Herramientas administrativas: ¿cómo pueden ayudar a tu empresa en el 2020?

Las herramientas administrativas pueden ayudar a las organizaciones en la toma de decisiones, encontrar soluciones a través del análisis de datos y gestión y planificación de proyectos.

Hoy en día se cuenta con un gran avance tecnológico; sin embargo, muchos directivos de pequeñas y medianas empresas (PYMES) no lo toman en cuenta para sus organizaciones y siguen destinando un gran número de personal para la realización de tareas mecánicas y repetitivas de forma manual.

Ahora bien, si empezaran a implementar y usar herramientas administrativas adecuadamente verían grandes cambios en sus compañías, como un gran ahorro de dinero y tiempo, control de la información, aumento de la productividad y automatización del trabajo administrativos.

En este sentido, es necesario que todas las PYMES opten por herramientas que vayan de acuerdo a sus necesidades y les sirvan tanto en su operación diaria como en la medición de todas las variables relacionadas con su negocio para lograr, de esta forma, una planificación de actividades en el mediano y largo plazo, que los dirija a cumplir sus objetivos.

En otras palabras, si estás en la búsqueda de crecer exponencialmente con tu compañía, uno de los puntos principales que debes considerar es el uso de herramientas administrativas. Si quieres saber cómo te pueden ayudar, cuáles te resultarán útiles y mucho más, ¡lee este artículo y descúbrelo!

Necesidades y panorama de las MIPYMES

Antes de que empieces a descubrir cómo las herramientas administrativas pueden ayudar a tu empresa, es importante que comencemos por hablar un poco sobre cuál es el contexto en el que hoy las compañías operan.

Además, es esencial que recuerdes la importancia de las micro, pequeñas y medianas empresas como generadoras de empleos.

Entonces, de acuerdo con los resultados arrojados por la Encuesta Nacional sobre Productividad y Competitividad de las Micro, Pequeñas y Medianas Empresas (ENAPROCE) que se realizó en el año 2018 y a los Censos Económicos 2019 del Instituto Nacional de Estadística y Geografía (INEGI) sabemos que:

• durante el 2018 se registraron 4.1 millones de micro, pequeñas y medianas empresas en México, es decir, el 99,8% de las compañías del país son MIPYMES;
• las microempresas aportan un 37,8 % de empleo en el país, las pequeñas compañías un 14,7%, las medianas un 15,8% y las grandes empresas un 31,6%;
• el 25% de las MIPYMES solucionó los problemas que se presentaron en el proceso productivo y además emprendió acciones para evitar que sucedieran nuevamente;
• el 28,2% de las pequeñas y medianas empresas (PYMES) monitorea entre tres y cinco indicadores claves del desempeño y un 8,8% monitorea entre diez o más indicadores, mientras que un 66,5% de las microempresas no monitorea indicadores;
• en 2017 el 15,3% de las MIPYMES impartió capacitación a sus trabajadores;
• solo el 4,3 % de los negocios usan Internet para sus compras o ventas;
• el 22,5% de las microempresas no desean crecer.

Ahora bien, ¿para qué te sirve esta información? Estos resultados son necesarios para la correcta toma de decisiones, el análisis y la investigación. Adicionalmente, son datos relevantes para todo aquel que se preocupe por temas como la productividad, competitividad, emprendimiento, negocios, innovación, entre otros.

Y es que, en sí, te permiten analizar ciertos aspectos de tu compañía y reconocer a qué porcentaje perteneces, en qué necesitas mejorar, cómo está tu competencia y cuán importante es tu compañía es para la sociedad.

Esto último es muy importante por que algunos directivos o emprendedores no tienen una visión clara de la gran relevancia que puede tener una compañía para la sociedad que la rodea y el país en el que se encuentra, dejando de lado ciertas estrategias que no solo pueden ayudar a que su organización sea más redituable, sino que también permiten que la institución aporte al crecimiento económico y social de México o la nación en la que se encuentren.

