Independientemente del giro y el tamaño de tu empresa, un sistema de gestión de inventarios agiliza el flujo operativo y lo vuelve más eficiente.
Muy atrás quedaron aquellos años donde toda la información del negocio estaba en archivos de Excel y documentos aislados. Hoy, el uso de una plataforma integradora para todos los procesos es la base para alcanzar la competitividad.
En especial si hablamos de tus inventarios, la conexión con las áreas de compras, ventas, contabilidad, finanzas y producción es indispensable para lograr una fluidez que le permita a tu personal concentrarse en tareas de mayor impacto.
Con esto en mente, hoy te desglosamos algunas de las ventajas de un sistema de gestión de inventarios que se conecte con las áreas de administración, contabilidad y ventas, como los que hay actualmente en el mercado mexicano.
¿Qué hace un sistema de gestión de inventarios?
Cualquier descuido en la gestión de inventarios puede traducirse en el rompimiento de stock, pérdida de clientes y competitividad, así como una caída en los ingresos, por mencionar solo algunas de las afectaciones.
Cabe destacar también los riesgos de pérdida de mercancías, robo hormiga, deterioro, obsolescencia, desorden y la duplicidad de tareas.
Un sistema de gestión de inventarios es una plataforma que registra todos los movimientos de stock y automatiza el registro de existencias, a partir de la compra-venta de los bienes y/o mercancías.
Desde un excel se puede llevar el registro del stock. Pero un verdadero control de inventarios requiere mucho más que simplemente llevar un registro de las mercancías y sus movimientos. Para una adecuada gestión del stock, necesitas un sistema que te permita:
- Obtener información automática de tu catálogo de productos y proveedores, así como de tu lista de clientes.
- Conectar la información de inventarios con tus cuentas de cobros, pagos, gastos y facturas.
- Acceder a una visualización general de los números de tu negocio.
- Generar reportes actualizados de los movimientos y la contabilidad de tu negocio.
- Conexión entre las áreas de compras, ventas e inventarios para un adecuado movimiento comercial.
- Cálculo de indicadores como el punto de reorden y generación de reportes.
Los sistemas ERP son soluciones integrales de inventarios que, como veremos más adelante, ayudan a mayoristas, minoristas y negocios en general a ganar visibilidad sobre sus existencias en tiempo real y hacer más expeditos los procesos.
Sistemas empresariales más comunes
Desde hace años, los registros de mercancías contados a mano, los pedidos manuales y las hojas de cálculo fueron reemplazados por sistemas de gestión, tal como lo afirma IBM.
¿Qué hace un sistema de gestión empresarial? En pocas palabras, esta tecnología integra, da seguimiento y simplifica distintos procesos: desde el almacén, pasando por las previsiones de ventas, la contabilidad y la gestión del negocio en general.
Veamos brevemente las principales opciones de integración y automatización de tareas administrativas y de inventarios.
1. Los software de contabilidad
Un primer paso en la automatización e integración está representado por los software de contabilidad, que en líneas generales simplifican los registros contables de tu negocio.
Un sistema contable cuenta con funcionalidades como ventas, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, inventarios, caja y bancos, que son los distintos estados por los que pasa el flujo de efectivo.
Sin embargo, puede presentar limitaciones de integración con otros sistemas o aplicaciones. Algunos de estos sistemas se desarrollaron para ser gestionados por personal profesional o con conocimiento del área contable.
Aquí conocerás algunos software de contabilidad gratuitos
2. Facturadores electrónicos
Bajo otro enfoque de integración, se han desarrollado los sistemas de facturación electrónica.
Tal como menciona Intuit, los facturadores electrónicos facilitan las tareas administrativas para generar facturas o CFDI de manera automatizada, cumpliendo con formalidades de la autoridad fiscal (SAT), como timbrado fiscal y las especificaciones CFDI 4.0.
Los facturadores son herramientas para mantener la facturación en orden, pero su alcance e integración con otras áreas del negocio también puede ser limitada.
3. Software de inventarios
Evidentemente, hablar de software de inventarios es referirnos a un sistema de gestión especializado que permite el seguimiento del inventario en tiempo real, la gestión de pedidos, cotizaciones y devoluciones.
Además, de la gestión de transferencias entre almacenes y -en algunos casos- visibilidad a nivel de compras, despacho y cadena de suministro, junto a informes y analítica bajo demanda.
No obstante, a diferencia de un sistema integral de inventarios, un software básico carece de funcionalidades básicas que sí pueden estar presentes en un software contable o en un facturador.
Aprende cómo organizar un sistema de control de inventarios efectivo.
4. Sistemas ERP
Si deseas integración de todos tus procesos administrativos, tu apuesta es por un sistema ERP.
