La gestión de proyectos es un aspecto elemental en cualquier negocio, especialmente en aquellos que esperan expandirse y están en la constante búsqueda de la optimización operativa.
A través de esta labor podrás garantizar que los recursos y esfuerzos que destines a diferentes planes realmente se traduzcan en logros y resultados concretos, que estén alineados a los objetivos estratégicos de la organización.
Dicho esto, en las próximas líneas explicaremos qué es la gestión de proyectos, cuáles son sus diferentes etapas, qué debes hacer para mejorarla y cuál es su importancia real para tu empresa.
Entonces, ¿nos acompañas a aprender sobre todo esto? De ser así, ¡síguenos hasta el final!
¿Qué significa gestión de proyectos?
La gestión de proyectos puede definirse como una labor gerencial y estratégica, que se basa en la planificación, evaluación y seguimiento de múltiples actividades y procesos orientados a objetivos generales y específicos.
Aunque suena sencillo, realmente es un factor complejo que involucra conocimientos, liderazgo, visión, tecnologías y capacidad de resolución y adaptación.
Como propietario o director de una empresa, independientemente de su tamaño y giro, es importante que estés involucrado en la primera línea de la gestión de proyectos, participando en la toma de decisiones y en otros aspectos primordiales.
Por ese motivo, ¡tienes que conocer en qué consisten sus diferentes fases!
Fases de la gestión de proyectos
Un emprendedor exitoso divide la gestión de proyectos en diferentes fases, pues esto ayuda a mantener el orden, la rastreabilidad y, en general, facilita la efectividad y el cumplimiento de resultados.
Esta importante labor puede segmentarse en 5 etapas esenciales:
1. Análisis de viabilidad
Esta fase consiste en responder una pregunta muy clara: ¿el proyecto es viable?
Para cumplir con esta se necesita realizar un análisis profundo de la empresa, sus recursos y diferentes características, así como del entorno en que se llevará a cabo el proyecto.
Evaluar estos aspectos es elemental para optimizar la toma de decisiones referente a un proyecto.
Por otro lado, es importante medir la coherencia del plan en sí. Entre otras cosas, determina si los lapsos para conseguir los resultados son realistas o si, al contrario, es necesario extenderlos o ajustarlos.
2. Planificación del trabajo
En este punto ya fueron aprobadas las bases del proyecto, así que es necesario dejar los puntos claros en torno al trabajo a realizar.
En otras palabras, consiste en fijar las actividades, estrategias y acciones que promoverán una productividad laboral idónea durante el proyecto y, en consecuencia, la conquista de los resultados.
También debes estimar si el esfuerzo y los procesos necesarios pueden ser llevados a cabo por el equipo actual o se necesita incorporar nuevos colaboradores.
3. Ejecución
Es la etapa en que tu empresa deberá desplegar lo que se conoce como el know how, un término que hace referencia a las capacidades y cualidades de una organización para realizar diversas tareas y actividades.
Básicamente, se trata de poner todas las virtudes y conocimientos de la compañía a merced del proyecto, siguiendo los parámetros y flujos de trabajos preestablecidos.
En líneas generales, la ejecución de un proyecto requiere:
- Establecimiento del entorno de trabajo planificado;
- Asignación de tareas a sus responsables;
- Realización de las tareas establecidas dentro de los plazos definidos;
- Correcciones o ajustes en tiempos y oportunos.
Con todos estos elementos funcionando, se debe pasar de inmediato a la siguiente etapa, relacionada con la supervisión de los mismos.
¡Veamos!
4. Seguimiento y control del trabajo
Como su nombre lo demuestra, en esta etapa se tienen que seguir de cerca todos los flujos de trabajo y acciones relacionadas con el proyecto, al igual que las decisiones tomadas y sus impactos.
También, esta etapa tiene una relación directa con el tradicional control de calidad, así como con la gestión de incidencias, las evaluaciones de productividad y las retroalimentaciones.
Las tareas de seguimiento y control operacional son mucho más prácticas y efectivas cuando el proyecto se gestiona a través de soluciones que centralicen la información e, incluso, automaticen tareas. Una excelente alternativa son los Enterprise Resource Planning o ERP (sistema de planificación de recursos empresariales).
¿Sabes qué es un ERP? Esta herramienta tiene un enfoque integral, es decir, puede abarcar y operar en todos los niveles y áreas del negocio y sus proyectos. Esto la convierte en una muy buena alternativa cuando se quiere tener un seguimiento amplio y eficaz.
