manera continua.

Sumado a esto, para evitar errores en estados financieros, los sistemas ERP emiten al instante la balanza de comprobación.

Estudia la dinámica de tus inventarios

Los inventarios son mucho más que mercancía y producto. Se trata de un conjunto de activos que se caracterizan por convertirse rápidamente en dinero y, en consecuencia, en ingresos que impactan el flujo de caja.

Por ese motivo, para proteger el flujo de caja necesitas conocer el valor de tu inventario, la rapidez con la que se venden determinados artículos y, también, los índices de rentabilidad de cada uno de estos.

Especialmente, esto te permitirá proyectar en qué ciclos de tiempo podrían ingresar nuevos flujos de efectivo a las cuentas de tu empresa y las cantidades de los mismos.

Analiza la cartera de productos o servicios

Lo dicho anteriormente nos lleva a destacar la importancia de analizar la cartera de productos o servicios.

Como ya sabes, estos tienen una incidencia directa en los flujos de ingresos y, por lo tanto, en la rentabilidad y liquidez de las empresas.

Es importante que identifiques cuáles son los productos o servicios que representan un mayor margen de beneficio, así como cuáles son los más “líquidos”. Es decir, que al tener una alta demanda se transforman en dinero en efectivo con mayor rapidez.

Paralelamente, detecta aquellos bienes o servicios que se “estancan” en tu inventario, debido a una lenta rotación, lo cual los hace muy pocos positivos para el flujo de caja.

En el caso de este tipo de productos, evalúa muy bien si realmente es indispensable que continúes con su comercialización, ya que de lo contrario simplemente podrías eliminarlos y sustituirlos por otra opción.

Por supuesto, al mismo tiempo que analizas tu cartera de productos o servicio, estudia las tendencias del mercado y las nuevas necesidades de los potenciales clientes.

Y es que, en general, para que tu flujo de caja sea saludable tienes que contar con una oferta comercial que garantice rotación constante, así como atractivos índices de beneficios.

Paga en fechas límites de vencimiento

¡Atención! No confundas esto con retrasarte en tus pagos y responsabilidades financieras.

Simplemente, se trata de pagar tus deudas justamente en el día de vencimiento de las facturas o en fechas cercanas, especialmente si se trata de una transacción relacionada con la compra de mercancía y productos para el inventario.

De esta manera, tendrás una mayor cantidad de días para obtener el dinero necesario para cubrir estas deudas sin la necesidad de acceder a nuevos financiamientos o créditos.

Además, contarás con un lapso mayor para acumular ingresos y, así, al llegar el momento de realizar los pagos, los números seguirán estando en un umbral positivo.

Eso sí, cuando los proveedores, bancos y otras organizaciones te ofrezcan descuentos por pronto pago, ¡aprovéchalos!

En esos casos, lo mejor es pagar de manera adelantada para que, al final, la transacción tenga un menor impacto en el flujo de caja.

Ve al origen de cada problema

Cuando encuentres un problema asociado con la liquidez y el flujo de caja, no te centres únicamente en solucionarlo solicitando financiamiento o buscando una nueva forma de regular la disponibilidad de efectivo.

En esos casos, también es fundamental que te enfoques en detectar cuál fue el origen o la causa del problema, pues solo así podrás evitar que vuelva a suceder y hacer mejoras estructurales en tu negocio y la gestión financiera.

Y es que, como cualquier otra área e indicador de tu negocio, el flujo de caja demanda monitoreo constante y el análisis de fallas o deficiencias que puedan incidir de manera negativa en el mismo.

Proyecta el flujo de caja

El concepto de flujo de caja hace referencia a la estimación del dinero que se calcula que ingrese y salga del negocio en un periodo determinado del futuro.

Esto hace que sea clave para tomar decisiones acertadas, evitar posibles problemas y, en general, mantener el flujo de caja saludable en los meses por venir.

Para hacer esta importante proyección, debes basarte en las tendencias históricas de ingresos y egresos, especialmente las de meses cercanos a la actualidad.

Si bien parece una tarea complicada, no tendrás problemas para realizarla si te apoyas en profesionales en finanzas y contabilidad y, además, dispones de una base de datos histórica con información financiera.

