¿Qué es la contabilidad electrónica y cómo ayuda a tu negocio?

Más que ver tu balanza de comprobación en una interfaz o digitalizar tu información financiera, conocer qué es la contabilidad electrónica te ayuda a mejorar tus procesos contables, a un menor costo y con mayor transparencia y seguridad.

Al implementar la contabilidad electrónica en tu empresa, logras simplificar el registro contable e identificar transacciones de medición de manera automática para predecir posibles desafíos y obtener nuevas perspectivas.

¿Qué es la contabilidad electrónica y cuáles son sus beneficios?

Primero, es importante explicar qué es la contabilidad electrónica: es el manejo de la información contable a través de medios digitales, con la finalidad de lograr una fiscalización más sencilla, generando un control más efectivo en la empresa.

Desde que en 2014 el SAT volvió obligatoria la factura electrónica para todos contribuyentes, la autoridad ha ido adoptando nuevos recursos digitales para aumentar su recaudación y evitar la evasión de impuestos.

Entonces, ¿qué es la contabilidad electrónica? Es una manera para cruzar la información con las empresas, y detectar errores o evasión del pago de las contribuciones.

Beneficios de la contabilidad electrónica

La contabilidad electrónica también es una ejecución automática sin errores con menor costo y esfuerzo. La contabilidad empresarial nunca fue tan fácil con un software contable, porque:

• Aumenta la seguridad de la información: Almacena los datos en la nube; además, aporta agilidad y movilidad porque te permite conectarte desde cualquier dispositivo, fomentando un marco idóneo para el trabajo colaborativo, home office o trabajo híbrido. Al trabajar en la nube, también cuidas la información confidencial, porque le otorgas permisos a los usuarios. Si manejas diferentes nóminas por cada sucursal, puedes asignar y restringir la usabilidad de tus colaboradores.
• Crece con tu empresa: Un sistema contable crece con la operación de tu empresa; evita paros por instalaciones complicadas y prolongadas. Escala de forma flexible y rápida.
• Brinda transparencia y veracidad en los datos: Realiza tus reportes contables actualizados y sin inconsistencias. Genera informes en tiempo real y evita destinar tiempo en la elaboración de todos los estados contables y financieros.
• Unifica: Logra enlazar todos los departamentos para ejecutar y mostrar los datos que necesitas en un solo sistema, logrando la precisión de las operaciones como la facturación electrónica.
• Te mantiene siempre actualizado: Un sistema compatible con el SAT te permite migrar hacia la versión CFDI 4.0 con todos los lineamientos que necesita la autoridad fiscal. Elimina los gastos extras al contratar a personal externo de TI o distraer a tu equipo de trabajo para instalar otros programas.

Cada vez que el SAT emite nuevas disposiciones que deben de incluirse en la facturación, probablemente visualices a la autoridad fiscal como un lobo feroz que tiene la misión de devorar a las empresas.

Sin embargo, lograrás cambiar el enfoque cuando conozcas qué es la contabilidad electrónica, una metodología digitalizada para simplificar tareas, asegurando la transparencia en la operatividad de tu empresa para lograr una fiscalización saludable.

Recuerda: Una empresa no debe ser un collage de varios programas porque entorpece la sincronización, aumentando las posibilidades de error al no recibir todos los datos de cada área en tiempo real.

?Tenerlo todo no es posible?  Tal vez en otros aspectos; pero con un sistema contable lograrás tener toda la contabilidad empresarial de forma rápida y sencilla, porque te permitirá:

• Monitorear sus indicadores
• Administrar sus cuentas bancarias
• Emitir facturas electrónicas
• Generar cotizaciones profesionales
• Automatizar sus procesos de producción
• Controlar sus inventarios en tiempo real

Si estás buscando optimizar la organización de tu negocio, te recomendamos leer: 6 razones por las que Bind ERP ayuda al control de tu negocio.

¿Qué es la contabilidad electrónica en México y qué elementos la integran? 

