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Robo hormiga: 6 formas de disminuirlo en tu empresa

Por Bind ERP staff
Robo hormiga: 6 formas de disminuirlo en tu empresa

Aunque el robo hormiga parezca un problema pequeño en las empresas, debes saber que puede llegar a comprometer el bienestar financiero de tu negocio si no le prestas atención.

Un ejemplo de esto es que, según datos de la revista Forbes, este fenómeno puede generar pérdidas entre el 3% y el 5% de compañías de cualquier tamaño, incluso en grandes corporaciones.

Por esa razón, si aspiras a que tu organización crezca, apunta a nuevos mercados y se expanda por otros países, tienes que ponerle fin.

Para ayudarte con esto, hoy te compartiremos 6 formas efectivas y realistas de disminuir e, incluso, eliminar el robo hormiga en tu negocio.

¡Lee con atención!

 

1. Aplica conteos cíclicos

Este es otro de los consejos clave de una guía básica para el control de inventarios en las PYMES y, también, compañías de gran tamaño.

Se trata de una metodología que consiste en hacer un recuento frecuente de una parte del almacén, ya que puede ayudar a encontrar discrepancias surgidas a raíz de un robo hormiga y, por lo tanto, identificar responsables o el momento de la pérdida de un artículo.

Además, los conteos cíclicos ayudan a comparar los datos físicos con los de los softwares de gestión.

Aunque estos sistemas son muy precisos, es importante que seas metódico y minucioso con el control de inventarios.

Mientras más ejercicios de auditoría implementes, ¡mejor!

De esa manera, tu empresa estará blindada contra el robo hormiga y, por lo tanto, será mucho más estable, desde el punto de vista financiero.

 

2. Utiliza el método ABC

Esta es otra de las técnicas y métodos para el control de inventarios que te ayudarán a reducir el robo hormiga.

El ABC, también conocido como método 80/20, clasifica los productos con base en la importancia, demanda y valor que representan, por lo cual permite hacerle un seguimiento más efectivo a cada lote de tus productos, que a su vez se puede optimizar con un software de gestión de inventarios.

Los artículos clase A, que representan apenas el 20% del inventario, tienden a tener una frecuencia de venta baja, pero son los de mayor valor económico, llegando a representar hasta el 80% del valor total.

Por lo tanto, la gestión de esta clase de bienes debe ser prioritaria, ya que la pérdida de uno de estos representaría una caída significativa en el patrimonio de la organización.

Afortunadamente, controlarlos resulta más sencillo, puesto que su existencia y rotación es menor.

En cuanto a los productos clase B, tienen una frecuencia moderada y representan, desde el punto de vista de unidades, el 40% del inventario, mientras que apenas concentran el 15% del valor del mismo.

Por otro lado, el otro 40% del inventario está conformado por productos de clase C, que apenas representan el 5% del valor de este y tienen un volumen de demanda amplio y continúo.

Debido a esta dinámica, los artículos de menor valor son los más difíciles de gestionar y, por eso, el seguimiento constante debe ser una prioridad.

 

3. Contrata el personal adecuado

Cuando se habla de robo hormiga, el factor humano de tu negocio juega un rol fundamental.

Por esa razón, para disminuir este problema tienes que contratar el personal correcto, a través de procesos de selección que apliquen los mejores principios de la gestión de recursos humanos.

Además, es importante que te preocupes por promover el sentido ético y moral en los trabajadores a la par de la productividad.

Sumado a esto, cuando encuentres empleados valiosos y responsables, enfócate en retenerlos a través de políticas salariales atractivas y otros beneficios.

También es importante que diseñes programas de capacitación efectivos que incluyan las mejores prácticas para el manejo de inventarios.

La capacitación interna no solo previene el robo hormiga. También es un mecanismo efectivo para combatir las pérdidas o extravíos derivados de fallas a la hora de clasificar o contabilizar mercancías.

Uno de los puntos claves, en relación con la capacitación, es la familiaridad de los empleados con sistemas y soluciones que contribuyen con una gestión efectiva de los inventarios.

Precisamente, en las siguientes líneas explicaremos por qué estas herramientas son valiosas.

