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10 beneficios de un software administrativo para empresas de manufactura

Por Bind ERP
10 beneficios de un software administrativo para empresas de manufactura

En la actualidad, toda compañía que aspire a alcanzar un posicionamiento privilegiado en el mercado necesita de un software administrativo, y las empresas de manufactura no son la excepción.

De hecho, soluciones tecnológicas como los sistemas de planificación de recursos empresariales o ERP, por sus siglas en inglés, cobran una importancia especial en esta clase de organizaciones, independientemente de su tamaño y sector productivo.

Dicho esto, a continuación te explicaremos 10 de los beneficios de este tipo de herramientas para las empresas manufactureras.

 

1. Optimiza el control de inventarios

Los inventarios de materia prima y productos terminados forman parte del capital de una empresa de manufactura.

De los insumos depende el desenvolvimiento productivo y operativo de estas organizaciones, mientras que en los artículos terminados recae la comercialización y la generación de ingresos.

Por ese motivo, experimentar fallas, pérdidas y desequilibrios en esta área es un lujo que no te puedes dar si quieres que tu compañía alcance la expansión y el crecimiento sostenible.

Es por ello que debes implementar una solución tecnológica que te brinde control de tus inventarios, específicamente a través de las 5 funciones que explicaremos en las siguientes líneas.

 

I. Administración de almacenes

Una de las características de un software administrativo de calidad es que cuenta con un modelo multialmacén.

De esta forma tendrás la posibilidad de hacerle seguimiento a los diferentes almacenes de tu empresa de manufactura desde una plataforma centralizada.

Además, estos sistemas son configurables, por lo cual podrás determinar a cuáles empleados autorizarás visualizar los detalles de un tienda en específico.

Por supuesto, esta funcionalidad es útil para compañías del sector productivo y, también, para negocios de franquicias.

 

II. Control de existencias

Existen diferentes tipos de inventarios en las empresas, pero independientemente de esto todas necesitan lo mismo: control de sus existencias.

Y es que las pérdidas y el robo hormiga son problemas que pueden afectar a toda clase de organizaciones corporativas.

Afortunadamente, otra de las potencialidades de un software administrativo es que hace seguimiento de los diferentes insumos y productos terminados con los que cuentan las compañías.

Incluso, te mostrará la existencia de cada uno de estos en tiempo real, así como los movimientos y rotaciones que experimentan.

 

III. Recepción automática

La recepción de materia prima es una de las labores elementales en la gestión del inventario de una empresa de manufactura y un software administrativo te ayudará a optimizarla.

El módulo de recepción automática de esta solución tecnológica descargará el Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) de tus proveedores desde el Servicio de Administración Tributaría y cargará al sistema los productos que te entregarás.

¡Imagina cuánto tiempo ahorrarás gracias a esta funcionalidad!

Además, te garantizará que las recepciones se realicen de manera transparente y sin errores.

 

IV. Registro de reubicación de mercancía

La gestión de inventarios es un proceso realmente complejo en el que es fundamental que cada paso se realice con mucha atención.

Y es que, por ejemplo, muchas veces se presentan pérdidas durante la transferencia de productos terminados de un almacén a otro.

Sin embargo, esta clase de problemas se pueden evitar con la implementación de una solución tecnológica de calidad que permita registrar y seguir el movimiento de la mercancía.

 

V. Reporte de movimientos

Un software administrativo no solo te permitirá registrar el traslado de productos. Además, generará reportes de estos movimientos.

Esto te servirá para realizar análisis históricos de los inventarios o, simplemente, para identificar momentos en los que se presentaron problemas.

 

2. Mayor control de la cadena de abastecimiento

Los beneficios de un software administrativo para tu empresa de manufactura empezarán desde los procesos de compra.

De acuerdo a un artículo del medio Forbes en el que se cita el “Estudio comparativo de prácticas y tendencias en México”, las tecnologías de la información juegan un papel fundamental en la cadena de suministro o abastecimiento, ya que brindan grandes ventajas, entre estas:

  • Efectividad operativa
  • Incremento de la calidad
  • Reducción de costos
  • Aumento de la capacidad logística

Sí, un sistema tecnológico de calidad te brindará esos beneficios e incluso más.

Entre otras cosas, te permitirá despedirte de los errores de dedo al cargar los datos de las compras de manera instantánea y automática.

Otra gran ventaja que obtendrás es la agilización de procesos, puesto que tendrás a la mano toda la información que necesitas para llevar a cabo el proceso de compra.

Sistemas tecnológicos como los ERP incluyen catálogos de productos y servicios compatibles con códigos de barras y en los que se detallan especificaciones de los artículos.

