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Software para empresas: 5 cosas que nadie te dice sobre estos

Por Bind ERP staff
Software para empresas: 5 cosas que nadie te dice sobre estos

En los últimos años, la actividad empresarial ha evolucionado y se ha modernizado de manera significativa. Por esa razón, elementos como un software para empresas ya no son desconocidos por muchos propietarios y gerentes.

Seguramente ya has oído hablar sobre varias de las características y posibilidades que brindan esta clase de herramientas que resultan de gran utilidad tanto para pequeñas y medianas compañías como para grandes corporaciones.

Sin embargo, también es cierto que son tantas las funcionalidades y potencialidades de soluciones tecnológicas como los Enterprise Resource Planning (ERP) —o Sistemas de Planificación de Recursos Empresariales— que posiblemente aún haya muchas que no conoces ni comprendes.

Por ese motivo, en este material nos daremos la tarea de compartir algunas cosas que tal vez nadie te dice acerca de un software para empresas.

¡Sigue leyendo!

 

1. Incrementarás el control sobre el inventario

¿Has oído hablar de los beneficios de un software empresarial para tu inventario? Son muchas las mejoras que originará en el manejo de esta importante área.

De hecho, sistemas como los ERP poseen módulos específicos para el control de inventarios, ¿lo sabías?

Pero, a ciencia cierta, ¿qué le ofrece esta herramienta a tus inventarios y almacenes?

¡Veamos!

Seguimiento de las existencias en tiempo real

En México, lamentablemente, el robo “hormiga” es una de las grandes dificultades que experimentan las empresas. Se trata de un problema que, si bien parece pequeño, tiene consecuencias grandes en la estabilidad operacional y financiera.

De acuerdo a un reportaje de Milenio.com, en 2019 el 28 % de las PYMES del país fueron víctimas de este tipo de robos, perpetrados tanto por trabajadores como por personas externas.

Además, en algunas empresas estos “pequeños” delitos mermaron hasta en un 15 % sus inventarios, ocasionando una disminución del 30% de los ingresos.

Como ves, es una situación terrible, y tal vez nadie te ha dicho que puedes solucionarla o prevenirla con la implementación de un software para empresas.

Gracias a estas soluciones, tendrás la posibilidad de supervisar en tiempo real la disminución de diferentes artículos y mercancías del inventario, para determinar si la misma es realmente correspondiente al volumen de ventas o pedidos.

En caso de que notes inconsistencias, podrás aprovechar la información suministrada para identificar el origen de una pérdida e identificar a los responsables de la misma.

También, tendrás la posibilidad de actualizar en cuestión de segundos las existencias una vez que des ingreso a nuevos lotes de insumos o productos. 

Recepción automática de insumos y productos

Esta es una funcionalidad especialmente útil para empresas de manufactura que reciben insumos constantemente y para negocios de la industria retail que rotan inventarios de manera constante.

Cuando nos referimos a la recepción automática, queremos decir que estos softwares pueden cargar automáticamente la materia prima o mercancía recibida, actualizando la existencia sin errores y de manera transparente.

También, más allá del aspecto operativo, sistemas como los ERP hacen que la recepción sea un proceso apegado a los estándares y parámetros definidos por las autoridades.

En México, estos sistemas descargan el Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) de los proveedores desde el sitio web del Servicio de Administración Tributaria (SAT), dándole validez y título ejecutivo a la transacción y los comprobantes asociados a ellas.

Registro de reubicaciones

Existen diferentes movimientos y operaciones dentro de los inventarios y almacenes que pueden ocasionar la pérdida de insumos o productos o las incongruencias entre las existencias físicas y las especificadas en el sistema. Un muy buen ejemplo de ello son las reubicaciones o modificaciones de lotes.

Para las empresas que no poseen soluciones tecnológicas de calidad ni procesos automatizados, este tipo de labores son realmente complejas y riesgosas, por lo cual demandan cuidado especial e, incluso, varios días de trabajo.

En cambio, gracias a sistemas como los ERP las reubicaciones son movimientos sencillos y cotidianos, que no conllevan mayores complejidades operativas.

Básicamente, estas soluciones registran y siguen el movimiento de los insumos o los productos en tiempo real, organizando y clasificando la existencia en el sistema, para luego hacer lo propio en el espacio físico del almacén.

Además, cuentan con la capacidad de generar automáticamente reportes posteriores de estos movimientos, lo que facilita la realización de revisiones, análisis y auditorías que permitan identificar fallas e incongruencias a tiempo.