Estrategias ideales para MIPYMES

Ahora que ya hablamos un poco sobre el panorama de las empresas, es momento de que dediquemos un poco de tiempo a hablar sobre algunas de las estrategias que estas pueden poner en práctica para crecer. Al final, esto es lo que nos dará la pauta para entender cómo las herramientas administrativas pueden ayudar a los directivos a lograr sus objetivos.

1. Promover la actualización y formación de los directivos

Uno de los principales problemas que tienen las micro, pequeñas y medianas empresas es el desconocimiento o la falta de actualización del entorno de los negocios por parte de los directivos y empresarios.

Y es que algunos profesionales, aunque cuentan con mucha experiencia, no tienen algunos conocimientos administrativos necesarios para la correcta operación de una compañía, por lo que:

• no tienen las herramientas para obtener crédito y financiamiento;
• limitan la adquisición de tecnología;
• desconocen el mercado y se les complica posicionarse en este;
• tienen problemas para conseguir nuevos clientes y conectar con los que ya tienen;
• no miden la rentabilidad de la empresa;
• no optimizan los recursos.

En este sentido, en lugar de tener una buena gestión empresarial, lo que terminan haciendo es llevar a la compañía por métodos que muy tradicionales que sí pueden llegar a ser efectivos hasta cierto punto, pero no responden a las verdaderas necesidades y retos de la compañía, algo que a la larga puede generar mucha frustración.

2. Realizar planeaciones estratégicas

Antes de llevar a una empresa al mercado es necesario definir objetivos medibles y alcanzables y, además, contar con un plan de negocios calendarizado que permita analizar los ingresos y egresos, detectar el éxito o fracaso de los proyectos, identificar el tamaño del mercado, los posibles proveedores y competidores, y entender bajo qué condiciones se debe operar.

Por otro lado, se debe adoptar un plan financiero, ya que este permite conocer el balance general de las cuentas y qué dirección debe tomar el negocio en términos económicos. Adicionalmente, da claridad respecto a qué áreas necesitan inversión y cuánto requieren para realizar sus proyectos con éxito.

En otras palabras, contar con una planeación posibilita consolidar una PYME.

3. Evaluar a la competencia como una prioridad alta

No evaluar ni estar al pendiente de los movimientos de la competencia es una de las fallas principales de las pequeñas y medianas empresas.

Esto se debe a que es necesario conocer qué servicios ofrecen, cuál es la calidad de sus productos, precios, etc. También, es fundamental dominar cuáles son los parámetros de la competencia para mejorar la mercancía (puede ser en precios, novedad o beneficios) y la experiencia que el cliente tenga en todo el proceso de compra.

4. Medir los resultados

Otro punto de gran relevancia es la medición. Sobre esto, lo principal es siempre llevar un control de la información, datos, ingresos y egresos, ventas, cantidad de dinero invertido y objetivos alcanzados.

La idea es que con toda la información que tú tengas a tu alcance puedas realizar evaluaciones periódicas de desempeño de la empresa y definir la dirección que debe tomar la organización.

5. No subestimar la importancia del marketing

Muchos pequeños empresarios creen que el marketing solo es válido para grandes empresas; sin embargo; esto no es así.

Realizar una inversión de esta índole ayuda a compañías de cualquier tamaño a incrementar la presencia de su marca, fidelizar y conseguir nuevos clientes, posicionarse en el mercado y mejorar las ventas.

6. Contar con una buena inversión en tecnología y talento

Contar con un equipo de trabajo sólido, calificado y que encaje con la visión de la compañía es la base para una empresa exitosa.

Además, es necesario que la organización cuente con la tecnología adecuada para evitar realizar tareas mecánicas de forma manual y permitir la modernización en sus esquemas de producción.

Así, al agregar estos dos aspectos a la organización mejora el funcionamiento general, aumenta el nivel productividad e incrementa el control de calidad.