Lo mismo sucede con los proveedores. En vez de tener que buscar el Registro Federal de Contribuyentes (RFC) de cada uno de ellos, los encontrarás todos en un solo catálogo.

En el caso de la gestión y el cuidado de los proveedores te resultará especialmente útil, pues también te permitirá asignarles cuentas contables, almacenes y más.

Por otro lado, gracias a un software administrativo tendrás la posibilidad de agregar fácilmente lotes y números de serie a los artículos que adquieras.

Lo mejor de todo es que harás todas estas tareas del área de compras y suministro apegado a las últimas disposiciones fiscales.

Y es que otra de las características de un buen sistema tecnológico es que se actualiza para siempre estar al día con las exigencias de las autoridades.

 

3. Optimización de la experiencia de compra

Uno de los errores que cometen algunas compañías del comercio negocio a negocio (B2B) es descuidar elementos esenciales como el  buen servicio al cliente y la importancia de construir un networking efectivo.

Aunque vendas al por mayor, también necesitas brindarles una experiencia positiva a los usuarios y desarrollar estrategias que te permitan establecer una red de aliados comerciales.

Solo de esa manera podrás fidelizar clientes y alcanzar un posicionamiento privilegiado.

En el caso del servicio a los usuarios, uno de los temas claves es la experiencia de compra.

Por ejemplo, detalles tan básicos como ofrecer la posibilidad de realizar pagos en línea te ayudará a optimizarla y, en consecuencia, a satisfacer a la clientela.

Afortunadamente, el comercio electrónico es otra de las fortalezas de un software administrativo, específicamente de un ERP.

Por medio de esta herramienta podrás brindarles a los usuarios diferentes métodos de pago online y gestionarás los procesos de cobro de forma electrónica, lo que brinda flexibilidad y rapidez.

Incluso, existen sistemas que incluyen portales de facturación en línea en los cuales los clientes podrán emitir sus propios comprobantes.

 

4. Agilización y optimización del área de ventas

Lógicamente, mejorar la experiencia de compra es una forma de fidelizar clientes e incrementar el flujo de ventas.

Sin embargo, esa no es la única manera en la que un sistema tecnológico te ayudará a aumentar el nivel de demanda de tus productos terminados.

Además, un buen software administrativo te permitirá agilizar y optimizar tareas claves del área de ventas que sirven para ampliar la cartera de clientes y la cantidad de pedidos.

Entre otras cosas, estos sistemas pondrán a tu alcance un catálogo de clientes que contemplará toda la información de aquellos comercios y distribuidoras que suelen realizar pedidos a tu compañía.

Otra tarea indispensable del equipo de ventas es el seguimiento de los prospectos, y esta también se optimizará gracias al software.

Esta herramienta también incluye catálogos de clientes potenciales y una agenda integrada de tareas de acercamiento y contacto.

Otra funcionalidad útil, especialmente para el B2B, es la generación, organización y, por supuesto, envío de cotizaciones desde una plataforma centralizada y en la que tendrás toda la información necesaria.

Por último, en relación a las ventas, un software administrativo te brindará reportes de tiempo y resultados de los vendedores y rendimiento de las diferentes sucursales, entre muchas otras cosas.

 

10 beneficios de un software administrativo para empresas de manufactura

 

5. Simplificación de los procesos de cobranza

Las cuentas por cobrar son un tema prioritario en las empresas de manufactura.

Es usual que estas organizaciones envíen pedidos sin un pago previo y, en cambio, les otorguen pequeños lapsos de crédito a sus clientes.

Esto impulsa el incremento del flujo de pedidos e ingresos y, también, establece alianzas comerciales sólidas.

Sin embargo, las cuentas por cobrar pueden convertirse en un gran problema cuando no se gestionan de la manera correcta.

Por esa razón, tienes que implementar un software administrativo para simplificar y agilizar esta área.

Por medio de esta herramienta aumentarás el control sobre las cuentas por cobrar y, en consecuencia, dejarás de poner en riesgo el flujo de efectivo de tu negocio.

Al ingresar al sistema podrás visualizar las diferentes cuentas pendientes, sus responsables, las fechas de vencimiento y el monto total.

Incluso, tendrás la posibilidad de visualizar cuál fue la sucursal que envió el pedido que aún no ha sido cancelado.

Para facilitar las búsquedas, el software te permitirá filtrarlas por rangos de fecha y ordenarlas por tipo de documento, total, almacén y otros aspectos.

Sumado a esto, el sistema te brindará reportes instantáneos y detallados de las cuentas a las que desees hacerles seguimiento.

 

6. Control de operaciones en diferentes monedas

No solo las grandes multinacionales y fábricas importan y exportan insumos o productos terminados.