5. Cierre
Cumplir con éxito todas las fases anteriores te llevará, finalmente, al cierre del proyecto y, por lo tanto, al cumplimiento de metas y objetivos.
Eso sí, el cierre del proyecto es mucho más que un formalismo, pues en esta etapa decisiva también es necesario controlar y verificar elementos, evitando cualquier tipo de cabo suelto.
En este punto son muy útiles los listados de control, que permiten revisar y analizar una a una las tareas, y, de esta forma, verificar que cada una de estas se haya cumplido satisfactoriamente.
Sumado a esto, es clave que se analicen los resultados con respecto a las estimaciones iniciales, es decir ¿realmente se logró lo esperado? ¿Puede considerarse como un proyecto satisfactorio? ¡Estas preguntas no pueden dejar de responderse!
Otro aspecto clave, cuando se trata del cierre de la gestión de proyectos, es la realización de un backup, es decir, una copia de seguridad y respaldo con todo lo referente a las actividades, los flujos de trabajo y los logros.
Así, la empresa cuenta con un instrumento de análisis y, también, con una referencia o punto de partida para nuevos proyectos.
¡Bien! Ya conoces las fases fundamentales de la gestión de proyectos, pero aún falta hablar sobre algo muy importante: las estrategias y principios que permiten tener éxito.
¡No te apartes!
¿Cómo mejorar la gestión de proyectos?
La gestión de proyectos es un proceso complejo, en el que se pueden cometer errores si, en primer lugar, no se cumplen las etapas que mencionamos líneas atrás.
Pero, también es indispensable aplicar determinadas estrategias y seguir ciertos principios para que el proyecto evolucione de manera deseada y nunca se pierda el enfoque. Específicamente, hablamos de:
Definir tareas independientes
Es importante que las tareas estés vinculadas, al igual que los equipos de trabajo en general, pero eso no significa que puedan repetirse.
Es indispensable gestionar cada actividad de forma ordenada y orientarlas a fines específicos y, también, únicos.
Para lograrlo es fundamental delegar funciones de forma precisa y, sobre todo, elegir a las personas adecuadas para llevarlas a cabo.
Tiempo y personas: los principales recursos
Uno de los errores comunes en la gestión de proyectos es privilegiar el dinero y los materiales o recursos técnicos por encima de la persona.
Sin embargo, la realidad es que, independientemente de los recursos económicos, operativos y tecnológicos que se tengan, al final del día será el talento humano el que permitirá avanzar conforme a lo planificado, respetando ciertos lapsos y tiempos.
Como gerente o propietario, conviene que te enfoques en sacar al máximo provecho del capital humano y tiempo disponible, considerando, por supuesto, el dinero y la infraestructura técnica y tecnológica.
Digitalización de tareas y procesos
Que el tiempo y las personas sean el foco de un proyecto no quiere decir que puedan dejarse a un lado los elementos tecnológicos.
En la actualidad, resulta complejo cumplir con los lapsos esperados y tener un gran alcance si no se toma en cuenta la digitalización e, incluso, la automatización.
Soluciones como los ERP son fundamentales para alcanzar la estabilidad operativa deseada y optimizar los flujos de trabajo.
Además, como ya mencionamos, facilitan el acceso a información de interés para realizar evaluaciones o, simplemente, mantener el control operacional.
Mantener el foco en el cliente
Aunque la gestión de proyectos puede estar orientada a la expansión, el mejoramiento de ciertas áreas y otros aspectos internos de la empresa, los resultados y cambios siempre tienen un impacto positivo o negativo en el cliente.
Es por ello que en todo proyecto tienes que mantener el foco en tus usuarios, es decir, evalúa de qué forma cambiará la experiencia con cada paso que dé la empresa.
Incluso, es conveniente comunicar y transmitir en concreto los parámetros del proyecto y los beneficios que el mismo brindará a los clientes y aliados comerciales.
Además de tomar en cuenta estos principios, como líder del proyecto debes aceptar y asimilar ciertos retos y desafíos.
Entre otras cosas, es importante que tengas la capacidad de soportar la incertidumbre e, incluso, convivir con ella en ciertos momentos. Si bien existen etapas enfocadas en planificar y revisar las estrategias, es normal que ocurran eventos no deseados y que se presenten variaciones, muchas veces a raíz de circunstancia del entorno.
