Los programas de contabilidad y sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) son una necesidad para cualquier empresa que desee consolidarse. Más que tendencia, es modernización y adaptación a los nuevos tiempos.
Atrás quedaron los anticuados libros de contabilidad en físico, así como las hojas de cálculo repetitivas y pesadas, las extensas jornadas de registro de datos, la duplicación de trabajo y funciones, así como los errores asociados con el registro manual.
Hoy en día, los departamentos y encargados de las funciones primordiales de tu empresa se conectan y acceden a la información en tiempo real, creando la inteligencia empresarial esencial para el éxito de tu organización en tiempos modernos.
Y todo esto incluye al contador como agente fundamental para el buen cumplimiento y las correctas prácticas del quehacer contable, fiscal y financiero.
Los sistemas de contabilidad que se ejecutan en la nube permiten que el despacho contable acceda y trabaje en línea con la información de sus clientes.
¿Qué más pueden hacer los software de contabilidad modernos por tu PyME? Conozcamos las principales funciones de los sistemas contables, desde las tradicionales hasta las más novedosas.
¿Qué son los programas de contabilidad y cuáles son sus beneficios para las pymes?
Un programa de contabilidad o software contable es un tipo de aplicación informática distribuida en módulos, que registra, procesa, ordena y consolida las transacciones de una empresa.
Estos sistemas mantienen los registros de libro diario, libro mayor, auxiliares, compras, ventas, cuentas por cobrar y por pagar, inventarios, bancos, nómina; entre otros aspectos transaccionales de un negocio.
En síntesis, los programas de contabilidad ayudan a las empresas a registrar, compilar y reportar las transacciones contables y financieras de forma continua.
Entre los beneficios de los programas de contabilidad, Investopedia destaca que:
- Ahorras tiempo y esfuerzo en tareas administrativas, al automatizar algunas funciones de registro, cómputo y consolidación de datos.
- Realizas y analizas más fácilmente los cálculos contables.
- Generas reportes e informes contables, entre ellos los estados financieros.
- Gestionas el flujo de caja a través de la integración de módulos como ventas, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, inventarios y bancos.
- Ahorras espacio en piso o espacio físico, ya que hace obsoleto el uso de papel.
- Recuperas de manera más sencilla los datos contables antiguos, lo que es útil para auditorías internas y externas.
- Automatizas el proceso de facturación e incluso la cobranza.
- Mejoras la trazabilidad y el control del inventario.
- Puedes adelantar la mayor parte del trabajo para el cumplimiento fiscal.
Entérate: ¿Cómo elegir un software contable para tu pyme?
Principales funciones de los sistemas contables
Una de las principales razones por la que fracasa una pyme es la falta de prácticas contables correctas y para tener éxito como propietario, necesitas de las funciones que reúnen los programas de software de contabilidad, según el medio norteamericano AZCentral.
Hagamos un breve resumen de las funcionalidades más modernas e importantes de un programa de contabilidad:
1. Desagregación: centros de costo (unidades de negocio)
Esta es una nueva función de los sistemas de contabilidad que mejora la trazabilidad de la información y los registros, permitiendo conectar un gasto con su origen.
Un módulo de centros de costos hace posible que realices la diferenciación de los gastos incurridos y los asignes a la unidad de negocio correspondiente. Esto te facilita un importante nivel de detalle.
Además, la desagregación de la información por unidad de negocio o centro de costo te permite llevar una gestión de gastos eficiente, reducción de costos y su optimización.
2. Conexión con bancos: automatización de la conciliación bancaria
Antes, conciliar el saldo efectivo de las cuentas bancarias de una empresa era cuestión de largas jornadas de trabajo. Ahora, gracias a los programas de contabilidad y las soluciones ERP, es cuestión de minutos.
Con la funcionalidad de conexión con bancos, podrás conciliar los movimientos bancarios de todas tus cuentas en tiempo real, empatando las transacciones de los estados de cuenta bancarios con los movimientos registrados en tu sistema ERP.
Para saber más sobre el tema conoce ¿Qué es la conciliación bancaria contable y cómo realizarla?
3. Automatización del cierre mensual: cruce de IVA (Póliza de IVA)
Un importante nivel de seguimiento de los resultados del negocio se logra cuando es posible comparar los números mes a mes.
Por eso, contar con el insumo para contrastar metas con resultados -y con base en ello aplicar los correctivos necesarios- es un gran hito en la planificación y el control de tu empresa.
De hecho, esta es en parte la esencia del proceso de cierre contable mensual.
Además, uno de los resultados de la conciliación mensual es saber si cuentas con IVA por pagar o a favor.
4. Tablero de conciliación de CFDI
Igual que la información bancaria, en México es necesario que valides y concilies tus comprobantes fiscales digitales (CFDI).
Los programas de contabilidad modernos cuentan con la funcionalidad para llevar a cabo la conciliación entre la información que poseas en tu sistema y tus CFDI timbrados ante el SAT.
5. Póliza de cierre (cierre del ejercicio)
Una funcionalidad clásica de cualquier software contable es la capacidad de computar y dar el cierre a las cuentas temporales o nominales del estado de resultados.
Generar la póliza de cierre o cancelación de las partidas del estado de resultados es un paso obligado al cierre del ejercicio económico, a fin de determinar el superávit o déficit transferido al balance general de la empresa año con año.
6. Nueva función: optimizar la conexión con el contador
Hoy el software contable de avanzada permite al contador y su equipo conectarse al sistema administrativo de sus clientes, para acceder a toda la información necesaria para ejecutar su trabajo.
Esta funcionalidad se activa a discreción del cliente, de manera que su equipo contable y de gestión accede únicamente al tipo de información que la empresa desee compartir.
Soluciones ERP y sistemas administrativos llevan años implementando esta modalidad para la optimización contable, como Nubox en Chile, Colppy en Argentina y Nooven en Brasil.
En México, es una funcionalidad más reciente que desarrolló Bind ERP, a través de Bind para Contadores.
Lo que un programa de contabilidad puede hacer por tu pyme
Uno de los principales propósitos de esta entrega ha sido desglosar los beneficios de los sistemas o software de contabilidad, sobre la arcaica y monótona contabilidad manual.
La modernización de tu negocio requiere una inversión en herramientas de productividad. Elige sabiamente y asegura que la opción que prefieras incluya una verdadera conexión y comunicación con tu contador.
Recuerda que las soluciones ERP son escalables y capaces de integrar de forma progresiva todas las funciones de la empresa. Es solo una parte de las numerosas bondades que la contabilidad digital tiene para la consolidación de tu negocio.
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¡Esto es todo! Si deseas dar este paso de transformación digital para la gestión inteligente de tu negocio, en Bind ERP está el respaldo que necesitas.
¡Hasta la próxima!