7. No resistir al cambio

En la actualidad y con las nuevas tecnologías vivimos en un cambio constante por lo que, sin importar lo pequeña que sea la empresa o la rama en la que se desempeñe, es necesario hacer presencia digital a través de las redes sociales o un sitio web propio de la empresa y, además, integrar en la compañía los softwares necesarios para su adecuado funcionamiento.

Ahora que ya sabes la importancia y el panorama de las empresas en la sociedad mexicana y, además, conociste las actividades necesarias que se deben implementar en las MIPYMES para que estas no desaparezcan en el intento de cumplir con sus metas, ¡es tiempo de que descubras las herramientas administrativas y cómo pueden ayudar a que tu empresa logre todo lo que hemos hablado!

¿Qué son las herramientas administrativas?

Las herramientas administrativas son un conjunto de instrumentos modernos y efectivos que permiten a los gerentes y directivos de las organizaciones tomar decisiones cruciales y oportunas tanto ante alguna dificultad como en el día a día y, además, gestionar y planificar proyectos.

En otras palabras, podemos decir que son un grupo de tecnologías enfocadas en el mundo de los negocios que, a través de datos, permiten controlar y gestionar el ámbito administrativo de las empresas e identificar problemas.

¿Cómo pueden ayudar las herramientas administrativas a mejorar los resultados de la compañía?

Como pudiste darte cuenta, las micro, pequeñas y medianas empresas son necesarias para el crecimiento económico y social en México. Además, deben cumplir y satisfacer ciertas necesidades para que no pierdan el rumbo y logren alcanzar sus objetivos.

Por ende, los directivos de las MIPYMES deben enfocarse en lograr el desarrollo económico de su compañía y evitar perder tiempo y dinero realizando tareas mecánicas de forma manual, ya que es innecesario y existe un margen de error mucho mayor a que si se realizaran con herramientas tecnológicas.

Para ello, actualmente existen las llamadas herramientas administrativas, las cuales traen grandes beneficios para tu compañía, entre los cuales podemos destacar:

1. Ahorro de tiempo

Gracias a la automatización se puede ahorrar tiempo en la realización de tareas mecánicas, por lo que las personas que antes realizaban este trabajo pueden ocupar sus horas laborales en otras tareas que son mucho más estratégicas para la organización.

2. Centralización de la información

La información centralizada es importante para las empresas, ya que previene que algún departamento tenga datos desactualizados o errados y eso se traduzca en procesos ineficientes.

Además, permite que todas las áreas posean un mayor conocimiento de la situación actual de sus departamentos, de la compañía en general o cualquier otra información importante o relevante en un momento determinado.

Por lo que, en otras palabras, la centralización de información brinda una visualización completa de datos, resultados e información a todos los colaboradores que así lo requieran para la toma de decisiones.

3. Resultados más precisos

Dado que la información se sube y extrae directamente de las herramientas administrativas, es posible tener control sobre los datos de la organización y evitar que estos sean manipulados por algún departamento, por lo que los resultados —ya sean positivos o negativos— son 100% reales.

Además, permiten medir dichos resultados y analizar si se están alcanzando los objetivos previstos o si es necesario cambiar la estrategia.

4. Mejoran el trabajo en equipo y la productividad

Gracias a que la información no se duplica, los colaboradores de la empresa realizan sus actividades correspondientes sin necesidad de perder tiempo en estas labores, pues los datos necesarios se encuentran centralizados y esto mejora la productividad y el rendimiento en la organización.

Y, debido a que se comparten riesgos y oportunidades, se ven mejoras respecto al trabajo en equipo, la calidad de la información y el tiempo de entrega de las tareas o proyectos.

5. Mejoran el proceso de toma de decisiones

Al contar con información centralizada y unificada, es posible crear una base de datos común y confiable para tomar decisiones futuras con mayor precisión basadas en análisis, estadísticas e historiales de datos.

6. Facilitan la planeación y organización

Gracias a la centralización de datos es posible planear estrategias futuras para el beneficio de la empresa de acuerdo con datos obtenidos.

