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Folios digitales: ¿qué son y para qué sirven?

Por Bind ERP
¿Qué son los folios digitales y para qué sirven?

Más que una serie de números o letras, los folios digitales son la salvaguarda de tus facturas electrónicas y marca la diferencia entre el cumplimiento o no de tus obligaciones fiscales.

No es para menos, ya que estos son un elemento vital a la hora de corroborar la validez de tus comprobantes digitales, pese a no ser su único uso.

Si deseas entender con mayor detalle qué es un folio digital y cómo se obtiene para timbrar tus facturas, ¡sigue leyendo!

 

¿Qué es un folio fiscal?

En la época de la factura en papel, los folios fiscales eran una serie de números y letras consecutivos que se asignaban a los comprobantes fiscales para que los contribuyentes pudieran identificar las facturas emitidas y recibidas.

Durante la historia de facturación electrónica en México, las autoridades determinaron como versión digital del folio fiscal un Identificador Universalmente Único o UUID por sus siglas en inglés, compuesto por 32 dígitos alfanuméricos divididos en 5 grupos y separados por guiones.

  • Este es un ejemplo de folio fiscal: 5FB2822E-396D-4725-8521-CDC4BDD20CCF

Hoy día, los folios digitales 3.3 son generados automáticamente por un PAC (Proveedor Autorizado de Certificación), empresas autorizadas por el SAT para realizar el timbrado de tus comprobantes, es decir, para asignarlos a tus CFDI.

Dado que los folios digitales son otorgados por los PAC de forma aleatoria, estos no pueden ser seleccionados y dejan de ser consecutivos, a diferencia de sus símiles analógicos.

 

¿Para qué sirven los folios digitales?

Contrario a lo que uno pudiera imaginar, los folios digitales poseen usos que van más allá de simplemente identificar nuestros comprobantes fiscales. A continuación, te presentamos algunos de los más relevantes:

 

Emisión de facturas

Su primer uso, como ya lo señalamos, es como elemento clave en la emisión de facturas y otros comprobantes digitales, ya que estos forman parte del denominado timbre fiscal.

Hoy día, es común que los términos folio digital y timbre fiscal se utilicen de forma indistinta, aunque en estricto modo, el folio es solo una de las partes de este último.

Eso sí, recordemos que cuando pagamos por un timbre, lo hacemos principalmente por este elemento, ya que solo un PAC lo puede generar y es responsabilidad de este reportarlos ante la autoridad fiscal.

Además del folio digital, estos son el resto de los elementos que encontrarás en un timbre fiscal:

  • Fecha de expedición del comprobante fiscal
  • Sello digital generado con el certificado de sello digital del emisor del comprobante
  • Certificado del SAT
  • Sello del SAT

Relación de comprobantes fiscales

El folio fiscal te permite relacionar comprobantes fiscales entre sí. Por ejemplo: si requieres cancelar una factura electrónica y generar una nueva, pues esta tenía algún error.

En este caso, al emitir el nuevo CFDI, tendrás que incluir el folio fiscal del documento cancelado.

De contar con un buen facturador electrónico, la relación de documentos es realmente sencilla, pues no requieres buscar ni capturar por tu cuenta los folios fiscales. Tan solo seleccionadas la factura a relacionar, ¡y listo!

 

👉 Te recomendamos leer "Cómo hacer una factura electrónica sin errores".

 

Verificación de comprobantes fiscales digitales por internet

Como señalamos, el folio digital es el elemento con el que puedes comprobar la autenticidad de tus facturas electrónicas.

Gracias al servicio de verificación de comprobantes fiscales digitales del SAT, podrás comprobar fácilmente la autenticidad de las facturas que recibas con solo consultar si el folio fiscal se encuentra registrado en los controles del SAT.

¿Qué se requiere? El folio fiscal del CFDI, el RFC del emisor y el RFC del receptor. ¡Y listo!

Recuerda que verificar tus facturas te permite tener certeza de que estas se encuentran registradas en los controles del SAT y que son válidas para efectos de deducción o acreditamiento. Protégete y ejerce tu derecho.

 

¿Cómo encuentro el folio fiscal en una factura electrónica?

A continuación, te decimos cómo encontrar el folio fiscal de un CFDI, ya sea para identificarlo, comprobar que se haya emitido correctamente, verificar su autenticidad o para relacionarlo con otro comprobante:

 

Encontrar el folio fiscal en el archivo PDF de tu CFDI

Un archivo PDF es una representación impresa que facilita la lectura de la información de tu CFDI, por lo que es sencillo encontrar el folio digital de tu comprobante.

En este, aparecerá en el campo llamado Folio Fiscal o UUID. Asimismo, se encuentra como parte de la cadena original del complemento de certificación digital del SAT.

⚠️ IMPORTANTE: Ten cuidado de no confundir el folio del CFDI (código interno que tú, tu PAC o tu facturador electrónico asigna al comprobante para su fácil identificación) con el folio digital de validez fiscal. Es fácil distinguirlos, ya que el folio fiscal es de 32 caracteres.

Si bien cada facturador electrónico cuenta con plantillas distintas para los comprobantes, los elementos deben ser los mismos. Mira un ejemplo de cómo se visualiza el folio fiscal en el archivo PDF de un comprobante fiscal digital emitido en Bind ERP.

Ejemplo de dónde encontrar el folio fiscal en el archivo PDF de una factura digital

 

Encontrar el folio fiscal en el archivo XML de tu CFDI

Para quien no conozca sobre programación, un archivo XML puede no resultar amigable; sin embargo, este es el documento de mayor importancia para el SAT.

Dicho esto, uno pensaría que encontrar el folio digital sería complicado, pero no es así.

Primero, requieres abrir el archivo XML de tu factura en algún editor de texto (tal como Microsoft Word) o en tu navegador (Chrome, Firefox, etc.). Normalmente, bastará con dar doble clic en el archivo XML para que se abra en alguno de estos programas.

¡Que la cantidad de código que verás no te abrume! Solo requerirás hacer una búsqueda rápida del término UUID para encontrar el folio de tu comprobante.

Mira un ejemplo de cómo se visualiza el folio fiscal en un archivo XML:

Ejemplo de dónde encontrar el folio fiscal en el archivo XML de una factura digital

 

¿Cómo obtener folios digitales para facturar?

Puedes obtener folios digitales para facturar a través de un PAC (Proveedor Autorizado de Certificación)o de un facturador electrónico.

Estos pondrán a tu disposición diferentes paquetes de timbres fiscales para facturar en línea. Recuerda que cada timbre trae incorporado un folio fiscal único y autorizado por el SAT.

Si quieres obtener 5 timbres fiscales gratis al mes, así como paquetes de timbres adicionales a bajo costo y sin vigencia, te recomendamos el facturador electrónico de Bind ERP. Es gratuito, completo e incluye actualizaciones.

Regístrate gratis aquí o da clic en la imagen a continuación.

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¡Listo! Ahora ya conoces qué son los folios digitales, para qué sirven y por qué son tan importantes dentro de tus procesos de facturación electrónica. Déjanos tus comentarios y suscríbete para recibir más contenido de valor para tu negocio. ¡Hasta pronto!

Escrito por Bind ERP
Bind ERP es el sistema de administración en la nube más fácil y completo para crecer un negocio en México.

Más sobre este tema: Contabilidad y Finanzas

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