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5 ventajas de automatizar el trabajo administrativo

29 de septiembre de 2018 07:47:00 AM CDT / by Bind ERP

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Utilizar recursos tecnológicos para automatizar el trabajo administrativo no es algo nuevo; muchas empresas ya optan por sistemas que agilizan cómo se procesa su información para ser más eficientes. ¡Conoce todos sus beneficios!

Para empezar, debes saber que se habla de automatización una vez que se tienen definidas las actividades que se requieren dentro de una empresa, las personas responsables de estas y cuándo se llevan a cabo, ya que no es posible volver automático un conjunto de actividades si no está bien establecido.

Una vez teniendo lo anterior, el siguiente paso es implementar un software que centralice toda la información que hay en las múltiples áreas de una organización y te permita optimizar la forma en la que trabaja tu compañía.

Si aún no te convence la idea de implementar la automatización del trabajo administrativo en tu negocio, hoy te hablaremos de 5 ventajas de esta alternativa que podrían hacerte cambiar de opinión.

¡Comencemos!

Ventajas de la automatización de tareas en las organizaciones

1. Reducción de costos

La razón principal por la que conviene la sistematización es que reduce los costos operativos de manera importante. De hecho, podrías hacer de manera inmediata una gran cantidad de procesos que tradicionalmente toman mucho tiempo. Recuerda: ¡el tiempo vale oro!

Por ejemplo, algo tan sencillo como la facturación de una venta no siempre puede realizarse tan rápido como nosotros quisiéramos, sobre todo si hay una gran afluencia de clientes en caja. Sin embargo, si tienes acceso a una herramienta de autofactura, esto no será un problema nunca más.

Sin duda, la velocidad con la que puedas hacer tus labores administrativas y la capacidad de visualizarlas en tiempo real te darán una gran ventaja sobre tus competidores.

 

2. Ejecución de procesos eficazmente

Un factor que puede resultar muy molesto para quien dirige cualquier empresa es tener que suspender las operaciones para encontrar algo que está saliendo mal. Con un proceso automatizado, los departamentos cumplen correctamente la demanda de sus tareas habituales. 

Incluso, los sistemas informáticos no tienen la necesidad de parar para descansar y esto permite que toda la información siga fluyendo, sin importar el día, la hora o la fecha.

Esto se percibe mejor en tareas administrativas como la revisión del inventario, la cual de hacerse manualmente puede demorar horas e incluso semanas en concluirse. En cambio, con un sistema de control de inventario, puedes manejar tu mercancía de forma automática, lo que reduce costos y el tiempo que involucra gestionarlo.

 

3. Toma de decisiones mejor informadas

Un factor vital para optimizar el manejo de las labores administrativas es el contar con herramientas que controlen todas las áreas de tu empresa contabilidad, ventas, inventarios y finanzas, además de que generen reportes en tiempo real para ser comparados con proyecciones y estimaciones.

Ten presente que al automatizar estas actividades tendrás conocimiento de todo lo que pasa en tu organización, lo que también te permitirá encontrar problemas, retrasos y anomalías.

Lo anterior no solo contribuye a la gestión y administración de tu empresa, sino que te servirá para tomar decisiones más certeras y oportunas que serán de gran importancia para el crecimiento de tu negocio.

 

4. Disminución del margen de error en la información

La ejecución del trabajo administrativo de manera manual es habitual aún con todos los avances tecnológicos que tenemos a nuestro alcance en estos días. Muchos dueños de empresas prefieren llevarlas de esta forma porque les da mayor confianza.

No obstante, es un hecho que todos estos trabajos están sujetos a errores humanos y, por ende, a retrasos en los tiempos de entrega. Debido a la cantidad de datos que se tiene que procesar a diario, un sistema automatizado es la mejor opción para reducir las equivocaciones.

Ten presente que es fundamental que tus datos estén siempre actualizados y que tengas la posibilidad de conocer la realidad financiera de la empresa en todo momento.

 

5. Reducción del uso del papel

En años anteriores, las empresas se llenaban de cantidades enormes de papel que terminaban tarde o temprano en contenedores de basura, lo que ocasionó un impacto negativo en la naturaleza y en el bolsillo de las compañías.

Al ser conscientes de la realidad ambiental que vive el planeta actualmente, las organizaciones deben asumir la responsabilidad de contrarrestar los efectos negativos que el excesivo consumo de recursos ha provocado en el medio ambiente.

Llevar todos los procesos e información en computadoras y otros dispositivos aportará de manera significativa a las causas ambientales. Asimismo, reducirá los costos por la compra de papel e impresión, entre otros.

 

Conoce los servicios de automatización en la nube

Una de las preocupaciones más comunes que tienen los dueños y gerentes de empresas a la hora de automatizar su trabajo administrativo es cuánto tienen que invertir en adquirir servidores donde alojar toda su información.

Para esto, muchas compañías ofrecen una alternativa más económica de almacenamiento: “la nube", una red mundial de servidores remotos en los que se puede almacenar y administrar datos de todo tipo, lo que elimina la necesidad de mantenimiento de dicha infraestructura tecnológica.

Otra de sus ventajas es que la información que almacena se puede acceder las 24 horas del día, desde cualquier dispositivo que con Internet. Esto potencia significativamente el nivel de flexibilidad en el manejo y control de los procesos dentro de la empresa.

Finalmente, pero no menos importante, las empresas que ofrecen este tipo de servicios, tales como Microsoft Azure y Amazon Web Services, brindan altos grados de seguridad que difícilmente podrían alcanzarse de otra manera en empresas de pequeño o mediano tamaño.

 

Comienza hoy mismo a automatizar tu negocio

Sin duda alguna, las ventajas de automatizar el trabajo administrativo son valiosas para mantener el control de un negocio y para conquistar las metas a futuro de este. Si quieres expandir tu compañía o buscas incrementar su rentabilidad, seguramente esto será de gran ayuda para ti.

Ten presente que, tras obtener un software que te ayude con todas las actividades de las que hablamos hoy, se reducen gastos asociados con la administración y el retorno de la inversión (ROI) se produce muy rápidamente.

Además, estos instrumentos se adaptan a tu compañía para beneficiarte lo más posible según las necesidades específicas de tu negocio y de tu equipo de trabajo.

Así que, si estás pensando en automatizar tu trabajo administrativo para dar un salto positivo en la forma en la que gestionas tu empresa, ¡inicia lo antes posible!

¿Te pareció interesante este artículo? ¿Quieres conocer más sobre temas empresariales? ¡Sigue las entradas de nuestro blog!

 

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Temas: Administración y Productividad

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Escrito por Bind ERP

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