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Descubre cómo la gestión de riesgos ayudará a tu PYME

Por Bind ERP staff
Descubre cómo la gestión de riesgos ayudará a tu PYME

La gestión de riesgos es un aspecto elemental para las PYMES en estos tiempos de cambios constantes y de entornos económicos que han experimentado dificultades en tiempos recientes.

Esto nos ha motivado a crear una extensa y completa guía sobre este factor, que te mostrará de qué trata, cuáles beneficios representa y de qué forma desarrollarlo con éxito, entre otras cosas.

Entonces, ¿te gustaría aprender sobre este valioso tema? De ser así, ¡sigue leyendo!

¿Qué es la gestión de riesgos?

Se trata de proceso que agrupa todas las labores de organización, planificación, control y dirección orientadas a prever riesgos, evitar los mismos o, al menos, mitigar el daño que pueden causar.

Es importante mencionar que este análisis constante no sólo se dirige al funcionamiento interno de las organizaciones. También, evalúa los entornos y aspectos externos que de una forma u otra impactarán a la empresa y su funcionamiento.

Para que entiendas mejor este factor, en la siguiente sección hablaremos sobre sus características.

Características principales de la gestión de riesgos

Entre las características que definen a la gestión de riesgos, en el plano empresarial, se encuentran las siguientes:

Es un trabajo constante y permanente

La gestión de riesgos es un elemento que debe estar presente desde el diseño del plan de negocio y en el análisis de la inversión inicial.

Solo las empresas que toman en cuenta este factor pueden resistir el paso del tiempo y crecer de manera sustentable y satisfactoria.

Es realizada por personal interno

Si bien asesores y consultores pueden contribuir con la gestión de riesgos, se trata de un proceso que es impulsado y dirigido por miembros internos de las organizaciones, que al final del día son los más interesados en prevenir riesgos y mitigar el impacto de los mismos.

Se trata de un proceso general

La gestión de riesgos abarca todas las áreas de una organización, incluso aquellas que parecen libres de problemas y poco vulnerables.

Además, como ya sabes, sus análisis y evaluaciones toman en cuenta los riesgos asociados a factores externos.

Se aplica en todo tipo de organizaciones

La gestión de riesgos no es algo exclusivo de empresas de ciertos giros, y tampoco es relevante únicamente para las compañías de mayor tamaño.

Se trata de un factor que deben tomar en cuenta desde microempresas hasta grandes corporaciones, independientemente del sector en el que operen.

Además de estas características, existen ciertos principios claves que debe seguir la gestión de riesgos, de acuerdo a la norma ISO 31000 de la Organización Internacional de Normalización (ISO, por sus siglas en inglés), como:

  • Crear valor para las organizaciones;
  • Sustentarse en información de calidad;
  • Fomentar la mejora continua;
  • Funcionar de manera estructurada y sistemática;
  • Seguir la trasparencia y la inclusión;
  • Tomar en cuenta factores humanos y culturales;
  • Ser valorada como un proceso de toma de decisiones;

¡Bien! Ahora que tienes esta información en tus manos, llegó la hora de abordar con mayor profundidad la importancia de la gestión de riesgos.

Beneficios de una sólida gestión de riesgos

En general, este proceso permite prevenir riesgos o mitigar los impactos de los mismos, pero esto no es lo único.

Además, existen múltiples beneficios específicos y concretos de tomar en cuenta la gestión de riesgos en las organizaciones. Entre estos están los siguientes:

Racionaliza la toma de decisiones

Sí, la gestión de riesgos es una de las claves de una buena toma de decisiones.

Al tratarse de un proceso que conlleva análisis de información y predicción de escenarios futuros, contribuye con que la gerencia y el personal con responsabilidades en la toma de decisiones puedan establecer y planificar acciones coherentes, efectivas y convenientes.

Permite crecer de forma sustentable

Uno de los grandes errores que cometen las PYMES al expandirse es no tomar en cuenta la gestión de riesgos.

Esto hace que crezcan arrastrando problemas y siendo vulnerables a riesgos y problemas futuros, que pueden hacer que las inversiones y los proyectos de expansión no sean viables.

En cambio, cuando se valora este proceso, el crecimiento es ordenado, coherente y, sobre todo, sustentable, por lo cual los proyectos pueden llegar a sus objetivos y los resultados resisten el paso del tiempo.

Mejora el flujo de comunicación e información

Una buena gestión de riesgos depende, en gran parte, de la cantidad y calidad de la información disponible para hacer análisis y evaluaciones.

Por ese motivo, para llevar a cabo este proceso se requiere la recolección y centralización de un gran volumen de datos relevante y de interés.

