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Cancelación de CFDI: ¿qué es y cómo realizarla?

Por Bind ERP
Cancelación de CFDI: ¿qué es y cómo realizarla?

Desde el 1 de noviembre de 2018, entró en vigor el nuevo esquema de cancelación de CFDI, el cual sigue generando confusiones y algunos dolores de cabeza, dicho sea de paso.

Si bien este ha incrementado la complejidad del proceso de facturación, también es innegable el valor y utilidad del mismo. Especialmente, si consideramos que no era extraño que facturas pagadas fueran canceladas injustificadamente en el pasado.

Lo anterior, como te podrás imaginar, afectaba los derechos de deducción y acreditación de impuestos del receptor. Un pasaje oscuro en la historia de la facturación electrónica en México.

Si deseas conocer cuándo puedes cancelar una factura, despejar tus dudas sobre el nuevo esquema, así como aprender cómo realizar la cancelación de tus CFDI, ¡sigue leyendo!

 

Razones para cancelar una factura

Primero lo primero: no siempre cancelar una factura es lo correcto. ¡Así que no te precipites!

Por ejemplo: si se trata de una devolución, descuento o bonificación, lo correcto es generar una nota de crédito que se relacione a tu comprobante fiscal.

Entonces, te preguntarás "¿cuándo puedo cancelar una factura?". Simple, si te encuentras en alguna de estas situaciones:

  • Cuando existe un error de captura del RFC, domicilio, el nombre o la razón social
  • Cuando nunca se pagó la factura
  • De existir un mal manejo de los conceptos o partidas
  • Si no se respetaron las condiciones comerciales
  • Cuando se registró una inconsistencia en los importes
  • No se agregaron las nuevas disposiciones fiscales, (como el método de pago)

👍📖 Lectura recomendada: "Factura electrónica para pymes".

 

¿Cómo cancelar un CFDI?

Salvo los supuestos estipulados en la regla 2.7.1.39 de la Resolución Miscelánea Fiscal, se deberá seguir el nuevo esquema de cancelación de CFDI, el cual señala que solo se podrá cancelar un CFDI previa aceptación del receptor.

Primeramente, debes identificar cuál es el estatus del comprobante vigente. Actualmente, se clasifican de dos maneras:

  • No cancelable: comprobante que tiene al menos un documento relacionado vigente. Una vez que estos documentos hayan sido cancelados, cambiará su estatus a cancelable.

De acuerdo con lo establecido en la a la "Guía de llenado de los comprobantes fiscales digitales por Internet" (Anexo 20 de la Resolución Miscelánea Fiscal), estos son los posibles documentos relacionados.

Tipo de relación Descripción del CFDI relacionado
01 Nota de crédito de los documentos relacionados
02 Nota de débito de los documentos relacionados
03 Devolución de mercancía sobre facturas o traslados previos
04 Sustitución de los CFDI previos
05 Traslados de mercancías facturados previamente
06 Factura generada por los traslados previos
07 CFDI por aplicación de anticipo
08 Factura generada por pagos en parcialidades
09 Factura generada por pagos diferidos
  • Cancelable (con o sin aceptación): aquellos CFDI sin algún documento relacionado.

Recuerda que puedes verificar el estatus de la cancelación a través del servicio de verificación de comprobantes fiscales por Internet del SAT.

 

¿Cuál es el proceso de cancelación de una factura?

Una vez hayas verificado el estatus de tu comprobante, tienes que seguir lo establecido en el siguiente proceso de cancelación:

  1. Deberás enviar la solicitud de cancelación de la factura a través del Portal del SAT, de los servicios un PAC (Proveedor Autorizado de Certificación) o tu facturador electrónico.
  2. Cuando se requiera la aceptación, el receptor de la factura recibirá un mensaje de interés en su Buzón Tributario donde se informa que existe una solicitud de cancelación.
  3. El receptor deberá manifestar la aceptación o rechazo de la cancelación a través del Portal del SAT o bien vía un proveedor de certificación dentro de los tres días hábiles siguientes contados a partir de la recepción de la solicitud.
  4. Si no se requiere aceptación, la factura se cancelará inmediatamente.