Por ese motivo, como líder, debes tener la flexibilidad y proactividad necesaria para comprender estas situaciones y tomar decisiones que, quizás, no estaban en el «libreto».
Otro aspecto clave en la gestión de proyectos es la originalidad. Aunque pueden existir situaciones similares, ningún plan y su ejecución será igual a otro.
Que en el pasado te hayan funcionado ciertas estrategias y flujos de trabajo no necesariamente implica que estas sean ideales para un nuevo proyecto. Es importante evaluar muy bien la realidad actual y, con base ello, tomar decisiones.
Para culminar esta sección y realmente explicar cómo mejorar la gestión de proyectos, no podemos olvidarnos de los conflictos. Es fundamental poder identificar las características de los mismos, pues esto es lo que permite definir las acciones concretas para solucionarlos.
Entre los conflictos más comunes en la gestión de proyectos encontramos:
Falta de recursos
Todo proyecto está acompañado de un presupuesto general y otros específicos, destinados para áreas y actividades concretas. Puede suceder, especialmente con los presupuestos específicos que estos no abarquen el total de la inversión necesaria, lo que lógicamente genera un conflicto.
Sin duda, se trata de una situación no deseada, pero que no supone el final o el fracaso de un proyecto. En esos casos se deben considerar alternativas como financiamiento externo o, simplemente, realizar cambios internos en cuanto a la distribución de los recursos económicos.
Falta de liquidez
Es importante no confundir este conflicto con el anterior. La falta de liquidez simplemente consiste en no disponer del dinero necesario para una determinada acción de forma inmediata, aunque la compañía sí cuente con los recursos y activos equivalentes.
Muchas veces, esto sucede por el retraso de trámites burocráticos y administrativos, por lo cual puede considerarse un conflicto de índole logística, pero no gerencial. Aunque pareciera no ser un gran problema, ya que no representa falta de recursos, sí tiene un significativo impacto en la gestión de proyectos, ya que dificulta el cumplimiento de diferentes etapas y metas.
Es por ello que los encargados del proyecto deben mantener una comunicación constante con empleados administrativos y los encargados de la toma de decisiones financieras y el manejo del capital, para garantizar la disponibilidad inmediata y, en consecuencia, evitar paros indeseados.
Diferencia de cultura
Al igual que sucede en las empresas en sí, durante los proyectos se presentan situaciones que son interpretadas de forma distinta por diferentes individuos.
Quizás, lo que no es grave para alguna persona para la otra es un gran problema. Por otro lado, algunos pueden sentirse preocupados por un cambio repentino, mientras que otros se adaptan a este de manera natural.
Como líder tienes que lidiar con esas diferencias y descubrir, a ciencia cierta, el perfil de cada miembro de tu equipo. Así, sabrás quién puede ofrecer un mejor rendimiento o tener la actitud idónea para cada caso.
A la par, es importante que establezcas criterios comunes y métodos de análisis y evaluación que distingan al proyecto, limitando las interpretaciones basadas en la cultura de cada individuo.
Diferencia de intereses y roles
Dentro de un proyecto, cada persona tiene un rol específico y, por lo tanto, tiene que velar por resultados, objetivos y avances concretos asociados a su campo de influencia. En algunas ocasiones, esto puede causar un clásico conflicto de intereses, producto de las necesidades que plantea los roles de cada miembro del equipo.
Por ejemplo, si se presenta un conflicto de falta de recursos o liquidez, un jefe de departamento puede presionar para que el dinero disponible sea utilizado para alguna actividad asociada a su área, algo que también podrían exigir los líderes de otros equipos de trabajo.
Esto nos demuestra, también, que un conflicto puede ser el desencadenador de otros conflictos, por lo cual comprender la magnitud y origen de estos y enfrentarlos a tiempo resulta fundamental.
¡Genial! Ya hablamos sobre todo lo referente al manejo de conflictos y a las buenas prácticas para gestionar un proyecto. Ahora, analicemos por qué es tan importante tomar en cuenta todo esto y manejar de forma eficaz los diferentes proyectos de tu compañía.
¿Por qué es importante la gestión de proyectos?
En líneas generales, la gestión de proyectos es importante porque es la garantía del éxito. Sin ella, simplemente se trataría de acciones desarticuladas y sin efectos concretos, así como de desperdicio de dinero, tiempo y otros recursos.