A su vez, esto genera que mejoren los flujos de comunicación e información internos y que exista un mayor nivel de conocimiento sobre la realidad del negocio y los escenarios futuros.

Fomenta sólidas planificaciones a largo plazo

Otro aspecto que determina la supervivencia y el éxito de las empresas es la capacidad de planificar a largo plazo.

Para que esto sea posible, se necesita disponer de información precisa y evaluar de manera racional los escenarios futuros, algo que forma parte de la gestión de riesgo.

Esto nos dice que a la par que analizas riesgos y posibles consecuencias, tendrás los elementos necesarios para hacer planificaciones efectivas, que preparen mejor a tu negocio para los tiempos futuros y que lo lleven a sus objetivos estratégicos.

Incrementa la capacidad de anticipación

En el cambiante mundo de hoy, las empresas más exitosas son aquellas que se adaptan constantemente y que pueden sacar el máximo provecho de nuevas tendencias y escenarios.

Para prepararte para los acontecimientos y poder aprovecharlos al máximo, también necesitas el desarrollo de una sólida gestión de riesgos.

Y es que este proceso hará que tu organización siempre esté mirando hacia el futuro y, en consecuencia, que tenga capacidad de anticipación.

Aumenta la confianza de inversionistas y clientes

Ya sabes que la gestión de riesgos tiene una relación directa con la sustentabilidad y la vida operativa de las PYMES y, en general, de cualquier tipo de compañía.

Por ese motivo, si tomas en cuenta este factor y lo desarrollas de manera efectiva, tu organización proyectará más confiabilidad y profesionalismo ante usuarios y clientes.

Además, a la hora de buscar inversionistas, tendrás muchas más posibilidades de ganarte la confianza de los mismos y motivarlos a apoyar los planes de crecimiento de tu negocio.

Impulsa la capacidad competitiva

Lo dicho hasta ahora demuestra que una PYME que valore la gestión de riesgo tiene posibilidades de ser realmente competitiva.

Entre otras cosas, tomar en cuenta este factor significa que tu negocio anticipará el futuro y siempre estará informado de su realidad, al igual que sobre la del mercado y el entorno en general.

También, un negocio que desarrolle este proceso evita que determinados problemas causen consecuencias altamente negativas, que mermen su productividad y desempeño.

¡Perfecto! Ya sabes que, en general, la gestión de riesgos optimiza la administración de PYMES y de todo tipo de compañías.

Sin duda, empezar a tomar en cuenta este factor es esencial para el manejo de tu negocio y el éxito del mismo.

Pero, ¿de qué forma desarrollar una buena gestión de riesgos? Precisamente, sobre esto te hablaremos a continuación.

¡Atención!

Consejos claves para una buena gestión de riesgos

Llevar una sólida gestión de riesgo no es un proceso sencillo, pero sí es posibles si sigues los consejos y tips adecuados. Aquí te los dejamos:

Implementa herramientas que centralicen información

Como mencionamos líneas atrás, la gestión de riesgos depende de la disponibilidad de información.

Para contar con un gran volumen de datos relevantes, necesitas migrar tus operaciones a procesos automatizados y sistemáticos, que a la vez recolecten la información de todas las áreas claves.

Una de las herramientas de gestión que te brindará esta gran posibilidad son los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en inglés).

Entre otras cosas, esta solución permite optimizar y digitalizar el funcionamiento de áreas como compras, finanzas, contabilidad, facturación y ventas.

De esta manera, centraliza toda la información sobre estos campos claves para que gerentes, propietarios y profesionales pueden analizarla y encontrar patrones que representen riesgos, así como medir constantemente los resultados y el rendimiento operativo.

Otro aspecto positivo de los buenos sistemas ERP es que funcionan con Cloud, es decir, con la tecnología de la nube. Esto hace que alojen todos los datos en servidores remotos y no en equipos informáticos específicos o dispositivos físicos de almacenamiento.

Gracias a esto, tú y los miembros de tu equipo podrán acceder a los datos de interés a distancia, desde diferentes lugares y dispositivos, lo cual posibilita el trabajo y funcionamiento remoto.

Además de los sistemas ERP, que sin duda son una de las soluciones más recomendables y funcionales, existen muchas otras herramientas que contribuyen con una sólida gestión de riesgos.

Otra solución recomendable son los softwares de gestión de relación con clientes (CRM, por sus siglas en inglés), los cuales recolectan y centralizan información sobre los usuarios y la valoración de los productos o servicios de una empresa.

De esta forma es posible detectar problemas que están afectando la interacción y la calidad del servicio, lo que a su vez conlleva riesgos como pérdida de clientes y de rentabilidad.

