<img height="1" width="1" style="display:none" src="https://www.facebook.com/tr?id=809604879092243&amp;ev=PageView&amp;noscript=1">
Lectura de

5 tips para gestionar tu despacho de contadores en la nube

Por Bind ERP
5 tips para un gestionar tu despacho de contadores en la nube

El contexto actual ha orillado a todo tipo de negocios, incluyendo los despachos de contadores, a explorar nuevas formas de trabajo antes inconcebibles, como lo es el home office.

En este panorama, el trabajo en la nube se ha convertido en la principal fuerza de cambio. Y para los despachos de contadores, afrontar este reto supone acelerar su transformación digital. 

Afortunadamente, el mercado contable ya cuenta con suficientes experiencias y conocimientos acumulados, así como herramientas tecnológicas, que pueden emplearse para constituir un despacho inteligente. ¿Te interesa saber más? ¡Sigue leyendo!

 

¿Qué es un despacho de contadores?

Antes de continuar, recordemos que un despacho de contadores es una organización de profesionales que prestan servicios administrativos, financieros, fiscales y laborales a personas físicas y morales. 

Si bien son conocidos por ayudar a cumplir con las obligaciones fiscales, esta función es apenas el primer peldaño de todos los servicios que las compañías contables pueden llegar a ofrecer:  

  • Asesoría tributaria y financiera
  • Plan de organización
  • Contabilidad financiera
  • Nóminas
  • Trámites
  • Consejos para la toma de decisiones en la dirección del negocio
  • Contabilidad administrativa
  • Auditorías
  • Consejería en comercio exterior

 

¿Cuáles son los retos de los despachos contables?

A pesar de la amplitud de sus servicios, las firmas contables invierten la mayor parte de su tiempo en el cumplimiento de las obligaciones fiscales de sus clientes, debido a que no optimizan la captura y el procesamiento de la información mediante las tecnologías ya disponibles.

De hecho, la falta de tiempo encabeza la lista de retos a solucionar entre estos despachos de profesionales:

1. Descontrol en el manejo del tiempo

Por dos grandes razones, la administración del tiempo es un desafío mayúsculo para los contadores.

En primer lugar, los registros manuales y redundantes se roban la mayor parte de la jornada. Capturar las cantidades y verificar los cálculos es, indudablemente, una tarea que absorbe su atención.

La consecuencia más evidente de este problema es que el despacho ve limitado su crecimiento, ya que sus ingresos están topados.

En segunda instancia, es difícil medir la rentabilidad real de cada cliente, según el número de horas que les invierte. Por ejemplo, quizá el cobro por la presentación de la declaración anual es fijo, pero claramente no todas las cuentas requieren el mismo esfuerzo. Este problema desencadena otros, como los bajos márgenes de utilidad.

2. Dificultad para trabajar de manera remota

El hecho de correr la contabilidad en programas locales acarrea un desafío adicional a la falta de tiempo: al no encontrarse en la nube, la información es accesible únicamente desde la oficina, por lo que el trabajo a distancia en estos casos es imposible.

3. Desorden en la información

Con frecuencia, la información de los clientes está dispersa. A falta de un sistema que los centralice en la nube, los datos se encuentran repartidos en varias computadoras o, incluso, en documentos impresos.

4. Falta de estadísticas y reportes

Igualmente, la mayoría de las firmas contables no genera estadísticas y reportes sobre su propio rendimiento. La ausencia de indicadores y seguimiento genera un círculo vicioso que puede desencadenar una baja productividad.

5. Prestación de servicios sin cobro

Paradójicamente, un desafío para los contadores es cobrar por todos sus servicios. Frecuentemente, realizan servicios que no estaban contemplados en el presupuesto o en la iguala mensual, lo que redunda en una baja rentabilidad.

Podemos ver que, hasta cierto punto, estos problemas comparten el mismo origen: el despacho de contabilidad no explota la tecnología disponible para automatizar las actividades repetitivas y centralizar los datos de los clientes en la nube, de forma segura y óptima.

 

Ventajas del trabajo remoto para un despacho

Los despachos pueden aprovechar el home office para acelerar su digitalización y así empezar a superar estos retos, con un impacto positivo en su gestión y crecimiento.

Como sabemos, en los últimos meses, el trabajo a distancia pasó de ser un mal necesario a considerarse como una modalidad realmente productiva, al grado de que el 64 por ciento de las empresas que lo implementaron, piensan mantenerlo aún después de la pandemia.