Desde su concepción, los Enterprise Resource Planning o sistemas de planificación de recursos empresariales buscan la integración y automatización de todas las funciones primordiales del negocio.
Desde recursos humanos, hasta finanzas; desde inventarios, hasta facturación, los sistemas ERP son plataformas todo en uno que incluyen las funciones de:
- Contabilidad
- Facturación
- Inventarios
- Ventas
- Cobranza
- Producción
- Finanzas
En una sola interfaz, un ERP funciona como un sistema integral de inventarios que permite acceder a una amplia variedad de procesos e informes desde cualquier terminal o dispositivo con acceso a internet.
Lo mejor de todo, es que algunas soluciones ERP están al alcance de cualquier presupuesto.
Desde sistemas contables y de facturación hasta plataformas ERP explora estos 5 programas para que controles tu inventario en línea.
Ventajas de un sistema de gestión de inventarios
Un sistema de gestión de inventarios, o ERP, te permite una gestión integral de los inventarios, desde que la mercancía es importada o adquirida, hasta que se cobra la última factura.
1. Aumento de las ventas
Los sistemas de control de inventarios te permiten generar los datos necesarios para elevar pronósticos de ventas sobre una base coherente y sustentada.
Sus herramientas de analítica de datos e informes personalizados generan el insumo que requieres para organizar tu registro de ventas, fijar metas y enfocar el esfuerzo del equipo de ventas en su cumplimiento.
Por otra parte, no querrás perder ventas por desconocer qué tienes en tu almacén y en qué cantidad, especialmente en temporadas de alta demanda.
Al contar con informes de inventario precisos, con los que además calcules el punto de reorden, nunca te quedarás sin productos ni perderás clientes por rompimientos de stock.
Se trata de una integración más eficiente que confiar en nuestra memoria o tener que estar dejando el mostrador para visitar los anaqueles, cada vez que tengamos que hacer una venta.
Un software de gestión de inventario, o sistema ERP, te permitirá establecer niveles mínimos de reposición para cada artículo, y su integración con compras te permitirá generar automáticamente órdenes de compra cuando alcances el umbral determinado.
En síntesis, la integración de inventarios con ventas genera mejores previsiones de ventas, optimización de niveles de inventario y mejoras en el flujo de efectivo.
2. Simplificación de la contabilidad
Los software de contabilidad y sistemas de gestión de inventarios pueden operar de manera independiente, pero su integración genera un flujo de información más eficiente y evita discrepancias.
Es sabido que, de forma permanente o periódica, los sistemas de contabilidad se valen de los reportes de inventarios para generar un insumo de cara a los estados financieros y otros informes de contabilidad administrativa.
Contar con esa información centralizada y actual asegura precisión, evita entradas múltiples, omisiones y otras fuentes de discrepancia.
3. Mayor visibilidad financiera
Ahora bien, contar con esta información exacta a nivel de ventas, compras, gastos e inventarios, genera el insumo para unos reportes fiables y estados financieros precisos, a efectos de revisiones y cumplimiento fiscal.
Cuando se excluyen discrepancias en nuestros procesos, se evitan tediosas o largas jornadas de revisión y conciliación en ahorro de tiempo, esfuerzo y dinero, liberando a nuestro personal para tareas más productivas.
La automatización de inventarios, con apoyo de los códigos de barras o radiofrecuencia, también es otra fuente de ahorro de tiempo que se combina con otras tareas, como la emisión de facturas digitales.
En resumen, la integración de inventarios con las funciones de contabilidad propicia el registro automático de cada transacción comercial, agilizando procesos y librándolos de errores y omisiones.
Conoce todo lo que necesitas para llevar la contabilidad de tu negocio.
4. Mejor administración
Integración y automatización son sinónimo de beneficios. Cuando integras tus inventarios con otras funciones administrativas, tu negocio opera con mayor eficiencia, ya que simplemente tendrás tu inversión circulando más rápidamente.
En resumen, un sistema de administración de inventarios empodera a tu negocio con la visibilidad y el control que necesita. Un sistema ERP y su poder de integración y automatización pueden ayudarte a lograr:
- Existencias optimizadas
- Gestión de pedidos
- Trazabilidad y visibilidad de tus mercancías y movimientos
- Mejores previsiones de ventas
- Órdenes de compra y reabastecimiento en tiempo real
- Facturación al día
- Minimización de discrepancias y errores
- Confiabilidad en la información financiera
- Reportes y estados financieros fiables e instantáneos
La sofisticación e integración de procesos que ocupa tu negocio está a alcance, no dudes en agendar una asesoría gratuita con uno de nuestros expertos para conocer los módulos de Bind ERP y cómo se conectan.
¡Hasta la próxima!