Muchas veces, las PYMES también acuden a mercados extranjeros para buscar materia prima a buenos precios o, incluso, comercializan en ellos sus artículos terminados, sacando provecho del alcance de diferentes plataformas electrónicas.

Si eso te sucede o, al menos, esperas tener intercambios con otros mercados en el futuro cercano, implementar un sistema ERP es un paso que debes dar.

Otra de las características de esta clase de soluciones tecnológicas es que cuentan con sistemas multimoneda.

¿Qué quiere decir esto? Básicamente, que podrás registrar compras, precios, ventas y otras operaciones en divisas como el dólar y el euro.

 

7. Monitoreo de movimientos y conciliación bancaria

Un software administrativo de calidad debe resguardar y seguir el dinero de tu compañía.

Por ese motivo, al ingresar al sistema podrás visualizar conciliaciones bancarias que te servirán para comparar los registros de tus cuentas y detectar diferencias o errores.

Incluso, desde la misma plataforma tendrás la posibilidad de administrar tus cuentas y realizar solicitudes de operaciones.

Recuerda que, al tratarse de una solución tecnológica multimoneda, no tendrás problemas para visualizar los saldos de las cajas y cuentas en diferentes divisas.

Además de esto, accederás a información financiera detallada que identificará qué parte del saldo que ingresó en el mes es corriente o pasado.

 

8. Automatización de la contabilidad

La contabilidad empresarial es un pilar fundamental en toda organización, ya que en ella recae la gestión e interpretación del capital.

Al implementar un sistema ERP, optimizarás esta área en tu empresa de manufactura y, sobre todo, harás mucho más sencillo su manejo.

Una de los beneficios de contar con el apoyo de esta clase de soluciones tecnológicas es que dejarás atrás los procedimientos manuales y en papel.

Gracias a esta herramienta diferentes tareas administrativas se realizarán de manera automática, como:

  • Generación de reportes financieros
  • Recolección de información contable
  • Clasificación de comprobantes fiscales
  • Timbrado de comprobantes fiscales

Todo esto, además de garantizar rapidez, se traduce en efectividad, puesto que se minimiza el riesgo de errores y desaparecen las duplicidades.

Además de automatizar procesos tan importantes como estos, una solución tecnológica de calidad te brindará muchos otros beneficios relacionados al área contable.

¿Te gustaría conocer 5 de ellos? Si tu respuesta es sí, ¡presta atención!

 

I. Información financiera en tiempo real

Las tecnologías de la información son sinónimo de inmediatez y esta funcionalidad es un ejemplo de ello.

Y es que gracias a un software administrativo tendrás la posibilidad de visualizar, en tiempo real, información financiera de tu compañía de acuerdo a los formatos del Servicios de Administración Tributaria (SAT).

Esto quiere decir que tendrás acceso al panorama financiero general, la balanza de comprobación y los estados de resultados.

Se trata de una funcionalidad que décadas atrás parecía imposible y ahora la podrás disfrutar a través de un soluciones como los sistemas de planificación de recursos empresariales.

 

II. Registro de la póliza de diario

¿Sabes qué es la póliza de diario? Es un documento o registro que engloba las operaciones financieras de una compañía que no se reflejan en movimientos de algunas de sus cuentas bancarias y cajas.

En otras palabras, son aquellas transacciones que no involucran el ingreso de dinero en efectivo.

Entre el tipo de operaciones que deben registrarse en la póliza de diario están los pedidos aún no pagados, amortizaciones y depreciaciones.

Un buen sistema tecnológico te permitirá registrar de forma digital todas estas operaciones que no representan flujo de efectivo.

 

III. Control de activos

¿Realmente conoces cuál es el patrimonio de tu compañía? ¿Le das seguimiento continuo a este aspecto?

Quizás, tu respuesta a la primera de estas preguntas sea afirmativa, pero es probable que no suceda lo mismo con la segunda.

Y es que muchos empresarios y emprendedores suelen enfocarse en el flujo de efectivo, los ingresos y egresos, y los aspectos fiscales cuando se trata de contabilidad empresarial, dejando a un lado el patrimonio.

Si eso te sucede, ¡no cometas más ese error!

Es importante que implementes un sistema administrativo que tenga la capacidad de controlar y seguir el patrimonio de tu compañía.

Aunque se dice sencillo, se trata de un proceso muy complejo que involucra seguimiento de los diferentes activos y su depreciación en el mercado.

Solo de esa forma podrás tener suficientes elementos para tomar decisiones correctas en cuanto a exploración en nuevos mercados, proyectos de expansión, ampliación de la cartera de inversiones y acceso a fuentes de financiamiento.

Además, te permitirá identificar cuándo es el momento ideal para realizar renovaciones de flota o sustituciones de maquinarias y equipamiento.