Este es otro punto que demuestra lo valioso que es contar con soluciones como los ERP, que almacenan toda la información relevante con el paso del tiempo, lo que facilita las evaluaciones y revisiones de datos e indicadores pasados.

Optimiza la cobranza

La cobranza es otra de las áreas que tiene una relación directa con el flujo de caja.

Aunque generes muchas ventas y transacciones, no tendrás liquidez si no cobras a tiempo tus servicios o productos, dentro de los plazos establecidos en las negociaciones y facturas.

Ante esta realidad, conviene que implementes acciones y estrategias para optimizar las cobranzas y alentar que tus clientes paguen a tiempo, como:

Ofrecer incentivos por pagos de contado

Los pagos de contado te ahorrarán tiempo y esfuerzo en labores de seguimiento y cobranza.

Además, permitirán que los flujos de ingresos lleguen a las cuentas de tu empresa de inmediato.

Tomando en cuenta esto, conviene que valores ofrecer incentivos por pagos de contado a tus clientes. Empieza realizando esta acción con los clientes más fieles, aquellos con los que ya tienes una relación extensa y estable.

Y es que, si bien este tipo de clientes son claves para la rentabilidad de las compañías, también son los que disfrutan de condiciones de pago más flexible y de mayores lapsos para liquidar sus deudas.

Los incentivos asociados a los pagos de contado o adelantados no tienen que ser necesariamente descuentos y promociones. También puedes ofrecer, por ejemplo, un tiempo de entrega mucho menor como atractivo.

Centralizar toda la información de cobranzas

Con la ayuda de un sistema ERP, puedes disponer de una base de operaciones para las cobranzas. Algo que funcionará como una especie de sistema nervioso para esta importante área.

Esta clase de herramientas permite disponer de un panel principal con información de las facturas pendientes, los responsables, los plazos de vencimiento, los montos y otros datos relevantes.

Así, puedes hacer seguimiento de todas estas transacciones y realizar notificaciones o avisos de cobro a quienes estén cerca de retrasarse o ya hayan excedido el plazo de pago.

Construir una buena relación con gerentes de cuentas por pagar

Las relaciones con tus clientes, especialmente con los gerentes de las cuentas por pagar, es otro elemento fundamental para agilizar tus cobros.

La interacción directa con estos actores claves en la negociación puede servir para que, en líneas generales, los clientes paguen en poco tiempo. Esto se traduce en liquidez y flujos de ingresos permanente.

Además, en caso de que alguno de tus clientes experimente problemas que le impidan liquidar a tiempo su deuda, el gerente de cuentas por pagar podrá notificártelo, para que así tomes las providencias necesarias.

Estas son solo algunas de las estrategias que puedes utilizar para optimizar la cobranza de tu negocio. Utiliza aquellas que mejor se adecúen a tu realidad.

No descartes la posibilidad de asociarte

Una decisión como esta, tan importante para el negocio en general, también puede impactar de manera positiva en el flujo de caja.

Y es que muchas veces las empresas tienen atractivos índices de rentabilidad y sus productos o servicios son altamente demandados, pero experimentan problemas de liquidez a raíz que gran parte de las ganancias las emplean en reinversión y proyectos de expansión.

Si bien crecer a través del autofinanciamiento es un gran mérito y una muestra de la buena aceptación del negocio, también puede poner en dificultades la disponibilidad de dinero para costear responsabilidades y costos inmediatos, de los que depende la estabilidad operativa.

Una de las formas de obtener ese “músculo” financiero para expandir el negocio, sin la necesidad de comprometer la liquidez, es a través de las asociaciones estratégicas.

Encontrar inversionistas o nuevos accionistas para tu empresa puede ser una buena idea, siempre y cuando las condiciones sean favorables para ti y te asegures de blindarte desde el punto de vista legal.

Asimismo, al buscar socios y aliados, prioriza a personas y organizaciones que compartan tus visiones, metas y necesidades estratégicas.

Construye una cultura de ahorro

Las empresas más saludables desde el punto de vista financiero, que cuentan con números positivos en su flujo de caja, son aquellas que constantemente analizan su estructura de costos.

Para hacer esto, se necesita conocer, en primer lugar, cómo es la dinámica de ingresos y qué tan estable está la organización en el terreno financiero.