Administración multialmacén

Si tu empresa está en vías de crecimiento y, poco a poco, sumará nuevos almacenes, la implementación de sistemas como los ERP cobra una importancia especial.

Esto se debe a que cuentan con módulos multialmacén, que te permitirán gestionar los inventarios de diferentes tiendas, unidades y sucursales desde una práctica plataforma centralizada.

A su vez, tendrás la posibilidad de autorizar el acceso a la plataforma de los diferentes trabajadores encargados de la gestión de cada uno de los almacenes.

Sumadas a estas funcionalidades y potencialidades, un buen software para empresas te permitirá hacer seguimiento continuo del valor real del inventario y te mostrará otros indicadores financieros de interés asociados a este.

De esa manera optimizarás la toma de decisiones específicas sobre la gestión y el control del inventario y, también, aquellas relacionadas con las compras y reposiciones de productos o insumos.

 

2. Propiciarás una mejor experiencia de compra

A menudo se resalta la capacidad de un software para empresas de mejorar el funcionamiento de la misma y de optimizar las labores de diferentes trabajadores, pero también es importante mencionar que la implementación de estos sistemas brinda beneficios directos a los clientes de las compañías.

Y es que las mejoras son tan palpables y evidentes al ámbito exterior que la experiencia del usuario mejora de manera trascendental.

Por ejemplo, el momento de la compra, un punto clave en la relación entre un usuario y una empresa, se optimiza a través del módulo de facturación electrónica que incluye un ERP.

Precisamente, en las siguientes líneas explicaremos cómo es que esta clase de soluciones mejoran de forma sustancial la experiencia de compra. 

Posibilidades de que el cliente genere sus facturas

Imagina cómo incrementará la satisfacción de tus clientes si les proporcionas un sistema de autofactura que esté disponible las 24 horas del día.

Sí, se trata de una de las funcionalidades que puede proporcionarte un sistema ERP, específicamente su módulo de facturación electrónica.

Gracias a esta herramienta agilizarás tus lapsos de cobro y permitirás que los usuarios generen comprobantes válidos de sus compras desde la comodidad de su hogar u oficina.

Por supuesto, esto también conlleva optimización de tus procesos de facturación, pues prácticamente los clientes asumirán —de forma placentera— parte de las labores tradicionales de esta área.

La buena noticia es que todo esto no significa que pierdas control sobre tus sistemas de facturación.

En el caso del portal de autofactura, tendrás la potestad de activarlo y desactivarlo siempre que quieras.

También podrás hacer configuraciones dentro de esta plataforma, estableciendo las fechas límite de facturación que más te convengan. 

Menos errores en captura de datos

Que ofrezcas un portal de autofactura no significa que tu empresa dejará de emitir por sí misma los comprobantes.

Por ese motivo, es importante resaltar lo practicas y sencillas que resultarán las tareas de facturación al utilizar un software para empresas.

Esto se debe, principalmente, a que estos sistemas poseen bases de datos de clientes, en las que podrás visualizar rápidamente todos los datos sobre ellos.

Así, la generación de comprobantes será una tarea que apenas demandará unos cuantos clics. Además, tendrás la garantía de que las facturas emitidas no contendrán errores de datos ni imprecisiones, lo que afecta de manera directa la experiencia de compra del cliente.

Esto también se traduce en procesos de facturación transparentes, profesionales y adaptados a las exigencias de las autoridades, lo cual te permitirá ganarte la confianza de los usuarios y contar con mayor posibilidades de retenerlos. 

Canales de compra digitales

En la actualidad, no cabe duda de que el comercio electrónico tiene una relación directa en la calidad de la interacción de los usuarios con las empresas.

Una investigación llamada Estudio Sobre Venta Online en México, citado por el informador.mx, reflejó que 6 de cada 10 compradores del país adquirieron productos y servicios de forma digital en 2018.

Además, del total de consumidores “digitales”, el 40 % tuvo una frecuencia de compras semanal.

En general, durante ese año las visitas de personas a sitios de comercio electrónico en México crecieron en un 30%.

Esto demuestra que es sumamente importante ofrecerles a los clientes la posibilidad de adquirir los productos o servicios tanto de forma tradicional como a través de canales electrónicos.

Afortunadamente, al implementar un sistema ERP tu empresa disfrutará de verdaderos canales de compra digitales, que permitan pagar y obtener comprobantes válidos en cuestión de segundos.

Entre otras cosas, estas soluciones tecnológicas pueden enlazarse con las tiendas digitales más populares de la actualidad, como Mercado Libre, por ejemplo.