Establece prioridades

Todo proceso de gestión de riesgo debe tener prioridades muy claras, que conozcan y sigan todos los miembros del equipo.

Entre otras cosas, debes determinar cuáles son los puntos más vulnerables de tu empresa, que demandan mayor control y cuidado.

También es importante que tengas claro cuáles son los riesgos inevitables, productos de las características del entorno, y que definas estrategias y acciones puntuales para mitigar los efectos de los mismos.

Establece objetivos claros

Para que un proyecto o proceso sea efectivo, es importante que siga objetivos puntuales y concretos.

Por ese motivo, debes establecer cuáles son las metas que tu negocio desea alcanzar a través del desarrollo de una sólida gestión de riesgos.

Eso permitirá que tú y tu equipo mantengan el enfoque y presten especial cuidado a las prioridades.

Por ejemplo, entre los objetivos asociados a la gestión de riesgos puede estar crecer de manera sustentable y mejorar el rendimiento operativo en áreas claves específicas.

Delega labores y tareas

Lógicamente, la gestión de riesgos es un proceso liderado por propietarios, directivos y gerentes, pero eso no quiere decir que debas asumir todo el trabajo.

De hecho, desarrollar este proceso sin ayuda de otros trabajadores y profesionales es un gran error, que impedirá que cumplas con tus objetivos.

Es ideal que el proceso de gestión de riesgos sea un trabajo colectivo, por lo cual debes delegar funciones y responsabilidades.

Además de incrementar la productividad y la capacidad de análisis, la intervención de diferentes colaboradores en esta tarea mejora los flujos de información y genera una retroalimentación positiva de datos de los diferentes departamentos y áreas.

Comunica constantemente

La comunicación es un aspecto fundamental para la gestión de riesgos.

Es importante que todos los miembros de tu equipo de trabajo estén enterados de los potenciales riesgos y, sobre todo, de las normas y políticas para prevenirlos.

Incluso, más allá de eso, la prevención y la previsión de riesgos deben ser aspectos que tienes que inculcar y promover dentro de la cultura organizacional, para que realmente permanezcan y sean una prioridad para el talento humano.

Genera las políticas de prevención

Con base en la información disponible y en los análisis, diseña y desarrolla políticas y normas de prevención concretas.

Además, brinda incentivos al personal por el cumplimiento de este tipo de mecanismos de prevención y cuidado.

Por ejemplo, en el ámbito industrial, algunas fábricas ofrecen bonificaciones a los trabajadores de plantas cuando no se producen accidentes durante un tiempo determinado, producto del seguimiento de las normas y políticas.

Crea un comité de crisis

La gestión de riesgos debe tener como una de sus prioridades preparar a la empresa para momentos de crisis.

Cuando se aproximan momentos complejos y fuera de lo común, es importante no improvisar, sino tener un plan de acción y respuesta clave.

Una de las acciones que conviene emprender es crear un comité de crisis, conformado por colaboradores de múltiples áreas, que evalúe constantemente los riesgos y que informe contantemente sobre los mismos.

Realiza y evalúa informes de resultados

La gestión de riesgos es un proceso que necesita ser evaluado constantemente, con la finalidad de mantener el principio de la mejora continuo, tal como lo recomienda la norma ISO 31000.

Para que esto sea posible debes crear informes constantemente, que reflejen los resultados y la efectividad de las labores asociadas a la prevención.

Encontrar puntos de mejora, mecanismos más efectivos y, sobre todo, fallas es clave para que puedas mejorar la gestión de los riesgos y realmente evitar los mismos.

Crea un formulario de riesgos

Seguir este consejo te ayudará a documentar los riesgos y las respuestas que se establecieron para enfrentar los mismos, lo cual te resultará de gran utilidad a la hora de hacer revisiones y análisis.

Simplemente, se trata de crear un formulario estándar en el que se detallarán los riesgos identificados, las posibles consecuencias de estos y las maneras de mitigarlos.

Todos los formularios llenados, por supuesto, deben alojarse en una base de datos centralizada y de fácil acceso.

Segmenta los riesgos

Existe una amplia variedad de riesgos, así que conviene que los segmentes para que puedas analizarlos de manera precisa y minuciosa.

Además, esto te permitirá elegir a los profesionales y colaboradores adecuados para analizar y enfrentar cada tipo de riesgo.

Entre las distintas clases de riesgos encontramos los siguientes:

Riesgos de liquidez

Son aquellos riesgos financieros, tanto por aspectos internos como externos, que amenazan la disponibilidad de dinero líquido y de capital del trabajo, que al final del día es lo que permite mantener pagar las cuentas y mantener la operatividad.