 

¿Cuáles son las posibles respuestas a una solicitud de cancelación?

En caso de que debas solicitar la autorización para la cancelación, existen 2 posibles escenarios:

  1. Que el receptor acepte la cancelación del CFDI y este cambie su estatus a "Cancelado con aceptación".
  2. Que el receptor rechace la cancelación y el estatus cambie a "Solicitud rechazada".

Una vez recibida la solicitud de cancelación, el receptor tiene 3 días hábiles para manifestar la aceptación o negación de la cancelación. De lo contrario, se considerará que el receptor acepta la cancelación de la factura y su estatus cambia a "Cancelado plazo vencido".

 

¿Cuándo no se requiere la aceptación del receptor para cancelar una factura?

Seguramente te estás preguntando cuándo no requieres llevar a cabo todo el proceso antes mencionado. Pues bien, la regla 2.7.1.39 del SAT indica que podrás cancelar una factura sin que se requiera la aceptación del receptor en los siguientes supuestos:
  • Facturas que amparen un monto total de hasta $5,000.00 (MXN)
  • Nómina
  • Egreso
  • Traslado
  • CFDI de ingreso expedido a contribuyentes del Régimen de Incorporación Fiscal (RIF)
  • Emitidos en Mis Cuentas
  • CFDI de retenciones e información de pagos
  • Operaciones con el público en general
  • Emitidos a residentes en el extranjero
  • La cancelación se realice dentro de los tres días hábiles siguientes a la emisión
  • CFDI a través del adquirente y sector primario, de acuerdo con lo estipulado en las reglas 2.4.3 y 2.7.4.1 de la RMF.
  • CFDI emitidos por integrantes del sistema financiero
  • Emitidos por la federación por concepto de DPA

 

¿Qué es la sustitución de CFDI previos (Tipo de relación 04)?

Como mencionamos, es común que la cancelación de una factura obedezca a errores, en cuyo caso deberemos recurrir a la sustitución del CFDI previo.

Por ejemplo, cuando se selecciona mal un concepto, uso de CFDI o precio, e incluso si se captura mal el RFC de nuestro cliente.

En estos casos se debe proceder de la siguiente manera:

  1. Primero se debe cancelar el CFDI que se va a sustituir, y
  2. Se debe emitir una nueva factura a la cual se le debe relacionar el CFDI cancelado. Para esto, seleccionaremos el Tipo de relación 04 (Sustitución de CFDI previos) e ingresaremos el folio fiscal de la factura que vamos a sustituir en el campo UUID.

💡 TIP: Lee "Folios digitales: ¿qué son y para qué sirven?" para conocer dónde encontrar el folio fiscal de tus comprobantes.

Recuerda que realizar este proceso es indispensable para garantizar la trazabilidad de tus comprobantes, así como evitar posibles afectaciones a tu deducibilidad y la de tus clientes.

Aunque el proceso de sustitución de CFDI es sencillo, este implica una inversión de tiempo adicional. De ahí la importancia de aprender cómo hacer una factura electrónica sin errores.

Una de las maneras de evitar estos inconvenientes, es contar con un facturador electrónico que te permita realizarlo rápidamente.

Por nuestra parte, te recomendamos el facturador electrónico de Bind ERP, el cual, además de ser gratuito, te brinda 5 timbres fiscales al mes sin costo alguno. Da clic en el botón a continuación para activar tu cuenta.

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¡Listo! Ahora ya sabes cuándo y cómo realizar el proceso de cancelación de CFDI. Recuerda que las disposiciones fiscales están en constante cambio, por lo que te recomendamos suscribirte para seguir obteniendo contenido de calidad para tu negocio. ¡Hasta pronto!

 

Escrito por Bind ERP
Bind ERP es el sistema de administración en la nube más fácil y completo para crecer un negocio en México.

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