4 tips para un home office productivo

Gracias a la tecnología, ya podemos desempeñar múltiples actividades laborales desde cualquier lugar, como lo demuestra la tendencia del home office o trabajo desde casa. 

De hecho, para algunos sectores, el trabajo ya dejó de ser un sitio al que acudir todos los días, para convertirse en una serie de tareas que se deben sacar adelante todos los días con la ayuda de la tecnología.

Si bien el home office fue aprobado por el Senado mexicano desde el 2019, ha cobrado nueva relevancia este año tras la declaratoria del coronavirus COVID-19 como pandemia. En los países donde la crisis sanitaria ya está presente, como China, Italia, Alemania y España, el llamado teletrabajo ha probado ser una medida eficiente para mantener a flote la economía.

Ahora que las empresas mexicanas también están contemplando la aplicación de esta medida, vale la pena destacar los beneficios, condiciones y requerimientos de esta modalidad de trabajo a distancia.

¿Qué es el home office o trabajo desde casa?

El home office es una modalidad en la que el trabajador cumple con sus actividades laborales diarias desde cualquier lugar, fuera de la empresa. Si bien a veces se ajusta a un horario laboral, por lo general es más flexible y ofrece mayor libertad.  

Aunque es un esquema surgido desde que se popularizó internet, se volvió más común hasta hace pocos años, gracias a diversos factores como:  

• La expansión del acceso a internet de alta velocidad.  
• La reducción del costo de las laptops y otros dispositivos móviles. 
• El refuerzo en la seguridad de las redes, que ha disminuido el riesgo de ciberataques.  
• La proliferación de aplicaciones gratuitas para colaborar y tener videoconferencias.  
• El incremento en las horas de traslado invertidas para llegar hasta los centros de trabajo, en las ciudades.  

Y gracias a los próximos avances tecnológicos, la digitalización de la economía y la creciente regulación, se espera que en los próximos años un 35 por ciento de los trabajadores realice home office, de acuerdo con Factor Capital Humano. 

Principales ventajas del trabajo remoto 

Implementado de manera adecuada, el trabajo a distancia reporta beneficios tanto los trabajadores como para los centros de trabajo. Y a largo plazo, el home office también impacta de manera positiva al medio ambiente, pues el consumo de gasolina se reduce. 

Entre los principales beneficios para el trabajador, destacan: 

• Posibilidad de armonizar la vida personal con las responsabilidades laborales, sobre todo si los horarios son flexibles.  
• Mayor autonomía y libertad en el modo de llevar a cabo las tareas del trabajo.  
• Ahorro de tiempo y dinero, al evitar traslados y comidas fuera. 
• Menos posibilidad de enfermarse o contagiarse, en temporada de enfermedades respiratorias infecciosas. 
• Mejor productividad, cuando el trabajador puede sacar adelante sus tareas con libertad de horario. 
• Mayor nivel de satisfacción laboral.  

Por otro lado, las empresas o centros de trabajo también obtienen ventajas de un sistema de home office adecuado. Además de mejorar la productividad laboral, incrementan sus índices de retención laboral y reducen costos.  

• Mayor lealtad de los colaboradores. 
• Menores pérdidas ocasionadas por enfermedades laborales, según Entrepreneur. 
• Alta productividad, cuando el empleado está motivado y trabaja con las herramientas de gestión y los programas empleados por la compañía. 
• Menores costos administrativos y de operación.

¿Qué debes evitar al hacer home office?

Por supuesto, ninguna modalidad de trabajo es una panacea y el home office está lejos de ser perfecto. Los trabajadores con este esquema deben evitar algunos errores comunes: 

1. Evadir responsabilidades. El hecho de no presentarse en la oficina no es sinónimo de estar ausente. Es importante atender las reuniones a distancia, cumplir con las llamadas y todas aquellas cuestiones que requieran una actuación puntual.  
2. Trabajar sin horarios. Aun cuando el home office no se ajuste a la jornada laboral, es importante que el trabajador establezca una rutina y se fije horarios. La disciplina es necesaria para tanto sacar adelante los proyectos, como para liberar tiempo personal. 
3. No disponer de un espacio. Tomar con seriedad el trabajo a distancia también implica asignar un espacio dentro de la casa, donde se encuentren las herramientas y condiciones necesarias para laborar.  
4. Aislarse. Es común que quienes realizan home office se sientan aislados, especialmente durante los primeros meses. Por ello, trabajar de vez en cuando fuera de casa puede ser una buena idea para interactuar y evitar esa sensación.

Situaciones en las que el home office es ideal 

En términos generales, el trabajo desde casa es una modalidad aconsejable para los puestos que no requieren interacción social cotidiana y están basados en tareas individuales. Pero otras variables que debemos considerar son la naturaleza del producto o servicio, los tiempos de operación, la cultura laboral, las capacidades tecnológicas de la empresa y el nivel de motivación de los empleados.  

El home office ha demostrado su utilidad en circunstancias especiales, como:  

• Contingencias ambientales y de salud 
• Cambios de oficina 
• Reducción de espacios de trabajo 
• Imposibilidad de los empleados para llegar a la oficina 
• Proyectos internacionales  

Requisitos para trabajar desde casa 

Para que el teletrabajo resulte una modalidad productiva y satisfactoria para los empleados, es importante que tomemos en cuenta las condiciones sugeridas por los expertos. 

Antes que nada, para pensar siquiera en implementar el home office, la empresa necesita saber trabajar dentro de entornos en la nube. ¿Esto qué significa? Que además de contar con las herramientas y aplicaciones web necesarias, debe contar con una cultura empresarial orientada a resultados.  

Y en este punto, es indispensable que los procesos críticos de la compañía puedan ser realizados a distancia, a través de sistemas de administración en la nube como Bind ERP, que permiten trabajar desde cualquier lugar y realizar las operaciones contables, financieras, de inventarios y de producción, por mencionar solo algunas. 

En sintonía, el primer gran requisito que debe cumplir un colaborador a distancia, es adaptarse al entorno virtual en que trabaja la empresa, como explica Oficina Empleo. Para ello, requiere una computadora, internet de banda ancha y los medios de comunicación establecidos por la empresa, como el correo electrónico, WhatsApp, Skype, Microsoft Teams o Slack.  

En efecto, la comunicación con el equipo de trabajo es básica para sacar adelante los proyectos. Es fácil lograrlo con las aplicaciones de videoconferencias y de colaboración en línea, así como los software en la nube.  

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Como puedes ver, para implementar con éxito el trabajo a distancia necesitamos una estrategia integral que abarque la cultura empresarial, además de la adquisición de herramientas tecnológicas. 

Por tal motivo, arrancar la modalidad del home office da también la oportunidad de avanzar en la transformación digital de cualquier empresa o negocio. ¡Sin duda, un gran aprendizaje!  

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