Además de saber qué es la contabilidad electrónica, debemos conocer cuáles son los elementos que la integran:

• Catálogo de Cuentas Contables: Cuentas agrupadas por nivel como lo determina el código agrupador del SAT, es decir, es una forma estandarizada por la autoridad fiscal para presentar la información contable.
  El fundamento legal que lo señala es el Anexo 24 de la resolución miscelánea fiscal.
• Pólizas Automáticas: Se generan al momento de realizar un movimiento de compra, (gasto o recepción de mercancía, venta) factura o remisión, ingresos y egresos (pagos, transferencias o ajustes de cuentas) y movimientos de inventario.
• Pólizas de Gasto
• Pólizas de Costo
• Pólizas de Venta
• Pólizas de Pago (Ingresos/Egresos)
• Póliza de Movimientos de Inventario 
• Pólizas de saldos iniciales
• Póliza en Blanco (Diario, Ingreso o Egreso)
• Póliza de Cierre
• IVA por Pagar 
• Pago de Nómina
• Reportes Financieros: Estado de Situación Financiera, Balanza de Comprobación, Estado de Resultado, Auxiliar de Cuentas
• Conciliador de CFDI
• Reporte DIOT (Declaración Informativa de Operaciones con Terceros). Es un informe en el cual se reporta al SAT todas las transacciones de compra/venta que se ejecutan con todos tus clientes y proveedores.
  El fundamento legal de esta disposición se encuentra asentada en la Ley del Impuesto al Valor Agregado en el Artículo 32.
• Registro de Activos: No solamente los reportes contables, impuestos y operaciones con proveedores y/o cliente engloba todo lo que es la contabilidad electrónica; también un software contable debe considerar, según lo estipula el SAT la siguiente clasificación:
• Bienes fijos: Mobiliario y equipos.
• Inversiones financieras: Acciones o valores de renta fija
• Intangibles: Derechos de propiedad, patentes, permisos y licencias, entre otros.
• Conciliación de CFDI: Comparar saldos y movimientos de todos los registros de tu empresa, debe ser una tarea que puedas realizar de forma rápida para corregir inconsistencias y averiguar las causas de las discrepancias con la finalidad de tener un mayor control.

La contabilidad electrónica te ayuda a llevar un registro de todos los activos no circulantes para lograr un mayor control y realizar un cálculo oportuno acerca de la depreciación. 

¿Qué es la contabilidad electrónica sin la conciliación?

Sin la conciliación, la contabilidad electrónica es una contabilidad incompleta, porque no solamente es un requisito para la declaración anual.

Con la conciliación, evitas las discrepancias con el SAT y consigues una visión exacta acerca del estado financiero de tu empresa. Además:

• Identificas las facturas extraviadas y sin contabilizar
• Obtienes un panorama para visualizar tus ingresos y gastos
• Visualizas la evolución de tu empresa

Un software contable te ayuda también a detectar los documentos que no están ligados a ningún CFDI.

Lleva todo en orden para evitar intranquilidades, te recomendamos leer: Notificaciones fiscales: que el SAT no re sorprenda.

¿Cómo se presenta la contabilidad electrónica? 

Saber qué es la contabilidad electrónica no es suficiente: también debes enviarla sin papeleos, ni contratiempos y cumpliendo con la normatividad.

En México debemos de enviar los archivos en formato XML a través del Buzón Tributario para lograr una fiscalización más sencilla.

Los archivos XML deben contener lo siguiente:

• El catálogo de cuentas
• El balance de comprobación, incluidos los saldos iniciales, los movimientos (débito/crédito) y los saldos finales.
• Todas las transacciones del diario, incluidos todos los movimientos reales, como compras, ventas, etc. Este expediente debe presentarse a solicitud de las autoridades.
• Las pólizas y auxiliares se envían cuando el SAT necesita verificar la información por motivos de compensaciones y devoluciones.

¿Quiénes deben presentar la contabilidad electrónica?

Cuando surge la duda de qué es la contabilidad electrónica, también nos preguntamos quiénes tienen que aplicarlas en su negocio; a continuación, hablaremos del tema.

Las empresas y personas físicas con ingresos mayores o iguales a 4 millones de pesos en el ejercicio, deberán presentar su contabilidad a través del Buzón Tributario; en el caso de las personas físicas que no superen el monto de los 2 millones de pesos; tendrán que presentar su contabilidad a través del portal del SAT.

¿Quiénes no están obligados a presentar la contabilidad electrónica?

Los municipios, sindicatos, asociaciones civiles y fideicomisos autorizados para recibir donativos deducibles con un acumulado de ingresos igual o menor a 2 millones de pesos, siempre y cuando registren sus operaciones en Mis cuentas SAT.