Riesgos de imagen o reputación

Sufrir daños en la imagen o reputación es otra de los grandes riesgos que deben prevenir las empresas.

A su vez, este problema deriva en otros riesgos, asociados con la pérdida de productividad y de ingresos.

Riesgos operativos

Se trata de esas potenciales fallas y problemas que pueden amenazar la actividad operativa y el desarrollo óptimo de la actividad comercial.

Riesgos ambientales o de catástrofe

Los negocios son un actor social más en las comunidades, así que no están exentas de los males y problemas que estas pueden experimentar.

Es importante que también preveas riesgos ambientales o de catástrofes (huelgas, crisis de salud, incendios, etc.) que, de manera directa o indirecta, pueden impactar las operaciones de tu PYME y su salud financiera.

Por ejemplo, toda empresa debió considerar la propagación del Covid-19 como un riesgo de catástrofe desde el primer momento, y diseñar políticas de preparación y prevención con base en esta realidad.

Riesgos legales

Toda acción de una empresa tiene repercusión legal, así que es importante analizar si toso los proyectos y decisiones que se emprenden estén apagadas a la ley.

Precisamente, este proceso se le conoce como evaluación de riesgos legales, y nunca puedes dejarla a un lado.

Ten en cuenta que infringir con la ley por omisión o desconocimiento de ciertas normas y estipulaciones puede conllevar sanciones económicas e, incluso, el cese de las operaciones.

Riesgos macroeconómicos y microeconómicos

La economía de los entornos tiene una repercusión directa en la economía de las empresas.

Cuando las naciones o regiones experimentan desequilibrios financieros y problemas como la inflación o la devaluación de la moneda local, surgen una gran cantidad de riesgos para las compañías, que estas deben prever y mitigar.

Establece un cronograma de labores y revisiones

Mientras más organizada sea tu gestión de riesgos, mayor será la efectividad y la capacidad de prevención.

Por ese motivo, es importante que valores este factor como un departamento más de tu PYME, estableciendo un cronograma de actividades y labores claves.

Además, es importante que tengas muy claro cuáles son las tareas de gestión de riesgos, quiénes son sus responsables y en qué plazos deben llevarse a cabo.

Establece jerarquías

Al valorarse como un departamento más, la gestión de riesgo debe ser un factor que debe estar respaldado por una estructura de mando claro.

Es importante que definas a profesionales y colaboradores que ocuparán cargos de supervisión y análisis de riesgos, así como los trabajadores que deberán cumplir las órdenes e instrucciones de los mismos.

Un orden jerárquico muy bien señalado también es parte de la organización que debe tener tu PYME para mantener una sólida y coherente gestión de riesgos.

No temas asesorarte

Si bien la gestión de riesgos debe ser un proceso fundamental dentro de tu organización, al cual tu capital humano debe darle una gran importancia, esto no significa que debas desestimar las asesorías externas.

Especialmente, las visiones externas son útiles para que puedas recibir un análisis objetivo de tu empresa y de los errores que comete, con la finalidad de detectar potenciales riesgos e identificar las acciones que deben desarrollarse para prevenirlos.

También, no temas en asesorarte con analistas de entornos y de mercado, que te muestren cuáles son los riesgos externos que pueden impactar a tu PYME en el futuro cercano o lejano.

Recuerda que este proceso clave depende de la información disponible, así que no dudes en enriquecerla con visiones, perspectivas y evaluaciones de profesionales y especialistas externos a tu organización.

¡Perfecto! Estos son algunos de los consejos claves para que puedas disfrutar de una óptima gestión de riesgos y de todos los beneficios que esto representa.

Como ves, si logras tener éxito con este proceso, tu compañía será mucho menos vulnerable y podrá crecer de manera sustentable, a la par que cuidarás su salud financiera y operativa.

También, tendrá una mayor capacidad de planificación y la toma de decisiones será efectiva y coherente.

No podemos olvidar que, también, una buena gestión de riesgos te permitirá ganarte la confianza de tus clientes e inversionistas y consolida la capacidad competitiva de tu organización.

¿Este material te resultó de provecho? En caso de que necesites más información sobre gestión de riesgos y las tecnologías que se necesitan para tener éxito con este proceso tan importante para tu PYME, ¡no dudes en escribirnos en la casilla de comentarios! ¡Estamos listos para ayudarte!

Escrito por Bind ERP staff
Bind ERP es el sistema de administración en la nube más fácil y completo para crecer un negocio en México.

Más sobre este tema: Emprendimiento y Estrategia, Rock Content

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