Además, se hace posible llevar un control preciso respecto al plan de negocios y al plan financiero, con el fin de evitar gastos que salen del presupuesto y evaluar que los objetivos sean alcanzados en el tiempo esperado.

7. Mayor control del inventario

Los inventarios son parte importante de una organización, por lo que es fundamental tener un control y conocimiento óptimos referente a la mercancía que albergan.

La buena noticia es que las herramientas administrativas nos ayudan a conseguirlo, ya que con estas se puede hacer una recepción automática de los proveedores, registro de reubicación de mercancía, reportes de movimientos, entre otras actividades.

8. Fortalecen el área comercial y de ventas

Permiten analizar y evaluar el departamento de ventas y determinar si las metas que se plantean en estas áreas son alcanzables y cuál es el avance que se tiene con estas a través del tiempo. También, permiten tomar decisiones oportunas para apoyar que se logren mejores resultados de venta.

9. Controlan la calidad del producto

Debido a que se tiene conocimiento sobre los proveedores y la compra de materiales e insumos, es posible llevar control de la calidad del producto.

10. Gestionan la relación con los clientes

Existen herramientas administrativas que permiten anticipar las necesidades y deseos de sus clientes, gestionar y analizar las interacciones con ellos, optimizar la rentabilidad, aumentar las ventas y captar posibles compradores.

11. Optimizan los recursos

Debido a que se tiene un mayor y completo conocimiento de las actividades de la compañía, es posible optimizar los recursos —tanto materiales como humanos— para obtener un mayor rendimiento en todas las áreas y procesos.

12. Reducción de costos

Al aumentar la eficiencia, reducir errores y eliminar duplicidades es posible disminuir significativamente los costos empresariales, ya que mejora la calidad de la información y los resultados y, además, permite que los colaboradores se enfoquen en otras cuestiones más estratégicas.

13. Aumentan el conocimiento sobre la rentabilidad real de la empresa

Debido a que se obtienen datos fiables y actualizados, es posible conocer si la empresa y las acciones tomadas están siendo rentables o si es necesario cambiar la dirección de la organización y tomar nuevas decisiones.

14. Mejoran la competitividad

Debido a que permiten conocer la posición actual de la empresa, es posible compararla con la competencia y tomar decisiones acertadas para mejorar la competitividad, ya sea mediante la reducción de precios, agregar algún servicio, mejorar el producto, entre otras opciones.

3 herramientas administrativas que pueden ser útiles para tu empresa

Existen herramientas administrativas muy variadas; sin embargo, en esta ocasión te explicaremos un poco de 3 de las que consideramos que pueden ser más útiles para ti. ¡Averigua cuáles son!

1. Enterprise Resource Planning (ERP)

En español significa Planificación de Recursos Empresariales y se refiere a los sistemas de información gerenciales que utilizan las empresas para automatizar, administrar y gestionar sus actividades diarias.

Los sistemas ERP tienen como objetivos principales:

• optimizar los procesos empresariales;
• centralizar la información y posibilitar que se comparta entre todos los departamentos de la empresa;
• automatizar tareas.

Sus funciones, de acuerdo a los distintos módulos de la organización, pueden ser:

• en inventarios: reportes de las existencias en tiempo real, transferencias y ajustes de productos, lotes, pedidos y números de serie, entre otros;
• en compras: importación de gastos, catálogos de productos y proveedores, recepción automática de mercancía;
• en producción: catálogo de materias primas, fórmulas y órdenes de producción;
• en ventas: punto de venta en línea, catálogos de clientes y prospectos, cotizaciones y pedidos, emisión de facturas y remisiones, complemento de pago y de comercio exterior, listas de precios, catálogos de servicios y conceptos de ventas, reportes de ventas, proyectos, recepción de pagos en línea, portal de facturación en línea, estado de cuenta de clientes y notas de crédito;
• en finanzas: bancos y cajas, sistema multimoneda, cuentas por cobrar y pagar, conciliación bancaria, anticipos de clientes, ingresos y egresos;
• en contabilidad: reportes financieros, contabilidad automática, activos, pólizas de diario, DIOT, conciliador de CFDI;
• en nómina: listas de empleados y nóminas;
• permite realizar reportes: dashboard, reportes de ventas, reportes de existencias y almacenes, reportes de compras y gastos, reportes de cobranzas;
• permite realizar integraciones en: Marketplace de aplicaciones, API, Zapier, Mercado Libre (tienda de compra y venta en línea), Shopify (tienda en línea).

