Sin importar su tamaño o giro, toda compañía realiza gestión de compras para conseguir sus bienes y servicios con la mayor calidad y al menor costo posible.
El proceso de compras es crítico, pues condiciona la calidad de los productos, costos y tiempos de entrega de una empresa, pero también su nivel de exposición a riesgos y competitividad en el mercado.
No obstante, realizar la gestión de compras implica mucho más que buscar la mejor relación precio-calidad.
Mediante un adecuado manejo de estos procesos, la empresa puede mejorar su logística, anticipar contratiempos, controlar niveles de inventario y llegar a convertir al proveedor en aliado estratégico.
Como veremos a continuación, existen técnicas y herramientas para lograr que la gestión de compras contribuya al buen funcionamiento y rentabilidad del negocio.
¿Qué es la gestión de compras?
La gestión de compras es el conjunto de operaciones que lleva a cabo una empresa, para adquirir los bienes y servicios necesarios y asegurar el flujo ininterrumpido de suministros.
Si bien no todas las compañías cuentan con un área dedicada al proceso de compra, todas realizan forzosamente esta función: desde la persona física con actividad empresarial, hasta las transnacionales que compran materia prima en diversas ubicaciones globales.
El proceso de gestión de compras
Aún cuando sea el mismo dueño o administrador quien lleve a cabo las compras del negocio, es importante definir las actividades que se deben desempeñar, además de implementar técnicas y herramientas para mejorar su eficiencia.
En otras palabras, es clave estructurar la gestión de compras a través de las grandes etapas de cualquier proceso administrativo, que podemos simplificar de la siguiente manera:
Fase de la gestión de compras | Objetivo |
1. Planear | Definir políticas de compras. Anticipar los requerimientos, a través de pronósticos efectivos y planes de contingencia. Para esta fase, la empresa puede apoyarse en los requerimientos de las distintas áreas (inventarios, producción y ventas). |
2. Organizar | Analizar las actividades, herramientas y técnicas que serán necesarias para la compra de mercancía. Por ejemplo, preparar las negociaciones con proveedores. |
3. Dirigir | Delegar las tareas y apoyar a las personas involucradas en la gestión de compras. |
4. Controlar | Medir los resultados y cambiar las acciones en los próximos ciclos del proceso de compras, de ser necesario. |
¿Cómo organizar el departamento de compras?
Para organizar y gestionar el departamento de compras, las empresas pueden recurrir al modelo de gestión que mejor se les adapte:
1. Modelo centralizado
En este esquema, existe una sola área que se encarga de realizar todas las funciones de compras de la empresa: contratos, negociaciones, solicitudes, medición de resultados, etcétera.
Es el modelo más común en las industrias donde los insumos son los mismos para todas las sucursales e instalaciones, con la desventaja de que se puede caer en la inflexibilidad y rigidez.
2. Híbrido
El departamento de compras concentra las principales funciones, pero asesora y da lineamientos al resto de la empresa. Es indicado para las compañías con más de una instalación.
Su principal ventaja es que la empresa aprovecha los descuentos por volumen, pero sin perder la flexibilidad de que cada área pueda procesar las compras que necesita.
3. Descentralizado
Cada área de la empresa busca sus proveedores y elabora sus propias solicitudes para la adquisición de bienes y servicios. El departamento de compras únicamente administra tales solicitudes.
Mejores prácticas para optimizar la gestión de compras
El modelo de gestión que utiliza una empresa determina, en gran medida, que el suministro de bienes y servicios sea continuo.
El siguiente aspecto a considerar es la implementación de buenas prácticas al gestionar las compras, aportadas por los expertos que con el paso de los años han logrado profesionalizar esta función de las empresas.
1. Crear estrategias
En colaboración con las áreas de inventarios, finanzas, producción (de ser el caso) y ventas, el departamento de compras desarrolla planes efectivos para asegurar el flujo de suministro.
Es buena idea considerar la matriz de Peter Kraljic, una de las más utilizadas para encontrar la mejor estrategia de compras:
Tipo de productos | Estrategia en la gestión de compras |
Productos apalancados | Reducir los costos de adquisición. Recurrir a licitaciones. |
Estratégicos | Buscar alianzas para garantizar el abastecimiento a precios competitivos. |
Rutinarios | Reducir la cantidad de proveedores, estandarizar y mantener bajos los costos. |
Críticos | Reducir la dependencia hacia los proveedores. |
2. Definir categorías de compra
Las categorías de compra son grupos de productos o servicios similares. Se utilizan para ahorrar en las compras, al unificar la demanda, aumentar los volúmenes de compra y obtener mejores condiciones de precio y entrega.
A partir de esta necesidad, nació el estándar internacional y multisectorial que permite clasificar los productos y servicios en mercados globales, llamado UNSPSC (United Nations Standard Products and Services Code).
3. Digitalizar para aumentar la productividad
Lo advierten expertos en inventarios y abastecimiento: hoy en día, hay que descartar las formas de trabajo no digitales y en su lugar, implementar la tecnología que ayude a reducir los costos, prevenir errores y agilizar los tiempos.
Un sistema de administración en la nube como Bind ERP incrementa la productividad al:
- Agilizar el proceso de compra. En automático, asigna un número o folio a cada insumo, mercancía o materia prima, lo que permite dar el seguimiento al nivel de existencias y reabastecer con rapidez.
- Mejorar la proveeduría. Bind ERP permite crear un catálogo de proveedores, para tener visibilidad sobre los pedidos que han surtido y asignar cuentas contables asociadas.
- Exportar detalle de órdenes de compra. Tanto si el departamento de compras está centralizado o descentralizado, un ERP como Bind da el acceso a los detalles de las órdenes de compra generadas en la empresa.
- Analizar los gastos. A partir de los reportes y gráficos que genera Bind ERP, con un buen análisis se puede determinar dónde conseguir ahorros.
4. Pronosticar
Es aconsejable realizar pronósticos sobre la demanda en un año, con la ayuda de herramientas como el análisis de Pareto, el suavizamiento de la demanda y el método ABC.
5. Desarrollar negociaciones
Una de las funciones de la gestión de compras es la negociación constante de precios y términos de pago y entrega con los proveedores.
6. Analizar el mercado
Por supuesto, no es posible negociar y obtener precios competitivos sin conocer el mercado. Para elaborar este análisis, se recomienda pedir cotizaciones a distintos proveedores o sencillamente realizar una licitación.
7. Administrar relaciones con proveedores
En términos generales, se trata de gestionar a los proveedores para mejorar su desempeño, a través de la evaluación de resultados y entrenamiento. Además, recurrir a nuevos proveedores en caso de ser necesario.
Lo recomendable es ubicar al menos a tres proveedores capaces de proporcionar un insumo o servicio, con el fin de disminuir el riesgo de depender de uno solo.
No está de más recordar que en algunas industrias, como la farmacéutica y la de alimentos, existen normas y lineamientos legales que establecen los requisitos a cumplir por parte del área de compras y los proveedores.
En conclusión
La gestión de compras es un área crítica para cualquier empresa, por lo que es importante hacer el esfuerzo de estructurarla y profesionalizarla, incluso cuando solamente hay una persona encargada de esta función.
Para ello, el negocio puede adoptar cualquiera de los modelos de gestión (descentralizada, centralizada o híbrida) e implementar las mejores prácticas para la gestión de compras: desde la planeación y elaboración de pronósticos, hasta la medición de resultados y desarrollo de proveedores.
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