Las personas físicas bajo el régimen de arrendamiento, servicios profesionales con ingresos que no superen los 2 millones de pesos por concepto de honorarios, siempre que tengan el registro correspondiente en Mis Cuentas.

Además, las personas físicas que obtuvieron ingresos como en premios o sorteos y por enajenación de bienes. Es importante señalar que aunque no presenten la contabilidad electrónica, no están exentos de realizarla.

No hagas las cosas apresuradas, te recomendamos leer: Declaración anual: Guía para personas físicas y morales.

¿Cuándo se debe enviar la contabilidad electrónica? 

Ahora que ya tienes mucho más claro qué es la contabilidad electrónica, quiénes la deben de enviar, y quiénes no, es el momento de conocer el tiempo para cumplir con la autoridad fiscal para las empresas y las personas físicas.

El envío de la información contable deberá realizarse de forma mensual, a más tardar el día 17.

¿Cómo se debe enviar la contabilidad electrónica?

Debes contar con la firma electrónica vigente y los archivos en XML comprimidos en formato .ZIP con la nomenclatura establecida:

Para la captura y envío de la contabilidad electrónica, se debe de contar con un software contable compatible para cumplir con todas las disposiciones emitidas por el SAT.

¿Qué tipo de recibo me entregan por enviar la contabilidad electrónica? 

Saber qué es la contabilidad electrónica y aplicarla en tu empresa te genera muchos beneficios. Verifica el acuse de la recepción de aceptación o rechazo.

¿Dónde se envía la contabilidad electrónica?

La contabilidad electrónica se envía mediante el Buzón Tributario, el cual es el espacio de comunicación entre el SAT y los contribuyentes; además, también puedes recibir información y notificaciones del Prodecon (Procuraduría de la Defensa del Contribuyente).

Saber qué es la contabilidad electrónica es descansar mejor y operar con tranquilidad. Asegúrate de realizar lo siguiente: 

1. Contar con toda la documentación fiscal de todas las operaciones de tu empresa
2. Anotar todos los préstamos, aportaciones al capital y contratos
3. Llevar un registro ordenado de todas las cuentas por cobrar y pagar
4. Actualizar a tu equipo de trabajo acerca de qué es la contabilidad electrónica y las nuevas disposiciones del SAT
5. Incorporar recursos tecnológicos compatibles con el SAT que permite elaborar tu contabilidad empresarial de forma más ágil y fácil.

¿Cuáles son los cambios fiscales para 2023?

1. Desde el 2022, llegó un nuevo Régimen Simplificado de Confianza llamado RESICO para las personas físicas que no superen los 3.5 millones de pesos al año con las siguientes actividades:

• Servicios profesionales y empresariales
• Régimen de Incorporación fiscal
• Agrícolas, ganaderas, pesqueras o silvícolas
• Arrendamiento

El beneficio para las personas físicas es que no se aplicará una tarifa progresiva sobre la utilidad total. La tarifa será entre el 1 y 2.5 %.

Para las personas morales que quieran incorporarse bajo este régimen no deben superar los 35 millones de pesos anuales y los socios deberán ser personas físicas. Para pagar el impuesto se consideran los ingresos y gastos que se obtengan en el flujo de efectivo.

2. Desaparece el Régimen de incorporación Fiscal (RIF)

3. Reporte de depósitos en efectivo por parte de las instituciones financieras de sus cuentahabientes, por cantidades superiores de $15,000 al mes.

4. Límite establecido en la deducción de donativos 

¿Cuáles son las nuevas infracciones del SAT? 

En este contenido hemos descubierto qué es la contabilidad electrónica, lo que te ayudará a evitar las siguientes prácticas:

• Declarar pérdidas mayores a las reales.
• Realizar CFDI que amparen operaciones inexistentes o simuladas.
• Presentar con errores la situación fiscal.

Conclusiones

Conocer qué es la contabilidad electrónica es importante para cumplir con la autoridad fiscal; además, es una manera de integrar la información de la empresa para lograr una gestión contable de forma ágil, veraz y práctica, añadiendo la reducción de costos en tiempo y dinero.

Recuerda que en Bind contamos con un ERP para contabilidad que te ayudará a optimizar muchas de las tareas de las que hemos hablado en este contenido. Contáctanos para obtener tu asesoría gratis.