En resumen, una herramienta ERP tiene como beneficios la automatización de actividades mercantiles, fiscales y contables de la empresa, y la resolución de problemas respecto a estas.

2. Customer Relationship Management (CRM)

Quiere decir Gestión de las Relaciones con los Clientes y hace referencia a un software que permite a las organizaciones rastrear cada una de las interacciones con los clientes, tanto los actuales como los prospectos.

Las herramientas CRM están orientadas a la gestión comercial, el marketing, la atención al cliente y al servicio postventa y se utiliza para:

• gestionar y analizar las interacciones con los clientes (actuales y futuros);
• anticipar las necesidades y deseos de los compradores;
• aumentar las ventas;
• direccionar adecuadamente las campañas de captación de nuevos clientes;
• optimizar la rentabilidad;
• almacenar información de clientes potenciales y actuales como sus nombres, número de teléfono, dirección, puntos de contacto con la empresa (visitas al sitio web, llamadas telefónicas, correos electrónicos), preferencias de compras, entre otros;
• facilitar una atención personalizada para los clientes de la compañía.

En pocas palabras, una herramienta CRM permite utilizar los datos recogidos y almacenados para mejorar la relación comercial de la empresa con sus clientes, centrándose en la retención de los mismos e impulsando las ventas.

3. Bussines Inteligence (BI)

Las herramientas de BI son softwares que utilizan la inteligencia empresarial para tomar decisiones dentro de una compañía a través de la utilización de datos internos y externos de la misma.

En otras palabras, podemos definir que el BI es el conjunto de estrategias, datos, aplicaciones, metodologías y tecnologías que permiten concentrar, depurar y transformar información desestructurada en estructurada para realizar reportes, alertas, consultas, entre otros, o para convertirlos en conocimiento y soportar la toma de decisiones respecto a la compañía.

Esta herramienta genera una ventaja competitiva, ya que proporciona información basada en datos reales para responder y analizar interrogantes respecto a la entrada a nuevos mercados, ofertas o promociones de productos, rentabilidad de un producto, optimización de costps, etc.

En definitiva, una solución de Inteligencia Empresarial permite:

• observar qué está ocurriendo;
• comprender la razón por la que ocurre;
• predecir situaciones futuras;
• la colaboración del equipo completo;
• tomar decisiones basadas en datos.

¡Esto es todo por ahora!

Como pudiste leer en el artículo, las PYMES son una pieza clave en el entorno de los negocios, por lo que es fundamental que estas se mantengan y crezcan a lo largo del tiempo y una forma de que logren sus objetivos es a través de métodos modernos, automatizados y tecnológicos como lo son las herramientas administrativas.

Con estas, es más sencillo enfocarse en tareas realmente importantes y dejar de lado aquellas actividades mecánicas y manuales que hacen que disminuya la productividad y el rendimiento en la empresa.

Ten en cuenta que estos instrumentos resultan útiles para cualquier tipo de organización y su implementación resultará beneficiosa, puesto que su objetivo es facilitar y mejorar la administración de las compañías, a través de un control y tomas de decisiones acertadas por parte de los directivos.

Por otro lado, antes de elegir cuál de las herramientas administrativas se adaptan a tu negocio, debes analizar qué es lo que realmente necesitas.

¿Quieres seguir aprendiendo sobre software administrativos? ¡Te invitamos a que continúes tu lectura con 5 módulos que debes buscar en un ERP!