De esa manera los usuarios decidirán qué quieren, los comprarán y todo el proceso de facturación se enlazará directamente con el ERP, propiciando agilidad, organización y transparencia.

También, su herramienta de facturación puede integrarse a tu sitio web, en caso de que desees generar ventas directas a través de este.

Lo mencionado hasta aquí nos permite concluir que sistemas como los ERP son herramientas claves para aumentar las ventas.

Además, este incremento de ventas se propicia de manera sustentable, pues va acompañado de un mayor control interno y de la disminución de errores y fallas.

 

3. Visualizarás los números con sentido cualitativo

En este punto no hablaremos de forma genérica o general sobre los beneficios de un software de empresas para el proceso contable, pues seguramente ya has escuchado lo útil que resultan estos sistemas para el registro del capital de las compañías.

Es ampliamente sabido que estos sistemas automatizan la contabilidad y que permiten llevar a cabo una satisfactoria migración del papel a lo digital, algo indispensable en medio de la exigente dinámica empresarial actual.

Sin embargo, más allá de esto, sistemas como los ERP le dan sentido cualitativo a los números, algo que no se suele mencionar o destacar con frecuencia.

Con esto nos referimos a que convierten a las cifras y valores en indicadores concretos sobre la realidad del negocio, su evolución y la capacidad financiera que realmente posee.

Para que lo entiendas mejor, mencionaremos algunas de las formas en que estas herramientas les dan sentido cualitativo y significado a los números. 

Control de activos

Los números con sentido cualitativo son aquellos que, entre otras cosas, te permiten conocer el patrimonio real de tu empresa.

Es por ello que un buen software corporativo cuenta con un módulo de contabilidad capaz de registrar las compras de activos y darle seguimiento a sus depreciaciones en el mercado.

Además de mantenerte informado sobre el verdadero valor de tu compañía, esto te permitirá optimizar la toma de decisiones en cuando a adquisición o venta de maquinarias, equipos y otros bienes y recursos técnicos imprescindibles para las operaciones.

Generación de reportes financieros al instante

Los reportes financieros son mucho más que cifras y valores sobre transacciones específicas de tu negocio.

Se trata de resúmenes contables que toman en cuenta diferentes variables para dar como resultado indicadores concretos y de interés sobre la realidad financiera del negocio.

Por ejemplo, un sistema ERP de calidad puede mostrarte el activo circulante tomando cuenta elementos como la caja, las cuentas bancarias, los pagos anticipados, el inventario y las devoluciones asociadas a los tributos.

Además, en su dashboard principal, esta solución tecnológica señala los indicadores reales y actualizados de variables básicas como los ingresos, los costos y los gastos.

Acceso a información histórica

Para evaluar los números en su justa dimensión y comprender el momento financiero de la empresa es importante acceder a la información histórica.

Gracias a un software pare empresas, esta tarea la podrás realizar en cuestión de segundos y con unos pocos clics.

De esa manera tendrás la posibilidad de seguir la evolución de tu empresa desde el punto de vista financiero comparando, por ejemplo, el volumen de ventas actual con el del semestre anterior.

 

4. Optimizarás tu proceso de compras

Si te han hablado de contabilidad y tareas administrativas cuando se trata de softwares para empresas, pero no te han mencionado las bondades relacionadas con el proceso de compra, ¡presta mucha atención a esta sección!

Sistemas como los ERP cuentan con diferentes funcionalidades que permiten optimizar esta valiosa área del negocio, entre estas destacan:

Acceso a catálogo de productos y servicios

Un buen ERP pondrá en tus manos toda la información que necesitas para agilizar el proceso de compras.

Entre otras cosas, te dará acceso a una base de datos de productos y servicios compatible con código de barra. De esa manera solo tendrás que hacer clic sobre lo que necesitas y de inmediato se generará el pedido y los comprobantes asociados.

Acceso a catálogo de proveedores

Aquí encontrarás todos los datos de tus proveedores, como el RFC, por ejemplo.

También tendrás la posibilidad de clasificar a los mismos en diferentes grupos y podrás asignar cuentas contables, almacenes y más.

Visualización de órdenes de compra en tiempo real

Si el departamento de compras está complemente delegado, pero de todas formas quieres mantener el control operacional de esta área, un software para empresas te lo permitirá.

Al acceder a la plataforma podrás visualizar en tiempo real las órdenes de compra y sus respectivos estatus. 

 

5. Tendrás más tiempo libre

Es posible que ya hayas oído hablar sobre muchos de los beneficios de un software para tu negocio; sin embargo, no se suele explicar que, también, estos sistemas contribuyen de manera directa con la calidad de vida y la satisfacción de los propietarios y gerentes.