Utiliza la tecnología para disminuir el robo hormiga en tu empresa

4. Apóyate de la tecnología

Uno de los grandes beneficios de tener un software de inventarios o una herramienta de gestión empresarial general que le dé prioridad a este aspecto, es que enfrentarás, de manera directa y efectiva, el robo hormiga.

Gracias a estas herramientas tendrás un mayor control sobre tus almacenes y la existencia de tus diferentes productos.

Eso sí, para que encuentres flexibilidad, seguimiento continuo y comodidad en esta clase de sistemas, es importante que optes por uno que trabaje con la tecnología de la nube.

De esa manera, al alojar la información en servidores remotos, podrás acceder a los datos de tu inventario desde diferentes dispositivos y lugares.

Por otro lado, lo más recomendable es que busques instrumentos multialmacén que te permitan enlazar los inventarios de los diferentes centros de acopio o tiendas con las que cuentes.

Esta funcionalidad te será especialmente útil si esperas expandir tu empresa en el futuro cercano y abrir nuevas sucursales, ya que podrás concentrar en un solo lugar toda la información de tus existencias y, por lo tanto, mantenerlas bajo control.

Otro punto importante que debes considerar sobre los softwares de gestión de inventario es que cuentan con sólidas políticas de seguridad.

Por ese motivo, solo podrán ingresar al sistema aquellos usuarios que autorices previamente.

En el caso de los vendedores y personal de facturación, ya que lógicamente necesitan tener información sobre la existencia de determinados productos, tendrás la posibilidad de mostrarles solo datos específicos.

En cuanto a la interfaz de estas herramientas, lo ideal es que busques una que te resulte simple, intuitiva y visualmente agradable.

Además, tiene que mostrarte suficiente información en su panel principal, como:

  • Descripción del producto y código
  • Existencia
  • Compras y pedidos
  • Almacén de ubicación

Al visualizar todos estos aspectos en tiempo real, podrás identificar en qué momento ocurre el robo hormiga e, incluso, quién es el responsable.

Sin duda, los costos de inventarios de una empresa pueden ser muy altos cuando estas no se apoyan de la tecnología, así que ¡no dudes en implementar un software de gestión!

 


 

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5. ¡No olvides lo básico!

Hasta ahora hemos hablado de la tecnología y de técnicas y métodos como el ABC y los conteos cíclicos y, si bien todos estos puntos son indispensables para disminuir la merma que conlleva la pérdida de insumos o productos, tampoco debemos dejar a un lado los aspectos esenciales a la hora de gestionar almacenes e inventarios.

En términos generales, los principios básicos de la gestión empresarial nos dicen que para controlar todo almacén debe existir coordinación, equilibrio, minimización y flexibilidad.

¡Veamos de qué trata cada aspecto!

 

Coordinación

Este principio hace referencia al aislamiento, en sentido figurado, del inventario o almacén del resto de la empresa. Esto quiere decir que deben existir expertos, equipos de trabajo, sistemas y flujos operativos dirigidos específicamente a estos.

Por supuesto, aunque se gestione como un elemento aparte, no quiere decir que deje de guardar relación con las otras áreas de la empresa y las labores vinculadas con la gestión, la toma de decisiones y la planeación.

Simplemente, es necesario que el almacén no dependa operativamente de otros departamentos, sino que existan esfuerzos y personas dedicadas al mismo.

Incluso, especialmente cuando se trata de franquicias y empresas de manufactura, conviene que el almacén, al menos el central o el que alberga más insumos o mercancía, se encuentre en un espacio único y exclusivo, por fuera de la sede administrativa de la empresa.

 

Equilibrio

Cuando se trata de gestionar almacenes, es necesario cuidar tanto el stock y la existencia como aspectos relacionados con el servicio y cuidado del espacio, entre estos el orden, la seguridad y la higiene.

Al cumplir con este principio, el espacio será tan ordenado como la empresa en sí, lo cual ayuda a prevenir el robo hormiga y las pérdidas.

Si los productos o insumos están organizados correctamente y las instalaciones están en buen estado se transmite profesionalismo y control interno.

Mientras tanto, un almacén deteriorado, sucio y con una clasificación deficiente le puede hacer pensar a colaboradores o visitantes que, al existir tal nivel de desorganización, un pequeño robo no será notado.