Sin embargo, existen beneficios específicos de la gestión de proyectos que conviene explicar a profundidad. Algunos de ellos son:
Optimización del presupuesto
De acuerdo a The Digital Project Manager, un blog especializado en gestión de proyectos, el presupuesto destinado a estos se desperdicia hasta en un 20% cuando no hay un manejo.
Es por ello que una buena gestión de proyectos se basa en la supervisión y el seguimiento constante de cada actividad y decisión, así como de la rentabilidad de estas.
Recuerda que tras el proyecto está tu empresa y todos los compromisos económicos que ella conlleva, por lo cual el retorno a la inversión, los márgenes de beneficios y la viabilidad financiera en general son aspectos a tener presentes.
Alineación estratégica
Cuando un proyecto pertenece a una empresa no es conveniente que sea totalmente autónomo de esta. Al contrario, cada una de sus acciones debe estar alineada a la estrategia general de la organización y sus características.
Gracias a la gestión de proyectos, los directores, supervisores y otro personal de jerarquía pueden actuar como agentes que supervisen que se cumplan los intereses de la compañía y, además, que se mantengan sus filosofías y principios.
La alineación estratégica es lo que realmente permitirá que se obtengan los objetivos deseados y necesarios para la organización.
Planificación realista
Se trata de otro punto clave cuando hablamos de la importancia de la gestión de proyectos.
Realizar esta labor, cumpliendo con las etapas y parámetros que hemos mencionado, permite prever el futuro con mayor exactitud y, por lo tanto, definir planes de acción y estrategias mucho más acertadas.
Generalmente, las pérdidas económicas y de tiempo están asociadas a decisiones erróneas, que no son acordes a las necesidades reales y a las dinámicas futuras de los entornos.
Mayor calidad
Como ya sabes, el control de calidad es un aspecto elemental de la gestión de proyectos. Es por ello que implementarla permite tener mejores resultados y, en general, alcanzar un alto rendimiento en cada una de las acciones y actividades.
Un aspecto clave, en cuanto a la importancia de la gestión de proyectos, es que esta se enfoca en que los resultados sean sustentable. En otras palabras, se enfoca en que los cambios y mejoras derivados del proyecto se consoliden y resistan el paso del tiempo.
Solo de esta manera los esfuerzos y recursos habrán valido la pena y, por lo tanto, la inversión y el proyecto en sí pueden considerarse positivos.
Menores riesgos
Al garantizar una mejor planificación y prever el futuro con precisión, existirán muchos menos riesgos asociados a la ejecución del proyecto.
Definir planes de acción y actividades realmente necesarias y optimizar los flujos de trabajo es clave para evitar accidentes laborales, pérdidas de materiales e insumos y acuerdos comerciales no beneficiosos, entre otras cosas.
Por otro lado, un proyecto efectivo debe contar con un equipo de identificación, gestión y mitigación de riesgos. Así, aunque estos emerjan, se contará con los mecanismos y recursos necesarios para mitigarlos y prevenir males mayores.
Orden en todos los ciclos de vida del proyecto
Cuando no existe una gestión de proyectos efectiva y sólida, es común que el orden y la estabilidad se pierda en diferentes etapas y procesos. En cambio, una buena gestión es sinónimo de un ritmo operativo estable y racional, que es producto de decisiones, acciones y actividades que derivan del conocimiento y el análisis continuo.
También, esta labor ayuda a prevenir duplicidades, pérdida de información, paros y muchos otros problemas que son consecuencia de la falta de orden y control operacional.
Aprendizaje
Solo cuando todo el equipo de trabajo está realmente involucrado en un proyecto y lo sigue de cerca este se convierte en una experiencia que aporta aprendizajes y que enriquece a la organización en general.
Además, se trata de un proceso que permite conocer mejor a la empresa y, también, recolectar información de interés sobre diferentes áreas, así como medir las capacidades y destrezas de diferentes miembros del talento humano.
Conclusiones
¡Muy bien! Ya llegamos al final de esta interesante lectura acerca de la gestión de proyectos, un aspecto clave en el éxito y el crecimiento de tu negocio.
Recuerda que se trata de un proceso que no puede tomarse a la ligera, sino que debe seguir diferentes fases y etapas, a la par que se aplican principios y prácticas estratégicas claras y efectivas.
Ten especialmente presente la importancia de llevar a cabo esta labor, así como la gestión de tu empresa en general, con el apoyo de recursos y soluciones tecnológicas que centralicen la información y promuevan la optimización operativa.
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