Además, al 98 por ciento de los trabajadores formales les gustaría continuar con el home office al menos parcialmente, de acuerdo con cifras de Factor Humano

Entre los beneficios que el despacho contable puede obtener del home office, destacamos:

  1. Mejoría en la retención de personal, al fortalecerse los niveles de satisfacción laboral. 
  2. Beneficios en la calidad de vida. 
  3. Alza en la productividad laboral, especialmente si los contadores están motivados y trabajan con las herramientas adecuadas. 
  4. Reducción de costos administrativos y de operación.  
  5. Menores pérdidas ocasionadas por enfermedades de trabajo.  

Los equipos contables no tendrían por qué quedarse al margen de estos beneficios para convertirse en despachos inteligentes y adquirir así una ventaja competitiva.

 

5 buenas prácticas para administrar un despacho de contadores de forma remota

Para acelerar la curva de aprendizaje en el trabajo remoto, así como fortalecer la productividad en este esquema, compartimos cinco buenas prácticas bien documentadas para firmas contables

1. Digitalizar y subir la información la nube

Reunir los datos que deberían ser digitales para estar disponibles en la nube, accesibles en cualquier hora y lugar. Por ejemplo, los expedientes de los clientes, facturas, archivos contables y documentos de proveedores. 

2. Seleccionar las herramientas tecnológicas

Implementar las soluciones que cubran los requerimientos de gestión remota. Por ejemplo, programas que permitan: 

  • Administrar el despacho 
  • Llevar la comunicación entre los colaboradores 
  • Almacenar y enviar documentos 
  • Realizar la contabilidad en la nube 
  • Hacer seguimiento de las tareas 
  • Brindar la atención a los clientes 
  • Colaborar en tiempo real 

3. Elaborar un manual de organización del despacho

Formalizar las actividades de todo el equipo, reuniendo en un manual la información relativa al funcionamiento de la firma contable.  

Este documento debe contener un análisis y descripción de puestos, así como la estructura organizacional, de acuerdo con la revista especializada en Contaduría, del Instituto Tecnológico de Sonora. Así, se evitan la duplicidad de funciones y las cargas extras de trabajo.  

4. Priorizar la eficacia

Los despachos profesionales necesitan medir la productividad de sus colaboradores a partir de la eficacia, es decir, de los resultados logrados en el menor tiempo posible. El cumplimiento de horarios en este esquema no es un objetivo en sí, a menos que ayude a lo anterior.  

Para ello, es recomendable definir los indicadores o métricas con que será evaluado cada colaborador, como: 

  • Cumplimiento de los plazos  
  • Satisfacción del cliente  
  • Resultados por objetivo o proyecto  
  • Avance de proyectos  
  • Unidades de trabajo entregadas  

5. Evaluar el desempeño a distancia

Retroalimentar y realizar la evaluación del desempeño de manera sistemática, para que los colaboradores mantengan claras sus prioridades y el impacto de su trabajo. Así evitamos uno de los riesgos laborales comunes del home office, que es la pérdida de concentración y enfoque.

 

Conclusiones

El reloj de la era digital corre: las firmas necesitan innovar para responder a las demandas del mercado contable, crecer y encontrar nuevas oportunidades de negocio. Para lograrlo, tienen a su disposición cada vez más tecnologías, algunas de ellas especializadas en la gestión y crecimiento de los despachos contables.  

Convertirse en una firma inteligente también implica modificar la cultura y las formas de trabajo, estandarizar procesos, replantear los indicadores de rendimiento y, en general, automatizar las tareas para que el capital humano pueda concentrarse en labores estratégicas.  

De esta manera, el despacho contable podrá concentrarse en los servicios de mayor valor agregado y crecer.

Nuevo llamado a la acción

Escrito por Bind ERP
Bind ERP es el sistema de administración en la nube más fácil y completo para crecer un negocio en México.

Más sobre este tema: Contabilidad y Finanzas

Otros artículos que podrían interesarte

5 formas de conseguir financiamiento para PYMES

En México, como en muchos otros países, existen múltiples formas de conseguir financiamiento para PYMES.

(Lectura de )

Temas: Contabilidad y Finanzas, Rock Content

Deducción de impuestos: ¿Qué es y cómo aprovecharla frente al COVID-19?

Las empresas mexicanas enfrentan el reto de superar la crisis económica sin apoyos ni estímulos fiscales derivados de la contingencia. Por ello, es más relevante que nunca obtener el máximo provecho de las facilidades que existen, como la deducción de impuestos.

(Lectura de )

Temas: Contabilidad y Finanzas, Emprendimiento y Estrategia

Controla y crece tu negocio con Bind ERP
Descarga gratis el ebook para saber cómo elegir el mejor sistema ERP en la nube para tu PYME
Excel Mock up

Recibe gratis la plantilla de Excel para controlar tus inventarios

Comienza tu camino a la digitalización de tu empresa con la plantilla de Excel que tenemos para ti.