Luego, podrás determinar, a ciencia cierta, cuál es nivel de gastos que puede soportar tu negocio y hacer los ajustes y reducciones necesarias hasta llegar al él.

Además, para que realmente una empresa sea ahorrativa y mantenga una estructura de costos óptima, que genere altos índices de ganancia neta, debe incorporar este elemento a su cultura organizacional y dentro de su personal.

Bajo esta perspectiva, además de transmitir la importancia del ahorro y de cuidar la salud financiera de la organización, puedes optar por ofrecer incentivos por reducción de costos.

Por ejemplo, puedes ofrecer bonos mensuales a los empleados de los departamentos que logren llevar a un punto mínimo la partida de gastos sin sacrificar la productividad y la calidad de las labores y los diferentes procesos.

Analiza con minuciosidad las alternativas de crédito

Sí, está claro que el crédito es un gran aliado para crecer, cumplir con responsabilidades financieras y recuperar la liquidez.

Sin embargo, también representa una carga financiera a futuro para las empresas. A pesar de que alivia en el presente, puede comprometer el flujo de caja y la estabilidad en el futuro.

Entonces, si bien no conviene que prescindas del crédito, sí es necesario que evalúes con minuciosidad las diferentes alternativas de financiamiento.

Antes de tomar un crédito, analiza muy bien las condiciones en cuanto a plazos de pago, tasa de interés, amortizaciones y otras variables.

Por otro lado, a través del estudio del flujo de caja actual y otros indicadores, proyecta la capacidad de endeudamiento de tu negocio.

Del mismo modo, es importante que, al momento de aceptar un financiamiento, lo utilices para proyectos internos que permitan incrementar el volumen de ingresos y, en consecuencia, la capacidad de pago y de liquidez en el futuro.

Céntrate en la fidelización

El volumen de ingresos y un óptimo flujo de caja no solo dependen de la cantidad de clientes que tengas. También, es importante su calidad.

Por esa razón, es importante que desarrolles estrategias para fidelizar usuarios, motivándolos a realizar nuevas y constantes compras.

Esto te permitirá ampliar el Lifetime value (LTV), un indicador que hace referencia a las ganancias líquidas que un cliente le genera a una empresa durante su relación con la misma.

Si logras que el LTV en tu empresa sea elevado, tendrás muchas más posibilidades de disfrutar de estabilidad financiera y de una relación positiva entre los ingresos y egresos.

Para fidelizar clientes y obtener todas las ventas que esto conlleva, desarrolla programas de lealtad, ofrece incentivos constantemente y, sobre todo, cultiva la relación que tienes con ellos, llevándola a un punto en que sea cercana, amigable y personalizada.

Aplica estrategias de captación de clientes

Además de retener a tus actuales usuarios, realiza esfuerzos y estrategias que te permitan ampliar la cartera de clientes e incrementar el volumen y la frecuencia de ingresos.

Esto impactará de manera directa en el flujo de caja, generando una diferencia favorable para los ingresos, con respecto a los costos y gastos.

En la actualidad, para captar a cientos e, incluso, miles de usuarios, Internet y las redes sociales se presentan como medios ideales, debido a su elevada penetración en las sociedades modernas.

Para que inviertas tiempo y esfuerzo en promocionarte en plataformas y medios web que realmente te generen beneficios, estudia muy bien a tus potenciales clientes y la forma como interactúan en el mundo 2.0.

¡Perfecto! Ya sabes qué es el flujo de caja, por qué resulta tan útil e importante medirlo y qué debes hacer para cuidarlo y mantenerlo en un estado óptimo.

En líneas generales, la salud de este indicador depende del seguimiento continuo, el análisis y el desarrollo de las mejores prácticas de administración financiera en cuanto a acceso al crédito y manejo de gastos.

A la vez, demanda que se realice esfuerzos por fidelizar clientes, ampliar tu cartera de usuarios y, en general, incrementar el nivel de ingresos y su frecuencia.

No olvides que para medir el flujo de caja y garantizar su estabilidad se necesita tecnologías que faciliten el acceso de información relevante y entre estas destacan los Sistemas de Planificación de Recursos Empresariales (ERP).

En definitiva, esta solución también incluye muchas otras funcionalidades útiles, como módulos de facturación electrónica y gestión de inventarios y almacenes.

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Escrito por Bind ERP staff
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