 

Minimización

Con esto nos referimos a que los espacios de los almacenes deben ser aprovechados al máximo. Los espacios no utilizados óptimamente dan cabida a manipulaciones no deseadas de productos o materia prima.

Al igual que el desorden y la suciedad, los depósitos con muchos metros desocupados generan una percepción de bajo riesgo para aquellos que, lamentablemente, son capaces de incurrir en robos.

También, cuando se ocupa la totalidad del espacio de un almacén los riesgos laborales suelen ser menores.

 

Flexibilidad

Como mencionamos anteriormente, conviene imaginar el almacén como un ente aislado que necesita esfuerzos específicos y la aplicación de los mejores principios de gestión empresarial.

Por ese motivo, así como se debe ser flexible y proactivo para gestionar el negocio en sí, también es necesario serlo a la hora de manejar el almacenamiento y la clasificación de materia prima o mercancías.

En primer lugar, es necesario adaptarse a las nuevas exigencias en gestión de productos o insumos que plantea el crecimiento de la empresa o la demanda y diferentes situaciones del mercado.

Si tu negocio crece, genera más ventas y la velocidad de la rotación de productos es mayor, probablemente necesites crear nuevos planes de acción, integrar nuevos profesionales y, en general, renovar el flujo operativo.

Por otro lado, para gestionar correctamente los almacenes de materia prima o de mercancías, para así evitar las pérdidas, es necesario ser receptivo a la tecnología y a las nuevas tendencias, ya que estas optimizan el funcionamiento e incrementan los niveles de control.

En el punto anterior conociste los grandes beneficios que la tecnología brinda a la hora de combatir, reducir y eliminar las pérdidas de inventario. ¡No dudes en dar un paso hacia el futuro!

 

6. Aplica labores de vigilancia

Este es otro de los elementos básicos de la gestión de inventarios y la prevención del robo hormiga, pero es tan importante que quisimos explicarlo de forma individual y concreta.

Cuando se trata de vigilancia dentro de los almacenes y espacios de acopiamiento, destacan las siguientes acciones:

 

Instalación de sistemas de cámaras

Como ya sabes, la percepción de riesgo es un aspecto clave en el robo hormiga. Si colaboradores y visitantes sienten que serán descubiertos al cometer un acto indebido, los índices de pérdidas bajarán o desaparecerán.

Estos sistemas pueden estar acompañados de alarmas que alerten cuando una persona ingresa a ciertas áreas del almacén en horas no permitidas.

 

Condiciones de vestimenta

Esta acción también puede persuadir a los “interesados” de intentar cometer un robo de finalmente no hacerlo.

Si prohíbes las chaquetas, los bolsos de mano y otras prendas o artículos a la hora de entrar almacenes y espacios de acopio, tu empresa será mucho menos propensa a sufrir robos.

Eso sí, es importante no sobrepasar límites en las acciones y labores de vigilancias, ya que de lo contrario los trabajadores se pueden sentir señalados y despreciados.

Es por ello que este tipo de acciones siempre deben estar acompañadas de charlas, talleres y otros métodos de educación y concientización interna sobre los valores éticos y morales y el profesionalismo.

¡Listo! Estas son 6 de las mejores formas para finalmente disminuir, o eliminar, el robo hormiga en tu compañía y optimizar la gestión de inventarios en líneas generales. ¡Ponlas en práctica y crece de manera sustentable!

Y es que un proyecto de expansión empresarial solo será viable y beneficioso si se cuenta con una gestión correcta de almacenes y control efectivo sobre el stock y la existencia de los productos, los insumos o la materia prima.

Si deseas profundizar en las causas del robo hormiga, te recomendamos leer "¿Cómo evitar el robo hormiga en las empresas", artículo donde abordamos algunas de las razones de este fenómeno y otros consejos para disminuirlo que te serán de utilidad.

¿Te pareció interesante este contenido? Si quieres hablarnos acerca de la experiencia que has tenido en tu negocio con relación al robo hormiga o necesitas que te aclaremos alguna duda que te surgió tras leer este material, ¡no olvides dejarnos un comentario!

Escrito por Bind ERP staff
Bind ERP es el sistema de administración en la nube más fácil y completo para crecer un negocio en México.

Más sobre este tema: Control de inventarios, Rock Content

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