Y es que una de las ventajas de automatizar el trabajo administrativo y diferentes procesos a través de un software es que tendrás más tiempo libre y la actividad general será una labor mucho más flexible y satisfactoria.

Una vez implementado el sistema, este asumirá muchas de las labores que tradicionalmente llevabas a cabo de manera manual y que te demandaban horas de más en la oficina.

Además, al incrementar la eficiencia operacional ya no estarás obligado a asumir constantemente acciones y planificaciones orientadas a la solución de problemas y la corrección de fallas.

Todas estas flexibilidades se incrementan aún más cuando el software que se escoge trabaja con Cloud o, como se le conoce popularmente, la tecnología de la nube.

¿Por qué decimos esto? ¡Ya conocerás las razones! 

Podrás supervisar las labores a distancia

La nube es un conjunto de servidores remotos que hacen más flexible el acceso a la información.

Entre otras cosas, brindan la posibilidad de visualizar los datos de interés desde diferentes puntos geográficos, permitiéndote tomar unas merecidas vacaciones cuando lo desees.

Esto también te dará la posibilidad de cumplir con labores de supervisión y control desde tu hogar, en caso de que no puedas acudir a la oficina en el horario tradicional.

Accederás a la información desde diferentes dispositivos

La nube no solo te permitirá acceder a la información desde diversos lugares, también te brindará la posibilidad de hacerlo desde distintos dispositivos.

Por ello, no tendrás que llevar contigo un equipo informático específico en todo momento, sino que simplemente te bastará con utilizar una tableta, laptop o teléfono inteligente que tengas al alcance.

Una vez tengas en tus manos uno de estos dispositivos, simplemente tendrás que ingresar tu usuario y contraseña para acceder a la plataforma del ERP u otro software.

Eso sí, para que puedas disfrutar de todas las funcionalidades del sistema, es importante que tengas conexión a Internet.

No tendrás que preocuparte por hacer actualizaciones y copias de seguridad

Todo lo que hemos mencionado hasta ahora es muy útil y tiene una relación directa con la practicidad y la flexibilidad.

Pero no serviría de nada si de todas formas tienes que destinar parte de tu tiempo a las actualizaciones del sistema y la realización de copias de seguridad de la documentación.

Por suerte, un buen software para empresas basado en la nube tiene la capacidad de actualizarse de manera automática y, además, de generar copias de los balances, informes y los datos que ya ha alojado.

Además de esto, la tecnología de la nube se caracteriza por cumplir altos estándares de seguridad informática, tan sólidos y estables como los de los ya tradicionales sistemas de "escritorio" que se alojan en equipos o dispositivos específicos.

Incluso, las soluciones que trabajan con esta cuentan con mecanismos de seguridad y privacidad internos, que garantizan que solo los empleados autorizados accedan a ciertas informaciones y datos.

Por ejemplo, como propietario podrás disfrutar de una configuración de usuario mucho más amplia y funcional que la de un trabajador o supervisor que se desempeñe únicamente en un área específica.

¡Bien! Ya conoces 5 de las cosas que nadie te había dicho acerca de un software para empresas.

Además de todo lo que hemos mencionado, cabe destacar que la implementación de soluciones con estas características es el paso fundamental para alcanzar la modernización de tu negocio y su transformación digital, lo cual lo hará mucho más efectivo y competitivo.

En general, estas herramientas fomentan un crecimiento sustentable, que realmente se traduzca en mayor rentabilidad y que resista el paso del tiempo y los diferentes desafíos que plantean los entornos.

Por último, como seguramente ya notaste, entre los softwares para empresas destacan los sistemas ERP, ya que son soluciones integrales, que optimizan cada una de las áreas de los negocios.

Ahora que sabes qué es un ERP y conoces las diferentes potencialidades que tiene, es importante que evalúes tu negocio de manera objetiva y crítica para que determines si, efectivamente, necesitas implementar uno de estos sistemas.

Es por ello que, antes de despedirnos, te invitamos a que leas otro interesante contenido de nuestro blog que te permitirá conocer cuáles son esas señales que evidencian que se requiere incorporar un Sistema de Planificación de Recursos Empresariales cuanto antes. Accede al artículo a través del siguiente enlace: Enterprise Resource Planning: ¿cómo saber si mi empresa lo necesita?

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Escrito por Bind ERP staff
Bind ERP es el sistema de administración en la nube más fácil y completo para crecer un negocio en México.

Más sobre este tema: Tecnología en la nube

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