Lógicamente, al tener conocimiento de tu patrimonio, estarás atento de tomar las decisiones adecuadas para protegerlo e, incluso, incrementarlo.

 

IV. Agilización de la declaración informativa

Si aspiras a que tu negocio crezca y cumpla con todas las exigencias legales, debes preocuparte por generar la Declaración Informativa de Operaciones con Terceros, es decir, el reporte DIOT.

Recuerda que se trata de una de las demandas del Servicio de Administración Tributaria (SAT) de la nación y forma parte de la Ley del Impuesto al Valor Agregado (IVA).

Como su nombre lo refleja, el reporte DIOT tiene como función informar a terceros, especialmente proveedores, sobre el estado de las operaciones de una compañía.

Cuando este reporte informativo se realiza de manera manual es muy tedioso, pues es necesario descargar el formato desde la página del SAT y llenar sus diferentes campos, corriendo el riesgo de cometer errores de dedo.

En cambio, al realizarlo con la ayuda de un sistema tecnológico será un proceso rápido, efectivo y sencillo, apegado a la estructura definida por las autoridades.

 

V. Clasificación y registro histórico

Al realizar las tareas administrativas a través del software, este clasificará y registrará toda la información y la documentación resultante de las mismas.

De esa manera siempre tendrás los datos necesarios para realizar revisiones profundas, evaluaciones de rendimiento y auditorías tradicionales.

Como ves, gracias a un software administrativo contarás con datos en tiempo real y, también, históricos, lo que significa que los niveles de información y conocimiento dentro de la organización crecerán de forma exponencial.

Esto se traduce en reducción de la incertidumbre y, especialmente, optimización de la toma de decisiones.

 

9. Gestión y control operacional a distancia

La implementación de un software administrativo representa múltiples beneficios para las empresas de manufactura y, también, para sus propietarios, directores, gerentes y supervisores.

Al contar con la ayuda de esta solución tecnológica podrás tener control operacional del negocio sin la necesidad de permanecer en la planta o la oficina durante toda la jornada productiva.

Esto se debe a que herramientas, como los sistemas ERP, trabajan con la tecnología de la nube, es decir, alojan la información en servidores remotos, en vez de dispositivos de almacenamiento físico y discos duros de diferentes equipos y dispositivos.

Gracias a esta característica simplemente necesitarás un dispositivo y conexión a Internet para acceder al sistema y la información de tu negocio, independientemente del lugar en el que te encuentres.

Si tienes años de experiencia en el sector manufacturero, seguramente comprendes lo valiosa que resulta esta potencialidad.

En esta clase de organizaciones los propietarios y el personal de supervisión no pueden dejar de hacer seguimiento de las operaciones, ya que de la evaluación continua depende la productividad y la calidad.

Es por ello que es necesario contar con herramientas tecnológicas que brinden control operacional y posibilidad de monitoreo a distancia.

 

10. Integración con otros sistemas

Como mencionamos algunas líneas atrás, las tecnologías de la información resultan fundamentales para las empresas de manufactura.

Constantemente los mercados son más competitivos y se requiere de optimización de materia primera y maquinarias para hacer sostenibles los negocios y alcanzar el crecimiento.

Por más difícil que parezca, producir más, elevar la calidad y optimizar el tiempo son objetivos permanentes para esta clase de organizaciones.

Por esa razón, es posible que además de implementar un software administrativo incluyas otras soluciones, como sistemas de alarmas, controladores de válvulas y otras herramientas directamente relacionadas con los procesos productivos y las actividades de la planta o fábrica.

Por suerte, los sistemas de gestión se pueden integrar a otras soluciones o, al menos, son compatibles con estas, lo que permitirá que tu negocio se modernice de manera integral y sostenible.

 

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¡Ya sabes! Implementar un software administrativo es un buen primer paso para tener una empresa de manufactura de vanguardia y alto nivel.

¡Eso es todo! Al habernos acompañado hasta aquí ya conoces 7 de los grandes beneficios que sistemas como los ERP en la nube le brindan a las compañías del sector de manufactura.

Además de incluir soluciones tecnológicas de semejante potencialidad, es necesario que sigas preocupándote por capacitar a los operadores y trabajadores y mantengas un alto grado de motivación.

Sobre todo, enfócate en explicarles cómo sus labores cambiarán para bien con la implementación de este tipo de sistemas.

¿Te resultó de provecho este contenido? ¡Esperamos que sí! Si aún tienes alguna duda sobre la implementación y las funcionalidades de los sistemas ERP para las empresas de manufactura o, simplemente, deseas compartir tu opinión, ¡déjanos un comentario! 

 

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Escrito por Bind ERP
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