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Orden de compra: 5 razones para usarla en tu negocio

Por Bind ERP
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Ahora que la temporada navideña se acerca, es momento de tomar las provisiones necesarias para abastecer inventarios, como la implementación de la orden de compra.

Si ya revisaste tu stock y calculaste la mercancía que necesitas adquirir, ¡no dejes pasar un día más! Pon manos a la obra con los productos que necesitas y comienza a emplear las órdenes de compra para solicitar tus pedidos.   

Así es. La orden de compra es un documento que nos ayuda a agilizar el abastecimiento de nuestro inventario y establecer un trato más formal con los proveedores. Los beneficios de estas notas son tan relevantes para las empresas, ¡que decidimos dedicarles un artículo completo! 

Sigue leyendo y conoce cómo puedes potenciar tus ventas navideñas, mejorar tus tiempos y asegurar tus inventarios utilizando la nota de compra, ¡verás que es muy sencillo!  

Mucho más que papeleo 

Antes de continuar, intentaremos aclarar el mayor mito que impide el uso de las notas de pedido entre las pymes: existe la creencia de que son papeleo innecesario, con todo el desperdicio de tiempo y recursos que implica. 

Nada está más lejos de la realidad. La orden de compra es un documento formal, indispensable para la gestión de compras porque da seriedad y evita mal entendidos entre las partes de una transacción comercial.  

Dicho esto, una orden de compra es un documento oficial emitido por un comprador, donde se compromete a pagar al vendedor cierta cantidad por un producto o servicio específico.  

Sus elementos básicos, de acuerdo con el glosario en línea de Shopify, son:  

  • Cantidad comprada 
  • Producto o servicio comprado 
  • El nombre específico de la marca, SKU o número de modelo 
  • Precio por unidad 
  • Fecha de envío 
  • Ubicación de envío 
  • Dirección de cobro 
  • Condiciones de pago 

Razones para utilizar la orden de compra  

La temporada de compras navideñas es muy importante para nuestra economía, ya que representa la época fuerte para muchos comercios. Incluso, una gran cantidad de empresas dependen directamente de sus resultados en esta época. 

En tal sentido, el uso de una nota de pedido es invaluable porque mejora la precisión en el manejo de inventarios y de las finanzas, nos ayuda a financiarnos, nos da certeza en los tratos comerciales y un sinnúmero de beneficios…  

Pero para ser concretos, resumimos aquí las principales razones por las que deberías de utilizar las notas de compra en tu negocio.  

 

1. Cuidar liquidez y evitar riesgos financieros

Para el comprador, la primera ventaja de una orden de compra es que puede hacer su pedido sin tener que pagar de inmediato. Por su parte, el vendedor ofrece crédito a sus compradores sin el riesgo de no recibir el pago; esto es así porque el comprador está obligado a pagar contra entrega.  

 

2. Dar formalidad a las transacciones

Las órdenes de compra ahorran papeleo legal y aseguran que ambas partes respetarán el precio establecido, pues sirven de contrato entre el comprador y el vendedor. Es decir, son documentos formales que deben ser respetados.

 

3. Gestionar inventarios de manera eficiente

El uso de notas de compra nos permite reducir los costos de inventarios, pues sabemos con precisión cuántos productos nos serán entregados, así como en qué fechas y ubicaciones. Además, cada pedido es fácilmente rastreable, gracias a que la orden lleva un código o número que la identifica.

  

4. Agilizar la cadena de suministro

Debido a que la orden de compra ayuda a agendar el envío, el suministro de mercancías se agiliza y tanto el comprador como el vendedor llevan un mejor control de sus costos de operación y de sus almacenes de materia prima. 

Creemos que esta ventaja es particularmente útil en esta temporada navideña, ¿qué opinas? 

 

5. Garantizar el pedido

Una orden de pedido bien realizada, contiene las especificaciones de los productos o servicios solicitados. Por eso, este documento sirve de guía para el proveedor y garantiza que el pedido sea entregado en las condiciones que el comprador necesita.  

¿Cómo hacer una orden de compra? 

Como se explica en el portal de Emprendepyme, la nota de pedido se puede realizar de dos maneras: manualmente, utilizando una plantilla de Excel o formato único; o bien, a través de un sistema de gestión o ERP. 

En el primer caso, las desventajas son que el llenado y seguimiento de la orden de compra es más lento; el papeleo genera una carga administrativa y con cada orden de compra tenemos que llenar la misma información una y otra vez. 

En cambio, con el uso de un ERP todo se agiliza: desde la emisión hasta el cierre de la nota de compra. Específicamente, un sistema como Bind permite: 

  • Elaborar la nota de pedido en segundos, ya que el sistema guarda la información de los proveedores y el catálogo de productos. 
  • Ahorrar espacio y costos, debido a que no hay necesidad de papeles. La orden de compra se genera, se envía y se archiva en el sistema de la compañía. 
  • Controlar el pedido, pues a través del ERP, todos los interesados pueden ver el estatus de las órdenes. 
  • Gestionar mejor los inventarios, pues una plataforma como Bind conecta la emisión de las órdenes de compra con los almacenes.  
  • Facturar de manera correcta, ya que el sistema toma la información contenida en la orden para emitir los comprobantes fiscales digitales que correspondan.   

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¡Eso es todo, por ahora! Esperamos que con la implementación de la orden de compra aproveches al máximo las temporadas altas y que te unas a nuestra comunidad de suscriptores, pues ¡cada vez somos más!

Escrito por Bind ERP
Bind ERP es el sistema de administración en la nube más fácil y completo para crecer un negocio en México.

Más sobre este tema: Compras y Gastos

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