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Centro de costos: cómo gestionar tus recursos sin miedo

Por Bind ERP
Centro de costos: cómo gestionar tus recursos sin miedo

Para nadie es un secreto que los negocios necesitan llevar el control de sus gastos. Por ello, el centro de costos es un área fundamental para la gestión administrativa.

Sin un seguimiento adecuado de sus recursos, los gastos de la empresa se pueden salir fácilmente de control y asfixiar los márgenes de utilidad.

De hecho, en nuestro país, las empresas fracasan principalmente por causas financieras, entre las que figuran la mala gestión del dinero y el exceso de gastos, de acuerdo con el Instituto de Emprendimiento Eugenio Garza Lagüera. 

Afortunadamente, los administradores pueden determinar con exactitud a dónde van los recursos del negocio, mediante el centro de costos. Incluso, pueden ir más allá y emplear esta área para disminuir los riesgos financieros y tomar mejores decisiones de presupuesto. Precisamente, en este artículo veremos cómo. 

 

¿Qué es un centro de costos?

El centro de costos es el área o unidad de negocio donde se producen y controlan los gastos que la empresa necesita. En otras palabras, es un apartado financiero, con un presupuesto asignado, donde se registran y rastrean las erogaciones de la compañía. 

En el caso de las medianas y grandes empresas, es posible que cada departamento cuente con su centro de costos; por otro lado, en las micros y pequeñas, lo más común es que exista solamente uno para toda la empresa. 

Resumiendo, se trata de una buena práctica de la contabilidad de costos, pues permite llevar un desglose de los gastos. Incluso, la empresa puede obtener aún más provecho de estos centros de control, si emplea las herramientas de análisis y automatización adecuadas, como veremos más adelante. 

 

Finalidad de los centros de costos

Ahora, hasta aquí todo parece muy sencillo: la empresa elabora sus productos y registra los gastos involucrados.  

En la práctica, rastrear y controlar los egresos nunca resulta fácil, pues las compañías suelen producir distintos artículos y ofrecer servicios variados, que implican costos indirectos.  

Por eso, el centro de costos es tan importante. Y es que además de registrar los gastos, también ayuda a determinar todas las erogaciones relacionadas con un área, producto o servicio.  

En general, estas unidades de responsabilidad y control nos permiten: 

  • Repartir los costos: asignar un volumen determinado de gastos a cada departamento. 
  • Imputar los costos: relacionar los costos con el producto o servicio. 

Adicionalmente, el centro de costes apoya la toma de decisiones. Con esta herramienta, la empresa puede medir su desempeño operacional, así como planificar sus ingresos y egresos.  

 

Beneficios de esta unidad de negocio

Como podemos imaginar, esta herramienta de la contabilidad analítica genera información que la contabilidad tradicional no muestra. Su principal valor radica en los datos que arroja para medir la rentabilidad por producto y por área. 

Entre los principales beneficios de la unidad de costos, destacamos: 

  1. Controlar los gastos totales y por departamento 
  2. Calcular la rentabilidad de cada área y producto o servicio 
  3. Elaborar presupuestos equitativos 
  4. Gestionar los costos de inventario, determinar el pedido óptimo 
  5. Asignar recursos de manera más inteligente 
  6. Monitorear salidas de flujo de efectivo 
  7. Reducir costos de fabricación 
  8. Detectar gastos o proyectos no presupuestados 
  9. Generar indicadores de rendimiento 
  10. Rastrear costos de forma individual 

 

¿Cómo se clasifican los centros de costos?

Si bien existe una clasificación estándar de los centros de costos, lo cierto es que cada empresa puede organizarlos según sus propias necesidades. 

La conceptualización común, de acuerdo con Economipedia, es que existan unidades de costos

  1. Administrativos: Relacionados con la gestión. 
  2. De servicios: Inversiones en servicios que brindan apoyo a las distintas áreas. 
  3. Ventas: Consultoría, publicidad, costos de ventas. 
  4. De producción: Costos relacionados con la transformación de las materias primas en el bien final. 

Por otro lado, existe una organización más básica de los centros de costos en: 

  1. Principales: Los gastos que intervienen directamente en la producción de la mercancía o servicio. 
  2. Auxiliares: Costos indirectos, como la mano de obra, seguridad y sistemas. 

Ejemplo de asignación de gastos

Supongamos que en una empresa, los centros de costos registran dos grandes tipos de gastos: principales y auxiliares, clasificados en función del producto final. 

En tal caso, podemos asignar las facturas a esta organización de los costos, como nos presenta Circulante:  

Facturas de: 

Costos principales 

Costos auxiliares 

Inventarios 

Compra de mercancía, materiales. 

Recepción, verificación de la mercancía, gestión de inventarios. 

Producción 

Fundición, montaje. 

Mantenimiento de equipos, mano de obra, realización de pruebas, amortización de la maquinaria, intereses bancarios. 

Distribución 

Ventas de contado y a plazos. 

Publicidad, estudios de mercado, servicio postventa. 

Administración 

Contabilidad, impuestos, tesorería, nóminas. 

Salarios, recibos de servicios, gastos de mantenimiento. 

 

Conclusiones

La gestión eficaz de los recursos es clave para las empresas, especialmente en tiempos de crisis como el actual. Es por ello que la contabilidad de costos es un complemento indispensable para la contabilidad tradicional. 

Cualquier negocio puede crear un centro de costos, con el fin de llevar un seguimiento inteligente de cada gasto. Para ello, necesita establecer un departamento o asignar esta función a una persona, con partidas presupuestales definidas y mecanismos de control y rastreo. 

Esta función se facilita mediante una plataforma como Bind ERP, que permita relacionar o asignar cada gasto a un centro de costos. De esta manera, podemos aprovechar al máximo las posibilidades que nos da esta función contable y así tomar mejores decisiones estratégicas para el negocio. 

¡Es todo! Esperamos que este contenido te haya resultado útil. De ser así, suscríbete para seguir al tanto de las mejores prácticas de contabilidad y administración.

 

¡Hasta la próxima!

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Escrito por Bind ERP
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